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Empresas substituem e-mail interno por ferramentas na web

Mercado
01/02/2012

As redes sociais, embora ainda proibidas para uso pessoal em muitas empresas, estão se tornando ferramentas de comunicação corporativa e utilizadas para substituir os e-mails internos. Para algumas companhias, a agilidade das novas ferramentas da internet é o principal motivo da mudança. Na Atos, empresa internacional de Tecnologia da Informação, a ideia é deixar de utilizar o e-mail interno em até três anos.

Segundo o CEO para o Brasil e América Latina, Alexandre Gouvêa, o e-mail interno deixa a desejar como ferramenta de comunicação de uma companhia. “Em 2010, fizemos uma pesquisa que indicou que usuários corporativos receberam cerca de 200 e-mails por dia, sendo que 18% deles eram spam (lixo eletrônico)”, diz.

De acordo com o estudo, em média, um gestor gasta até 20 horas por mês lendo e redigindo mensagens de e-mail e, pensando na agilidade que as redes sociais proporcionam, a empresa decidiu criar suas próprias ferramentas. “O Agora, um comunicador instantâneo utilizado por todos os colaboradores, tem exatamente a função de dar maior agilidade na tomada de decisões e ajuda o colaborador a ter tempo para priorizar suas tarefas diárias”, explica Gouvêa.

Segundo o executivo, a Atos está encorajando a adoção de ferramentas de comunicação em tempo real, como os comunicadores instantâneos internos, e desenvolvendo plataformas colaborativas para que todos passem a compartilhar informações. “Dessa forma, todos se mantêm atualizados sobre temas como inovação e gerenciamento eficaz e ainda têm a oportunidade de interagir mais entre si”, observa.

Já na Radix, de engenharia e tecnologia, o uso de novas ferramentas das redes sociais substituindo o e-mail interno é uma transformação que vem ocorrendo mais informalmente, incentivada pelos próprios colaboradores, que estão trazendo para o ambiente profissional as comodidades que dispunham com seus contatos pessoais. Na empresa, os sistemas de mensagens instantâneas utilizados são os mesmos disponibilizados por grandes redes como Google, Microsoft e Facebook. “Naturalmente foram surgindo essas alternativas de comunicação. Nós abrimos o leque de possibilidades e elas estão se estabelecendo aos poucos”, comenta o diretor-presidente da empresa, Luiz Eduardo Rubião.

No entanto, ele faz a ressalva de que a ferramenta, embora resulte em algum ganho de produtividade nos trabalhos em equipe, ainda é considerada excessivamente informal para o trato com clientes e especialmente inadequadas para situações mais críticas. De qualquer forma, a empresa utiliza as redes sociais para se relacionar com seus diversos públicos e tem lançado mão da ferramenta para o relacionamento com alguns fornecedores.

Registro e responsabilidades

Mesmo com todas as vantagens das redes sociais, para Marcia Hasche, consultora e sócia-diretora da Valor Pessoal, o e-mail ainda tem uma função importantíssima. “Uma de suas funcionalidades importantes é resguardar os emissores de responsabilidades futuras. Não é a toa que mensagens são enviadas com cópia para pessoas que não estão diretamente vinculadas ao assunto. Isso não é possível, ainda, em chats instantâneos”, exemplifica.

Marcia acredita, no entanto, que em longo prazo, os e-mails deverão sofrer uma mudança. Por conta das novas tecnologias, muitos executivos recebem as mensagens diretamente na tela do celular, fazendo com que ele sempre esteja “disponível” para a empresa. “Acredito que o uso do e-mail terá que ser mais parcimonioso nos próximos anos, pois, hoje, o excesso de informações e de cobrança por resultados, aliado à tecnologia, ajudam a aumentar o nível de estresse das pessoas em torno de 25% no ambiente de trabalho, o que por si só, já é um bom motivo para reavaliar sua aplicabilidade”, finaliza.


Essa notícia foi publicada no Canal RH, em 24/01/12.

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