Artigo: Sistemas de RH: da escolha à implantação

A decisão de automatizar o RH não é uma tarefa fácil. Os desafios vão desde a adequação de cultura às mudanças impostas à rotina da gestão de pessoas. Por isso, antes da aquisição e implantação de um sistema, é preciso alinhar expectativas e analisar se a solução tecnológica atenderá as demandas. Também é necessário envolver as pessoas, principalmente o usuário final, e avaliar os pontos críticos como processos, riscos, custos e tempo. Nesse cenário, quais seriam os fatores de sucesso para escolha de um software para RH? Como em qualquer outra área, existem boas práticas que podem ser adotadas para permitir um melhor desempenho nessa atividade. São elas:

Aquisição

• Conhecimento das necessidades: parece óbvio, mas não é. Muitas vezes, busca-se uma solução sem que haja um entendimento claro
  e detalhado das próprias necessidades.
  
• Entendimento dos produtos e ferramentas: eleja no máximo dois ou três fornecedores para avaliar detalhadamente. Isso permitirá um conhecimento maior da solução, dos serviços e da empresa fornecedora.- Detalhamento do escopo do projeto: o sucesso de um projeto depende, entre outras coisas, de um bom levantamento e detalhamento do escopo. Quanto mais detalhado ele for, menores serão os riscos.
  
• Envolvimento das pessoas responsáveis: não adianta um grupo escolher o sistema se ele será usado por outro. Envolva os responsáveis pela utilização e sustentação do produto.
  
• Integração entre software: é comum que as empresas possuam diversos sistemas para atender a área de RH e as demais. Para um funcionamento harmonioso dessas aplicações, é imprescindível que elas sejam integradas. Normalmente, esse é um processo crítico nas implantações, dependendo da quantidade de sistemas envolvidos.
  
• Recomendações: busque referências do fornecedor, de preferência em empresas com o mesmo perfil (ramo de atividade e porte).

Implantação

A implantação é a hora da verdade! Por isso, as orientações a seguir podem ajudar a tornar esse momento menos crítico:

• Dividir para conquistar: realize a implantação em ondas. Obtenha resultados parciais em menor tempo.
  
• Adote padrões de mercado: essa é uma boa hora para rever alguns processos e simplificá-los. Geralmente, os produtos oferecem práticas de mercado como soluções padrão. Tente adotá-las e evite o desenvolvimento de customizações.
  
• Gestão de mudança: implantar um sistema frequentemente implica em alteração nos processos, capacitação das pessoas e comunicação das mudanças. É importante que se tenha um plano de gestão associado ao projeto.
  
• Separe recursos: ao compartilhar recursos, sejam humanos ou financeiros, necessários às atividades do dia a dia com um novo projeto, corre-se o risco de ele não acontecer como esperado.
  
• TI em conjunto com RH: é necessária cooperação mútua dessas áreas. O ideal é ter especialistas técnicos com conhecimento de negócio para fazer a ponte entre os departamentos.

Ter consciência da importância desses fatores, sem dúvida, faz a diferença na escolha e implementação de um sistema. Afinal, essa decisão impacta não apenas o RH e sim a empresa como um todo. Por isso, é preciso analisar esses requisitos e, principalmente, avaliar a confiabilidade do fornecedor.

*Marcello Porto é Diretor de Produtos da LG lugar de gente e possui mais de 17 anos de experiência na área de TI. Já gerenciou a implantação e desenvolvimento de software para gestão de RH em grandes organizações do Brasil.