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Longas jornadas de trabalho podem resultar em ineficiência

Mercado
30/10/2012

São 17h no escritório. Trabalhando rapidamente, você concluiu suas tarefas do dia e quer voltar para casa. Mas nenhum dos seus colegas já foi embora, então você fica lá por mais uma ou duas horas navegando na internet e relendo seus e-mails, para não passar a impressão de ser preguiçoso.

O fato de a eficiência muitas vezes não ser recompensada nos locais de trabalho é uma realidade lamentável. Em um estudo publicado recentemente, três pesquisadores --liderados pela professora Kimberly D. Elsbach, da Universidade da Califórnia em Davis-- entrevistaram 39 gerentes corporativos para saber suas impressões sobre seus funcionários. Os gerentes avaliaram os funcionários vistos no escritório durante o horário comercial como sendo altamente "confiáveis". Funcionários que trabalhavam nos fins de semana ou à noite foram vistos como sendo "dedicados" e "engajados".

Um gerente comentou: "Há um sujeito que está presente em todas as reuniões. Muitas vezes, ele não diz nada, mas ele chega na hora, e as pessoas notam isso. Ele é visto como uma pessoa que trabalha muito e é confiável." Outro gerente observou: "Trabalhar nos finais de semana gera uma impressão muito boa. Mostra que você está contribuindo para sua equipe e está dando aquela colaboração extra para que o trabalho seja feito."

As reações desses gerentes são resquícios compreensíveis da era industrial. Mas, para profissionais do conhecimento, um sistema de medição baseado em horas não faz sentido. Você processou os pedidos em atraso? Apresentou uma ideia nova para resolver um problema difícil? É evidente que são essas realizações --e não o número de horas trabalhadas-- que promovem o sucesso.

Muitas organizações estão solapando os incentivos à eficiência de seus profissionais. Se o funcionário precisa ficar na empresa até tarde para ser bem visto pelo chefe, que motivação ele pode ter para terminar suas tarefas dentro do horário de trabalho normal? Não surpreende que tantos profissionais achem fácil procrastinar e difícil ficar focado numa tarefa.

Abaixo, algumas maneiras de melhorar sua eficiência.

LIMITE AS REUNIÕES


Reuniões internas podem ser uma enorme perda de tempo. Uma reunião curta pode ser útil para discutir uma questão controversa, mas reuniões longas --que passem de 60 a 90 minutos-- geralmente são improdutivas. Os líderes muitas vezes passam tempo demais apresentando materiais introdutórios, e os participantes acabam deixando de prestar atenção.

Quando for possível, recuse educadamente os convites recebidos de seus pares para participar de reuniões, explicando que tem prazos a cumprir. Ou deixe claro que você não poderá ficar além dos 60 minutos iniciais.

Se você está envolvido na convocação ou no planejamento de uma reunião necessária, garanta que ela seja produtiva. Redija uma pauta que organize a reunião e a deixe ágil. Distribua a pauta com um dia ou mais de antecedência.

REDUZA A LEITURA

Não é preciso ler tudo com o que você se depara no decorrer do trabalho. Provavelmente apenas uma parte muito pequena será crucial para o que você está fazendo.

Evite reler seus e-mails. Quando você lê um e-mail, decida se vai respondê-lo e, se isso for necessário, faça-o imediatamente. Mais de 80% de todos os e-mails, sejam eles internos ou externos, não necessitam de resposta.

ESCREVA COM MAIS RAPIDEZ


Um projeto não precisa ser perfeito desde o começo. Separe as etapas principais no processo de redação. Primeiro, trace um esboço geral. Em seguida, escreva um rascunho. Depois, releia seu trabalho e modifique o que for preciso. De modo geral, não perca tempo criando trabalhos nota A+ quando um B+ seria suficiente.

Quando experimentar essa e outras estratégias, você poderá acabar passando menos tempo no escritório, o que pode irritar algumas chefias. Afinal, a ênfase tradicional sobre o tempo é fácil para os gerentes: é muito menos trabalhoso contar horas trabalhadas que medir resultados. Por essa razão, pode ser preciso forjar um novo relacionamento novo com a chefia.

É provável que seu chefe se mostre receptivo se você falar educadamente da questão da produtividade e mostrar que está disposto a ser cobrado pelos resultados que consegue, em vez das horas trabalhadas. Talvez também seja possível trabalhar mais horas em casa.

Focar sobre os resultados, em vez das horas passadas na empresa, vai ajudar você a realizar mais no trabalho e reservar mais tempo para o resto de sua vida. Não tenha medo de falar com seu chefe sobre esses assuntos. Parafraseando o guru da administração Peter Drucker, você não precisa gostar de seu chefe, mas lidar bem com ele (ou ela) para que possa ter uma carreira profissional de sucesso.

 

*Essa notícia foi publicada no site da Folha de São Paulo, em 29/10/2012

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