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Reduza o uso do e-mail

Mercado
20/07/2011

 

O email surgiu em 1965 e vem sendo utilizado desde então com pouquíssimas alterações na sua tecnologia e usabilidade. Por volta da década de 90 começou a ser adotado nas empresas como ferramenta de comunicação. Atualmente, é uma unanimidade, todo mundo tem email, mas ao mesmo tempo se tornou o maior problema corporativo.

As pessoas usam muito mal o email. Emails incompletos, excesso de email, cópia para todos, spams entre outros problemas que fazem o email um dos maiores ladrões de tempo.

A indústria fala que o email deve morrer nas próximas décadas, sendo substituído por outras opções mais eficientes e modernas. Isso não quer dizer que você precisa esperar o fim do email para começar a ser mais produtivo, existem diversas alternativas para serem utilizadas pela sua equipe que podem reduzir o volume de emails e aumentar a colaboração. Aqui vão algumas opções de fácil implantação na sua equipe.

1 - Planilha Colaborativa

Uma das principais utilizações do email é para a distribuição e follow up de tarefas. Esse é também o principal motivo de urgências e esquecimentos, pois em geral esses emails se misturam na entupida Caixa de Entrada e fica difícil de organizar e planejar essas demandas.

Uma forma de reduzir seus emails e melhorar a gestão de atividades do time é ter uma planilha compartilhada entre todos os membros do grupo para delegar atividades. Esta planilha deve conter: o que deve ser feito; responsável, data de entrega e a prioridade.

O time deve se acostumar a abrir a planilha pela manhã e manter sempre atualizada. É simples e eficiente, reduz emails, organza demandas, reduz a necessidade de reuniões de follow up. O grupo só precisa de um esforço no começo para comprar a ideia e usar com constância.

2 – Skype e Messenger

Eu sou a favor da utilização de comunicadores no ambiente de trabalho. Você pode usar as soluções públicas e gratuitas como Skype, Messenger ou alguma solução privada para uso interno apenas.

Quando bem aplicadas essas ferramentas são ótimas para evitar emails e agilizar a comunicação. Claro que isso exige um treinamento de boas práticas e que tudo seja logado, evitando assim o uso exagerado.

3 - Intranets

Apesar de estarem sendo pouco faladas nos últimos tempos, às intranets devem voltar com força total na luta para diminuir os emails. É o tipo de investimento que tem um bom retorno na melhoria da comunicação.

Existem diversos recursos que a Intranet pode contribuir na substituição de emails. O que eu gosto de destacar é o uso para publicação de perguntas frequentes. Repare quantas vezes você usa seu email para responder perguntas que já respondeu dezenas de vezes.

Se essas perguntas estivessem em um local onde as pessoas pudessem pesquisar respostas o ganho de tempo seria muito grande. Além desse recurso, existem fóruns, publicação de vídeos e de procedimentos que ajudam a equipe a se “auto-administrar”.

4 - Software de Colaboração

Existem softwares específicos para aumentar a colaboração do time que podem revolucionar toda a empresa e a gestão das equipes. Eles reúnem todos os recursos que mencionei acima e muitos outros que gerenciam metas e projetos, além de fazer uma gestão estruturada de processos.

Apesar de exigirem esforço inicial de implantação, quando enraizados na cultura, o retorno sobre o investimento compensa muito. Dê uma olhada em produtos como SharePoint, Neotriad, Basecamp.

5 – O bom e velho telefone

E por último, um grande guerreiro na luta por menos emails na empresa é sem dúvida o telefone. Nada como falar com alguém ao invés de se esconder atrás de emails. Temos de estimular o uso do telefone para assuntos urgentes e complexos, que geralmente não conseguem ser bem resolvidos por email.

O email ainda demora a morrer, mas você pode começar desde já a ajudar a equipe a ser muito mais produtiva com outras ferramentas. Vale pensar como aplicar essas e outras estratégias na sua equipe e evitar o roubo do tempo talentoso de seus colaboradores.

Ate a próxima e espero que você não envie esse artigo por email (agende um café pra falar sobre ele)!

Essa matéria foi publicada no Portal HSM, 14/07/2011

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