Gerenciamento de projetos

Por que investir em gerenciamento de projetos? Quais são as metodologias mais recomendadas? E os principais desafios? Qual é a formação ideal de um gestor de projetos? Essas e outras perguntas são respondidas por Celso Cunha nesta entrevista.

LG: Qual a importância do departamento de TI trabalhar com uma metodologia de gerenciamento de projetos?

Celso: Conduzir projetos utilizando a metodologia em uma empresa, especialmente na área de tecnologia, é de suma importância. Toda empresa possui inúmeros projetos, mas não basta apenas sair executando os mesmos sem antes realizar uma série de atividades como: verificar se o retorno do projeto o torna viável, identificar quais são mais prioritários, realizar o planejamento de como estes projetos irão sofrer interdependência, planejar quais recursos deverão ser adquiridos, quais profissionais deverão ser envolvidos, dentre tantas outras coisas.

Muitas empresas sofrem por atrasos em projetos e investimentos elevados, mas contam com o heroísmo de profissionais para torná-los viáveis. Na maioria das vezes, sem saber se estes são os mais importantes ou mesmo necessários, consumindo, desta forma, recursos, tempo e tornando a empresa lenta em responder as demandas do mercado

O gerenciamento de projetos deve ser aplicado não só na área de tecnologia, mas também por toda a empresa. O principal instituto de gerenciamento de projetos, o PMI.org, disponibiliza várias informações, inclusive o PMBOK, que serve como referência para aplicação dos conceitos amplamente utilizados no mundo.

LG: O gerenciamento de projetos na área de TI pode ser aplicado em qualquer empresa, das pequenas até as multinacionais?

Celso: O gerenciamento não só pode, como deve ser aplicado. No caso das pequenas empresas, estas sofrem mais devido à falta de infraestrutura e recursos. Mas, as médias e grandes empresas devem implantar o conceito que chamamos de escritório de projetos PMO, que é uma estrutura da qual eu comentei inclusive no meu artigo “A importância do PMO nas organizações”. Este departamento deve ter um líder capaz de organizar, priorizar e controlar o time de gerenciamento de projetos. O profissional que atua coordenando o escritório de projetos deve estar alinhado com as estratégias da empresa, e atuará como um controlador e organizador dos projetos.

LG: Quais as principais vantagens de desenvolver um gerenciamento de projetos no departamento de tecnologia?

Celso: As principais vantagens são ter uma visão global e o impacto que os projetos exercem uns sobre os outros, priorizar, planejar e controlar os projetos, tornando claro todos os esforços, recursos e prazos para concretização de cada um dos projetos.

LG: Quais as principais metodologias e ferramentas de gerenciamento de projetos?

Celso: Existem muitas metodologias. Eu prefiro destacar a do PMI devido sua amplitude mundial. Existem ainda PRINCE2, Six Sigma (Black Belt), entre outras.

As ferramentas são as mais variadas, mas como estamos falando do início da implantação da metodologia de gerenciamento de projetos, podemos considerar ferramentas como: MS Project, MS Office e uma solução para repositório e gestão dos documentos, como o SharePoint.

LG: E os principais desafios em implantar uma metodologia de gerenciamento de projetos em uma empresa?

Celso: Os desafios são enormes. Imagine você dizer para um profissional que exerce sua função há muitos anos que ele deverá mudar a forma de trabalho? A resistência de comportamento e o choque de realizar o controle de suas atividades e reportá-las, atendendo as prioridades definidas pelo PMO, causam um grande impacto na cultura organizacional. Alguns passos são necessários para implantação da metodologia. São eles:
1. Mapear, identificar os objetivos com os riscos e benefícios de cada projeto e manter;
2. Qualificá-los - Identificando as seguintes categorias:

Erros - devem ser corrigidos para garantir a sustentação do negócio, não devem ser considerados como projetos, e devem ser tratados por uma equipe dedicada;
Demandas Legais – estas são demandas que devem atender a ordens judiciais ou ainda alterações na legislação e entidades do setor que impactam as operações;
Demandas da matriz – devem atender a estas demandas com o mesmo foco dado às demandas legais;
Melhorias – estes projetos trazem aumento de desempenho para empresa e diminuem custos operacionais;
Inovação – estes devem ser tratados com foco estratégico.

Paralelo a este trabalho, deve ser realizada a construção de uma metodologia de processos, aderente às metodologias renomadas , como as do PMI, junto a capacitação de pessoas chaves para disseminarem a metodologia em toda empresa. Isto garante maior assertividade na condução da implantação do escritório de projetos.

LG: Em sua opinião, qual a formação ideal e quais habilidades que um gerente de projetos de TI deve ter?

Celso: Este é um assunto complexo, mas tentarei oferecer uma visão breve. Ter a formação acadêmica em TI ajuda a compreender as dificuldades de cada um dos colaboradores nas tarefas e na identificação de riscos. Este profissional deverá ter o objetivo claro do projeto, os benefícios e os riscos. Antes de tudo, ele deve saber se comunicar muito bem, convencer a todos os outros profissionais envolvidos no projeto sobre o que devem fazer e em qual momento. E deverá ainda ser capaz de planejar, vislumbrando antecipadamente quais problemas poderão ser encontrados para mitigá-los, verificando questões como recursos e todas as aquisições necessárias, a fim de atender ao prazo, custo, qualidade e escopo do projeto. Capacidade de tomar decisões de maneira assertiva e rápida. Uma boa dose de paciência contribui para o melhor desempenho do profissional.

LG: Qual sua perspectiva sobre o atual estágio do gerenciamento de projetos no País?

Celso: O Brasil tem avançado muito nas grandes e médias empresas, mas, nas pequenas, poucas possuem o conhecimento ou conseguem praticar o gerenciamento de projetos.

Existe ainda no Brasil uma grande confusão sobre o que é gerenciamento de projetos. Estão sempre relacionando as áreas de TI e as grandes obras de engenharia, mas a metodologia deve e pode ser empregada nos mais diferentes tipos de projetos em organizações, instituições e empresas. O desenvolvimento do maior avião de transporte civil de passageiros foi conduzido através da metodologia de gestão de projetos do PMI, pela construtora de aviões Boeing. Acredito que a metodologia deve crescer muito no Brasil, devido aos grandes eventos como a Copa do Mundo e a necessidade imposta pelos mercados de maior eficiência. Algumas instituições renomadas têm disponibilizado cada vez mais cursos a distância, que possibilitam a disseminação e ampliação da metodologia.

Celso da Cunha Silva atua com tecnologia da informação, gerenciamento de projetos e PMO em empresas como: Banco Sudameris, Banco ABN AMRO Real, Santander, Petrobras, Ford, TIM, Banco Votorantim entre outras. É autor dos artigos “O certo e o errado no gerenciamento de projetos” e “A importância do PMO nas organizações”. Formado em Computação na Universidade Metodista e Marketing e Propaganda na Universidade Bandeirantes.