O que são passivos trabalhistas e como minimizar os riscos?

Todas as empresas devem se atentar aos passivos trabalhistas, as quantias que devem ser pagas referentes às obrigações não cumpridas. Por exemplo, o cálculo errado das horas extras ou o não pagamento dos adicionais por condições de serviço.

Esses valores são relevantes no contexto da Justiça do Trabalho. Segundo o Relatório Geral da Justiça do Trabalho de 2024, foram pagos aproximadamente R$50 bilhões aos reclamantes — as partes que ajuízam as reclamações trabalhistas. Em 2020, o total havia superado R$30 bilhões, o que representa crescimento nominal superior a 60% no período.

Não cumprir essas obrigações pode causar prejuízos financeiros, visto o valor pago em  multas e os custos relacionados às possíveis audiências trabalhistas. Além disso, há o impacto negativo na imagem da marca empregadora, o que pode influenciar a aquisição e retenção de talentos.

A seguir, apresentamos estratégias para reduzir os riscos de passivos trabalhistas e fortalecer a conformidade legal da empresa. 

Principais aprendizados deste artigo

• Os passivos são os valores devidos aos trabalhadores quando as empresas descumprem as obrigações previstas nas leis trabalhistas.
• As causas mais comuns, segundo registros da Justiça do Trabalho, são o cálculo errado ou o não pagamento das horas extras, das verbas rescisórias e do adicional de insalubridade, todos direitos regulamentados pela CLT.
• Outros motivos para as organizações acumularem passivos trabalhistas são a falta de recolhimento do INSS e do FGTS, indenizações por dano moral e desvio de função.
• Para reduzir o risco de passivos , é necessário ter conhecimento sobre a legislação trabalhista, gerenciar o ponto e fazer auditorias frequentes nos processos de RH.
• A tecnologia, por meio da adoção de sistemas de folha de pagamento e de controle de ponto, é essencial para manter a conformidade legal e evitar o acúmulo de passivos.

O que são passivos trabalhistas?

Passivos trabalhistas são obrigações financeiras e contingências que podem surgir quando a empresa descumpre ou cumpre incorretamente deveres previstos na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), na legislação previdenciária, em outras normas aplicáveis, nos contratos e nos instrumentos coletivos. Essas irregularidades podem resultar em cobranças administrativas, fiscalizações, autuações ou reclamações trabalhistas. 

Nesses casos, a empresa pode ser obrigada a quitar diferenças devidas a trabalhadores ou ex-trabalhadores, além de recolher encargos e cumprir outras determinações legais, conforme a situação apurada. 

Inclusive, é comum que, ao calcular os passivos trabalhistas, a Justiça do Trabalho considere não somente a dívida original, mas acrescente ao montante devido juros, multas e o valor referente à correção monetária.

Esses elementos fazem com que, por vezes, o processo seja bastante complexo. Por esse motivo, é interessante contar com o auxílio de um especialista para fazer o cálculo e, assim, evitar ainda mais problemas para o negócio, como multas adicionais.

Saiba mais sobre as principais obrigações trabalhistas das empresas neste artigo complementar.

Quais são as principais causas de passivos trabalhistas?

As causas mais comuns entre as empresas são o não pagamento ou o cálculo errado de horas extras, das verbas rescisórias, das férias remuneradas e do adicional de insalubridade. A lista também inclui indenizações por dano moral e o não recolhimento dos encargos sociais, como INSS e FGTS.

Outros exemplos de passivos trabalhistas incluem:

• multa do FGTS, que representa 40% do valor recolhido no tempo de serviço em caso de demissão sem justa causa;
• falta de registro ou de atualização das informações obrigatórias na CTPS, conforme os arts. 29 e 29-B da CLT, bem como recusa em devolver a carteira física, quando recebida pela empresa, situação tratada no art. 36; 
• desvio de função, quando a organização faz com que o funcionário execute tarefas que não estavam previstas no contrato de trabalho.

Posto isto, é importante ressaltar que o acúmulo de passivos pode trazer consequências negativas para as empresas, como prejuízos financeiros e para a marca empregadora.

Por esse motivo, é essencial conhecer e aplicar processos que ajudem a evitar o acúmulo dessas obrigações não cumpridas, como as mostradas a seguir. 

Como evitar passivos trabalhistas?

O primeiro passo para reduzir o risco de passivos trabalhistas é acompanhar a legislação trabalhista e previdenciária, as normas regulamentadoras, os contratos e os acordos ou convenções coletivas aplicáveis. Esse conhecimento orienta a empresa sobre suas obrigações antes, durante e após o contrato de trabalho. 

Entender a legislação também auxilia no cálculo correto dos valores devidos. Outra atitude indispensável é realizar auditorias dos processos internos regularmente. O objetivo é identificar problemas que podem levar à abertura de processos, como erros na contabilização e no pagamento das horas, antes que sejam irreversíveis.

Ao mesmo tempo, é importante fazer o controle de ponto e o gerenciamento da folha de pagamento para garantir o cálculo correto das remunerações, descontos e encargos.

Por fim, a empresa deve manter canais de diálogo e denúncia acessíveis, tratar as reclamações internas com imparcialidade e corrigir rapidamente as irregularidades identificadas. 

Quando houver possibilidade de composição, o acordo deve respeitar os direitos aplicáveis e ser conduzido com orientação jurídica; para homologação extrajudicial, a CLT exige petição conjunta e representação das partes por advogados distintos. 

Como a tecnologia ajuda a manter a conformidade com as leis do trabalho?

A tecnologia pode ajudar a evitar os passivos trabalhistas, pois os sistemas de RH, como as soluções da LG lugar de gente, permitem manter a conformidade legal com mais rapidez e eficiência.

Esse resultado é possível porque a plataforma conta com diferentes recursos que funcionam de maneira integrada e, assim, garantem que a sua empresa execute as tarefas com maestria. Entre os destaques, podemos citar:

• folha de pagamento automatizada, com aplicação das regras previamente parametrizadas e integração de dados para apoiar o cálculo e a conferência das verbas;
• controle de ponto digital, com registros de jornada que apoiam a apuração de horas trabalhadas, extras, ausências e compensações;
• gestão de benefícios corporativos integrada aos demais processos de RH.

O ecossistema da LG lugar de gente também conta com os agentes de Folha e People Ops, que usam recursos avançados de IA para calcular, conferir e validar o fechamento de folha de pagamento de forma automatizada, reduzindo o esforço da equipe de RH em até 70% e fechando a folha com mais precisão, agilidade e confiança..

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