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Angustiado com sua crescente lista de tarefas e coisas a fazer?

Mercado
25/04/2016

*Por Edson Teixeira

Avalie: será que você não está “mentalmente condicionado a ter que atender tudo e todos” ao mesmo tempo, em um só dia? 

Estamos modelados por um paradigma que acredita que os seres humanos devem estar prontos para serem produtivos a todo tempo e a toda hora. 

Se você está lutando realmente para gerir o tempo, ao invés de ter energia e motivação, você pode estar simplesmente correndo de um lado para o outro e apagando incêndios. O problema é que você está usando uma estratégia equivocada, que o levará à fadiga física, mental e emocional, além de outras consequências.

Nossa forma de utilizar o tempo é fruto de hábitos desenvolvidos. E para mudar esses hábitos, também levará tempo e esforço. Podemos aprender a identificar e questionar os paradigmas que modelam nossos hábitos e a partir disso reconstruí-los.

gestão do tempo

Confira sete dicas de gestão de tempo fáceis de compreender e que funcionarão se você implementá-las:

1- Conheça profundamente seus desejos, vontades e as forças que os motivam: Partindo dessa conscientização, fica mais claro, simples e direto definir suas prioridades e definir “o que você quer do seu tempo”.
 
2- Defina em sua vida, em seus projetos e em sua lista de atividades diárias o que é “urgente e importante”: As tarefas importantes são aquelas que o levam para seus objetivos e que trazem mais progresso e recompensas a longo prazo. Essas atividades, muitas vezes, não são urgentes. Ao contrário, muitas tarefas urgentes não são realmente importantes. Pense nisso!

3- Respeite, infalivelmente, suas prioridades: Comece seu planejamento diário e semanal partindo das coisas importantes em primeiro lugar. Lembre-se do princípio 80/20: 80% dos retornos precisam vir de 20% do esforço. Dê atenção e tempo para esses 20% que são estratégicos e trazem alto impacto em sua vida.

4- Planeje e organize a execução das ações que permitem alcançar seus objetivos: O foco aqui é simples: desdobrar suas metas e objetivos em planos de ações específicos a serem executados, com prazos realistas e desafiadores. O primeiro ponto importante é o próprio processo de planejamento, que estimula seu cérebro a chegar a novas soluções eficientes e mobiliza seu subconsciente a procurar caminhos mais eficazes. Além disso, o planejamento vai ajudar você a identificar potenciais conflitos e crises, minimizando o número de tarefas urgentes.

Planejamento também pode diminuir significativamente o tempo gasto em tarefas de manutenção de rotina e libera mais tempo para o que você acha que é importante para o seu sucesso a longo prazo. Lembre-se: junto ao processo de planejamento e execução, está a avaliação periódica e correção de rotas e alternativas.

5- Programe um tempo para suas tarefas indesejadas: Sua concentração pode ser facilmente perdida no mar de muitas “coisas chatas ou menos importantes à espera de serem feitas” que circulam em sua mente. Defina um tempo para elas.

6- Tome consciência de “como você gasta seu tempo”: Analise para onde vai o seu tempo. Por exemplo: quanto de seu tempo foi gasto em urgências (apagando incêndios) e em detrimento das atividades estratégicas e importantes, que trarão impactos significativos para sua área/organização e sua vida?

7- Delegue e acompanhe sistematicamente os resultados: A maioria das pessoas superestima sua própria importância na realização de uma tarefa. É fácil pensar que sua família/negócio entrariam em colapso se você não estiver lá trabalhando duro para mantê-los. Mas o simples fato é que normalmente há alguém que pode lidar com isso. Mais importante, você pode encontrar alguém para delegar e que vai executar bem o suficiente. Cuidado para não delegar para alguém que está disposto e disponível, mas não é capaz. Procure a pessoa mais capaz, com as habilidades mais relevantes que você pode encontrar, de modo que você possa relaxar sabendo que a tarefa será feita corretamente.

Edson Teixeira é mestre em Administração de Empresas, Master Coach, especialista em Gestão do Tempo, professor e coordenador do MBA Executivo em Liderança e Gestão Empresarial do Instituto de Pós-Graduação e Graduação (IPOG), ipog.edu.br.

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