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14 coisas que você deve fazer no início e fim do expediente

Mercado
25/09/2012

As primeiras horas do seu trabalho influenciam muito no rendimento do resto do expediente. A produtividade, o bem-estar e a eficiência podem aumentar consideravelmente com determinados hábitos. É por isso que é importante que você crie uma rotina matinal que o coloque em foco e preparado para o sucesso. Da mesma forma, as últimas horas no escritório também são determinantes para o rendimento do dia seguinte. Nesse sentido, é importante lembrar que o planejamento eficiente é uma das melhores maneiras de evitar o estresse.

 Para ajudar você a aproveitar essas vantagens separamos duas listas com as 14 coisas que você DEVE fazer tanto pela manhã, quanto no final de seu expediente para aumentar seu desempenho. Confira:

 As 14 coisas que você deve fazer no início do expediente:

1. Ser pontual

Pode parecer óbvio para muitas pessoas, mas ser pontual ajuda você a evitar estresses desnecessários que atrapalham o andamento inicial das suas tarefas.
 
2. Respire profundamente
O fato de ter chegado no horário ajuda você a estar mais relaxado e concentrado para as prioridades do dia. Além disso, você deve iniciar seu trabalho com uma pequena rotina que o coloque no estado de produtividade e concentração necessário. Arrumar a mesa, fazer a lista de tarefas, pegar o café ou quaisquer atividades que ajudem você a se estabelecer com calma no escritório.

3. Cinco minutos para se preparar
Separe cinco minutos iniciais para se localizar entre as pendências do dia anterior, o que precisa ser feito hoje e aquilo que é urgente. Estabelecer prioridades é essencial para que você se sinta no controle daquilo que precisa ser feito, sem perder prazo nenhum.

4. Trate cada dia de maneira individual

Se as pendências do dia anterior são estressantes e causaram desconforto, não traga esses sentimentos para o dia presente. Procure tratar cada dia individualmente, sem acumular estresses e aumentar a ansiedade.

5. Cuidado com seu humor

A sua inteligência emocional não é importante apenas para seu rendimento, mas também no relacionamento com outros. Por conta disso, observe quais são os períodos mais críticos. A sua primeira hora no escritório funciona como um termômetro para o humor do resto do dia.

6. Organize seu dia

Se perceber que muitas tarefas chegam e você está ficando sobrecarregado, tire mais cinco minutos para se reorganizar de maneira que nada seja deixado de lado ou fique mal feito.

7. Esteja presente
Essa dica é válida especialmente se você está em uma posição de liderança. Se você não costuma “funcionar” muito bem pela manhã, faça um esforço maior para estar presente de maneira eficiente, crítica e comunicativa.
 
8. Confira com seus colegas
Uma pequena reunião informal com os colegas de sua equipe pode fazer com que todos trabalhem mais efetivamente para alcançar os objetivos do dia. Delegar tarefas, estabelecer prioridades e eliminar as arestas, sejam elas de relacionamento ou alguma atividade que ficou de lado, ajuda você a crescer como líder e como time.

9. Tenha um espaço organizado

Nenhuma dessas dicas irá apresentar a eficiência necessária se o seu espaço de trabalho estiver desorganizado ou sujo.

10. Não se deixe distrair por sua caixa de entrega
Essa dica pode ser muito difícil de encarar, já que os e-mails chegam sem o controle de quem recebe. Entretanto, é melhor que você escolha horários específicos para conferir e responder seus e-mails de forma que eles não atrapalhem seu rendimento ou concentração.
 
11. Ouça seu correio de voz
Muitas pessoas de concentram no computador, mas esquecem das mensagens que podem receber pelo correio de voz. Por mais ultrapassado que esse meio de comunicação tem se tornado, ele ainda é utilizado por muitas empresas para comunicação interna ou com clientes.
 
12. Fale com quem você precisa

Se você depende da resposta de outras pessoas para concluir seu trabalho, então não espere para mandar os e-mails ou fazer as ligações. Logo que chegar ao escritório faça os contatos necessários para que receba o retorno o mais rápido possível.
 
13. Aproveite a criatividade
Para muitas pessoas, a manhã é o período em que estão mais criativas e eficientes. Se esse for seu caso, aproveite esse horário para fazer as tarefas mais exigentes.

14. Faça uma pausa

Dentro de seu planejamento, procure separar de 10 a 15 minutos para fazer uma pausa de suas atividades. Aproveite esse período para ir ao banheiro, tomar água ou café e descansar a mente para promover a oxigenação no cérebro necessária para o armazenamento de novas informações e concentração.

 

Veja 14 coisas que você deve fazer no final de seu expediente:


1. Avalie sua lista de tarefas
A avaliação que você fizer de sua lista de tarefas no fim do dia irá ajudá-lo a organizar as pendências para o dia seguinte de maneira equilibrada e objetiva.

2. Revise a lista do dia seguinte
Se possível, você deve adiantar a lista de tarefas para o dia seguinte. Assim, quando poderá aproveitar melhor os primeiros minutos da manhã seguinte com tarefas menos específicas.

3. Converse com seu chefe e colegas
Dependendo da dinâmica de seu chefe, da empresa ou do departamento, procure conversar com ele sobre as atividades do dia, seus resultas e aquilo que espera para o próximo.
 
4. Arrume suas coisas
Não deixe a bagunça de sua mesa esperando você na manhã seguinte. Tire os últimos cinco minutos para jogar papel fora, limpar a mesa e arrumar outras coisas organizadamente.
 
5. Aproveite a calma
As horas de pico já passaram e você pode aproveitar a calma para fazer tarefas que não exigem contato por telefone ou outro tipo de distração.

6. Conclua
Não há nada pior do que sair do escritório com coisas sem conclusão ou a sensação de ter deixado algo mal feito. Evite esse tipo de coisa e procure concluir seus trabalhos de forma que nada permaneça em sua mente depois de sair do trabalho.

7. Crie estratégias
Se perceber que seu rendimento não está satisfatório ou que precisa de uma nova abordagem para conseguir completar as coisas, crie estratégias que podem ser aplicadas no dia seguinte. Compare resultados para testar aquilo que é melhor para sua dinâmica de trabalho.
 
8. Reflita sobre o dia
Fazer as coisas de maneira automática ou reproduzir padrões de comportamento em seu trabalho irá prejudicar seu desenvolvimento. Além de impedir que você se destaque, esse tipo de postura também demonstra falta de iniciativa. Para impedir que isso ocorra, procure refletir sobre seu dia, identificando os pontos altos e aqueles mais frágeis, que precisam de aprimoramento.

9. Se despeça
Muitas pessoas reconhecem a importância de como chegam ao escritório pela manhã, mas se esquecem que a despedida também conta e pode fazer diferença para a maneira como você se sente depois de sair da empresa e como chegará no dia seguinte.

10. Deixe um recado positivo
Separe uma frase que possa inspirá-lo para o dia seguinte em sua mesa e deixa visível para quando você chegar. Você pode fazer isso para outras pessoas também, como sinal de apoio e motivação.
 
11. Seja sustentável
Não se esqueça de cuidar do planeta. Ao invés de jogar fora folhas inúteis, faça rascunho para anotações aleatórias. Apague as luzes e não se esqueça de desligar o monitor do computador, que também consome energia sem necessidade.
 
12. Desconecte-se
O expediente acabou, mas seu trabalho continua. Não leve isso para sua casa ou para a volta. Desligue e-mails corporativos, celulares e quaisquer outras fontes de comunicação com a empresa que podem atrapalhar seu período merecido de descanso.

13. Deixe o estresse
Quando sair da porta da empresa, imagine que está deixando para lá todo o estresse que carregou com você durante o dia. É essencial saber separar os espaços e papeis que você desempenha em cada lugar para que nenhum contamine e prejudique o outro.

14. Vá para casa
Não seja a pessoa que sempre vai embora por último. Aquilo que pode ser feito amanhã, deixe para o dia seguinte. Produtividade não significa ultrapassar suas horas de trabalho e prejudicar o tempo que deveria passar com sua família, amigos e lazer.
 


*Essa dica foi publicada no site Universia, em 24/09/2012

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