ALLIS

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Um cenário complexo se transforma num dos principais diferenciais competitivos da empresa.

SOBRE A EMPRESA

Líder no mercado de recursos humanos e prestação de serviços integrados, a ALLIS nasceu em dezembro de 2007, a partir da fusão de três empresas. Hoje, possui 21 unidades, cerca de 30 mil funcionários e capacidade para atender demandas em todo o território nacional. Suas quatro unidades de negócio são: PDV, Staffing, Facilities e Recrutamento e Seleção¹.

PRINCIPAIS DESAFIOS

Com a fusão, o primeiro grande desafio foi atribuir uma identidade única à ALLIS, pois cada empresa havia trazido o legado de seus sistemas, culturas e processos, o que exigia muito esforço e retrabalho na busca por resultados.

Além disso, ao reunir todas as informações, nem sempre era possível ter certeza dos números: "Não sabíamos ao certo o que precisávamos aumentar, onde era preciso reduzir. Com isso, tomávamos algumas decisões em ambiente nebuloso, sem saber os riscos que estávamos correndo. E uma empresa do nosso segmento não poderia assumir esses riscos", ressalta o Superintendente Administrativo Financeiro da ALLIS, Oliver Okazaki.

Diante desse cenário, a empresa logo percebeu que os sistemas convencionais não se enquadrariam nas demandas da ALLIS. Era necessário adotar uma nova solução que acompanhasse o crescimento da empresa, diminuísse o risco e levasse mais competitividade ao negócio.

PROCESSO DE MUDANÇA

Rosemberg Macedo, Gerente de Administração de Pessoal da ALLIS, comenta que a complexidade da operação foi um dos fatores que mais pesaram na escolha de um novo fornecedor: "Realizamos cálculo, cadastro e processamento de folha de pagamento praticamente todos os dias do mês. Precisávamos de uma solução que pudesse nos atender em qualquer tempo, e que fosse capaz de gerenciar sazonalidades, grandes volumes e diferentes regras de negócio".
Para atender a essa demanda, a ALLIS realizou, então, uma rigorosa pesquisa de mercado, avaliando diversos fornecedores sob os seguintes aspectos:

• Capilaridade: era necessário ter experiência em âmbito nacional, a fim de atender todos os sindicatos e as diferentes variáveis de folha de pagamento.
• Flexibilidade: precisava ser um sistema flexível, em função do grande dinamismo dos processos da ALLIS - em que novos cargos podem ser criados da noite para o dia, por exemplo.
• Segurança: todos os fatores ligados à segurança da informação deveriam estar sob domínio da ALLIS, sem dependência do fornecedor.

"Então, focamos nesses pilares, visitamos alguns clientes dos fornecedores que estavam sendo considerados no estudo, e, numa pontuação racional, a LG Sistemas foi a que melhor atendeu aos pré-requisitos da ALLIS", destaca Oliver.

Foco na integração

Outro grande desafio do projeto era integrar a folha de pagamento ao faturamento da empresa, como explica o Analista de Sistemas Maurício Itagiba: "Tínhamos uma demanda muito específica de folha de pagamento, pois quase todas as informações deveriam migrar dali para os nossos sistemas de ERP, que faziam toda a parte de contabilização e pagamento".

Foram desenvolvidas, então, soluções exclusivas para a ALLIS, que possibilitaram, por exemplo, que todos os pagamentos a serem efetuados passassem a ser enviados automaticamente para o sistema ERP, eliminando processos manuais.

Segundo Maurício, foram oito meses de trabalho intenso e uma grande necessidade de personalização. Porém, ao final do projeto, além de uma folha de pagamento totalmente aderente às regras da empresa, a ALLIS tinha em mãos soluções totalmente integradas e prontas para o crescimento.

"Isoladamente, os sistemas eram muito bons, mas foi graças às equipes que trabalharam nesse projeto e à dedicação de todos que conseguimos estabilizar. Foi graças às pessoas", ressalta Maurício.

O próximo passo foi colher os frutos desse importante trabalho.

RESULTADOS ALCANÇADOS

Integração dos dados

Maurício Itagiba comenta um dos maiores ganhos do projeto: "Sabemos que nossos sistemas estão totalmente integrados e se comunicam, o que nos dá a segurança necessária para atuar de forma sustentável".

Processos assertivos

Com a mudança, a empresa assumiu o controle de seus processos, garantindo pagamentos sempre em dia, com os valores corretos, e eliminando o tempo perdido com as constantes correções e auditorias.

Gestão mais eficiente

A ALLIS também assumiu uma atuação mais estratégica e preventiva, como destaca Okazaki: "Temos uma base única, com painéis de indicadores que permitem identificar os problemas que estão acontecendo e antecipar os riscos". Isso trouxe mais qualidade de gestão ao negócio.

Admissões práticas e ágeis

Outro importante ganho do projeto foram os workflows5, especialmente desenvolvidos para gerenciar o grande volume de contratações da ALLIS. "Antes, perdíamos muito tempo com o fluxo de documentos necessários para processar uma admissão, o que atrasava o pagamento dos primeiros benefícios ao funcionário", comenta Rosemberg. A partir da automatização desse processo, essa realidade mudou.

Segundo o gerente, a ALLIS processa em média 3 mil novas contratações por mês, em diversas regiões do País. Utilizando os workflows, a empresa consegue acompanhar tudo em tempo real, identificando gargalos, tomando medidas corretivas, e sobretudo, garantindo que as admissões sejam efetivadas com agilidade. Além disso, conta com a facilidade de executar todo o processo pela Internet, o que permite um rápido atendimento aos colaboradores de todas as filiais.

"Os ganhos foram muito significativos, tanto para a companhia, quanto para o próprio negócio, que ganhou velocidade, integração e qualidade na informação", ressalta Macedo.

CRESCIMENTO DURADOURO

Além de atender de forma eficiente ao presente, garantindo uma operação segura, com qualidade de entrega e foco no cliente, o gerente Rosemberg comemora a preparação para o futuro: "O principal ganho de todo esse projeto foi garantir que a empresa tenha sustentabilidade por um bom tempo em termos de soluções integradas, principalmente na área de folha de pagamento, de onde provém grande parte de nossa receita hoje".

¹ PDV: soluções para maximizar a performance no ponto de venda a partir de estratégias em Trade Marketing | Staffing: soluções para operação de infraestrutura predial, como: limpeza e conservação, jardinagem, manutenção e serviços de apoio | Facilities: soluções em contratação de profissionais para demanda temporária ou terceirização permanente | Recrutamento e Seleção: soluções em R&S, com foco em agilidade no atendimento, transparência nos processos e eficácia nos resultados.