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Mate o e-mail, antes que ele mate você

Mercado
12/03/2013

*Por Christian Barbosa
 

O e-mail está matando o ser humano. O e-mail está matando relacionamentos. O e-mail está matando sua produtividade. Olha para o lado que você vai ver alguém no smartphone neuroticamente revisando a lista de e-mails que ele já viu umas quatro vezes, só para ter a certeza de que não se esqueceu de nada.

Tem gente que é tenista de e-mail: assim que recebe um e-mail, já responde e fica no aguardo da resposta, para responder imediatamente e assim por diante. Tem gente que acha isso o máximo da produtividade. Coitado. killemail

Eu concordo com o Mark Zuckerberg e outros caras que dizem que o fim do e-mail está próximo. Realmente está, porque ele está matando o tempo das pessoas. Tem muita empresa preocupada em reduzir o volume de mensagens.

Um cliente nosso, a Boehringer Ingelheim do Brasil, teve um líder que depois de algumas conversas e treinamento decidiu reduzir o volume de e-mails do seu time. Ele colocou uma meta, treinamos a equipe e foram definidas algumas regrinhas. Resultado: ele conseguiu reduzir em 30% o volume de mensagens da equipe! Tudo mensurado e revisado mês a mês. Do cacete a iniciativia dele.

Alguém morreu? O resultado piorou? Alguém teve crise de ansiedade? Não! Tudo continua igual. Eu recebia um volume gigantesco de e-mails. Consegui reduzir 40% de 2011 para 2012. O que eu fiz foi simples. Veja se alguma dessas coisas te ajuda também:

1 – Cancelei todos os avisos de redes sociais. Deixe apenas 3 newsletters que gosto de receber. E tudo que é spam eu já classifico na hora.

2 – E-mails que eu não tinha nada a ver diretamente mas eu recebia cópia (tipo alguns contatos via site, erros, etc) eu cancelei e deleguei as áreas competentes. Era mais uma questão de largar o osso, do que de validar a informação.

3 – Eu demoro para responder. Raramente respondo no mesmo período, quase sempre no dia seguinte. Em alguns casos dias. Isso reduz demais o volume de e-mails. Se for urgente, as pessoas já sabem o que fazer: me liguem ou SMS.

4 – Eu troco poucos e-mails com meu time. Quando preciso de algo mando uma tarefa via Neotriad, nada de e-mail que as pessoas esquecem.

5 – Eu escrevo pouco. Primeiro porque gasta um tempão, segundo porque evita réplicas maiores. Sempre que posso troco o e-mail por um Skype.

6 – Eu trabalho por tarefas não por e-mail. A primeira prioridade do dia quanto estou no escritório é ver meu e-mail, transformo tudo em tarefa. Depois fecho o e-mail e vou trabalhar. Na hora do almoço faço isso de novo e depois de jantar se der vontade.

7 – Eu não armazeno e-mails. Minha caixa de entrada, depois de vista, tem pouquíssimos e-mails. E-mail vira tarefa, reunião, resposta, lixo ou raramente vai para alguma pasta.

8 – Eu nunca, nunca copio pessoas na cópia aberta. Se responder um e-mail com muitas pessoas na cópia, faço apenas ao remetente e coloco as pessoas na cópia oculta.

9 – Eu não uso bandeirinhas, cores ou sons para diferenciar os e-mails. E-mail é igual amendoim da M&M: tem o mesmo formato, tá tudo no mesmo pacote, é só ir comendo até acabar.

10 – Quando alguém exagera no volume de mensagens, manda tudo a toda hora, eu demoro cada vez mais para responder. Às vezes, agrupo uns 2-4 e-mails sem resposta, ligo para a pessoa e trato assuntos um a um rapidamente, e ainda reforço que isso fecha o assunto dos e-mails.

Claro que em algumas áreas como vendas, call center, suporte técnico, etc. o e-mail é a função primordial do trabalho, nesses casos não tem jeito, tem de grudar no e-mail e tentar ser o mais produtivo possível. Nos outros casos é possível ter maior controle do e-mail com algumas estratégias simples e mais do que isso: uma postura diferente. Acostumando as pessoas a um ritmo diferente sabendo que o mundo não vai acabar se você não responder o e-mail que recebeu nesse minuto!

 


*Christian Barbosa  é o maior especialista no Brasil em administração de tempo e produtividade. Fundador da Triad PS, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na área de produtividade, colaboração e administração do tempo. Ministra treinamentos e palestras para as maiores empresas do país e da Fortune 100. Autor dos livros A Tríade do Tempo e Você, Dona do Seu Tempo, Estou em Reunião e co-autor do Mais Tempo, Mais Dinheiro. (www.triadps.com.br e www.maistempo.com.br)

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