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Organização da agenda: por onde começar?

Mercado
29/06/2011

 

*Por Christian Barbosa

É notório que a falta de tempo transformou-se em um dos maiores problemas da atualidade. Em qualquer lugar que você vá e converse com as pessoas, a reclamação de que o dia tem sido pequeno para resolver todos os problemas é cada vez mais comum.

Os profissionais do RH não são exceções. Infelizmente, a falta de equipe, o excesso de interrupções, o volume de urgências, a falta de planejamento de outras áreas ajudam a piorar os problemas de tempo do profissional de RH. Separei algumas dicas que podem ajudar você a minimizar o impacto da improdutividade no seu dia a dia:

1. Descubra como você utiliza o tempo. Todas as tarefas que você realiza são distribuídas em uma das esferas da Tríade do Tempo: 

- Existem atividades urgentes; em que o prazo está curto ou acabou, 

- Atividades importantes; que trazem resultado e possuem tempo para serem realizadas 

- E atividades circunstanciais; que não agregam valor e fazem você apenas perder tempo.

Saber a forma como utiliza seu tempo ajudará você a se planejar, pois seu foco será reduzir as atividades urgentes (priorizando-as para que sejam eliminadas rapidamente), aumentar as tarefas importantes (que ajudam a reduzir as urgências e mantém você equilibrado) e eliminar as circunstanciais (aprendendo a dizer não ou simplesmente excluindo-as da sua rotina). Faça o teste da Tríade e descubra a forma como utiliza seu tempo diariamente (acesse aqui o link).

2. Planeje-se! Ter mais tempo para vida pessoal e profissional é prevenir problemas e priorizar aquilo que você quer. Esse é o processo de antecipação que é fundamental na gestão de tempo. Para isso, planeje sua semana com antecedência ou pelo menos três dias à sua frente, veja o que pode gerar urgências e crie atividades de prevenção.

3. Escolha uma ferramenta: agenda, iPhone, outlook, neotriad, caderno etc., que faça com que você tire as pendências e tarefas da cabeça e as centralize em um lugar confiável. Utilize essa ferramenta para se planejar e antecipar seus problemas.

4. Limite seu horário de trabalho: muitas vezes precisamos de horas extras para conseguir cumprir todas as prioridades do dia. Isso acontece porque sabemos que temos esse tempo adicional. Se fosse uma obrigação você sair exatamente no seu horário (algo do tipo quando apagam as luzes do escritório) com certeza você seria mais centrado e por consequência mais produtivo. Experimente criar esses “limitadores” para você no dia a dia.

5. Ache um hobby: descubra algo que goste de fazer e priorize na sua agenda. Quando fazemos coisas que nos trazem descanso, conforto e satisfação, tendemos a ir em direção desses compromissos e evitaremos ao máximo que o dia seja desfocado (você já reparou que, quando um homem no escritório joga futebol com os amigos durante a semana, ele sempre consegue sair no horário no dia marcado?).

6. Organize seu local de trabalho: deixe em ordem a sua papelada, suas revistas e seus armários. Estima-se que uma pessoa gaste 40 minutos por dia localizando informações. E isso é muito tempo perdido.

7. Priorize seu dia, todos os dias! Faça uma lista de atividades que precisam ser executadas no dia, calcule a duração de cada tarefa (para checar se dá tempo de fazer tudo) e ordene na sequência de execução. Foque nesta lista.

Tempo é uma ciência, aplicando uma metodologia você terá resultados, mais cedo ou mais tarde. O problema é que muita gente desiste e não consegue ter os resultados! Não deixe a gestão do recurso humano mais importante da sua vida ficar em segundo plano! 

*Christian Barbosa - Maior especialista no Brasil em administração de tempo e produtividade, é fundador da Triad PS, empresa multinacional especializada em programas e consultoria na área de produtividade, colaboração e administração do tempo. Ministra treinamentos e palestras para as maiores empresas do país e da Fortune 100. Autor dos livros A Tríade do Tempo e Você, Dona do Seu Tempo, Estou em Reunião e co-autor do Mais Tempo, Mais Dinheiro. (www.triadps.com.br e www.maistempo.com.br)

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