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5 dicas para gerenciar a folha de pagamento de forma estratégica

Mercado
06/06/2016

Em tempos de aperto econômico, como o que muitas empresas brasileiras vêm enfrentando, é normal que as despesas comecem a ser reavaliadas e, nesse cenário, a folha de pagamento é uma das primeiras a entrar na lista. Entretanto, não é viável sair fazendo cortes sem qualquer planejamento ou mesmo sem entender se é possível otimizar os recursos. Afinal, a folha de pagamento é mais do que uma obrigação, ela é um fator crítico de sucesso para todas as empresas, independentemente do negócio e do segmento de atuação.

Para ajudar sua empresa nessa tarefa, listamos algumas dicas essenciais para que a folha de pagamento deixe de ser de vez por todas uma tarefa burocrática e passe a ser encarada como uma atividade estratégica para os objetivos da organização. Vamos lá?

1 –  Defina uma estrutura de cargos e salários

Para calcular a folha de pagamento de forma mais rápida, é necessário que as empresas definam regras e normas internas que irão nortear o gerenciamento dos seus funcionários. O que isso quer dizer?

A estrutura de cargos e salários é o conjunto de regras internas que orientam a gestão de pessoas dentro de uma empresa. Ela determina a posição de cada profissional no quadro de funcionários. São essas normas que irão garantir que o pagamento dos salários seja feito de acordo com cargos, benefícios e outras variáveis que compõem a remuneração final do colaborador. Através desse controle, você saberá quantos funcionários existem em cada cargo. Isso facilita o cálculo das despesas, pois é possível agrupar perfis semelhantes.

2 – Fique de olho nos adicionais

Além dos benefícios obrigatórios, como o FGTS, INSS, provisão de 13º, férias e salário base, é necessário estar atento a algumas situações que podem gerar acréscimos na folha de pagamento, como hora extra, adicional noturno, de insalubridade ou de periculosidade, ou ainda contribuições para outras entidades. Geralmente, esses adicionais são calculados com base em um percentual sobre a folha de pagamento.

3 – Crie uma rotina para entrega das obrigações

Para garantir que a folha de pagamento não tenha atrasos, é importante que a empresa crie uma rotina para cálculo dos salários. Ou seja, é preciso estabelecer prazos para fechamento dos proventos que irão fazer parte da remuneração de cada colaborador. Nesse sentido, se faz necessário o apoio de soluções de tecnologia que possibilitem integração com dados obtidos através do relógio de ponto, bem como de outras áreas que interferem no cálculo da folha.

4 – Mantenha os dados dos funcionários atualizados

As faixas de tributação mudam constantemente, seja por conta da legislação trabalhista, ou mesmo pelas mudanças da vida do colaborador, que pode ganhar novos dependentes, mudar de estado civil, entre outras alterações. É importante que a base de dados da empresa esteja atualizada principalmente porque, com o início do eSocial, as informações em desacordo com a plataforma do governo federal poderão impedir as organizações de prestar suas obrigações no prazo correto.

5 – Automatize sua folha de pagamento

Para que a folha de pagamento seja de fato estratégica dentro da organização, é preciso esquecer os cálculos manuais e investir na automatização. Com o apoio de um software confiável e integrado aos demais sistemas existentes na organização, é possível realizar os cálculos de forma automática e reunir informações que tornem a tomada de decisão menos complexas. 

Cálculos divergentes, falta de credibilidade nas informações, retrabalho e prejuízo financeiro? Com o Gen.te Recebe - Folha de Pagamento, você domina o processo de cálculo e acompanha a dinâmica de movimentações realizadas na empresa. Além da solução ser totalmente aderente à legislação brasileira, as atividades são realizadas automaticamente, o que garante segurança e assertividade das informações.

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