Modernização agiliza RH do grupo Randon

Todas as unidades da empresa passaram a gerenciar a própria folha de pagamento após implementação da LG Informática

Nos últimos anos, o principal desafio da Randon Participações, um dos maiores complexos da indústria automotiva da América do Sul, era tornar mais ágil o departamento de recursos humanos do grupo. Cada uma das sete divisões no Brasil (Randon S/A Implementos, Randon Veículos, Randon Sistemas de Aquisição, Suspensys, Jost, Freios Máster e Fras-le) contava com uma equipe própria que se reportava à matriz. Essa estrutura, pouco eficiente, causava sérias dificuldades no gerenciamento das rotinas da folha de pagamentos, que hoje é de aproximadamente 5 mil funcionários.

Pensando em otimizar esse processo, a companhia de Caxias do Sul (RS) decidiu mudar toda a estrutura do RH. Para isso foi em busca de um parceiro tecnológico. No final de 1996, a LG Informática – especializada na área e em gestão de pessoas – ganhou a concorrência, sendo responsável por implementar o novo sistema, que recentemente foi expandido. Até então, um computador de grande porte processava a folha, distribuindo os relatórios gerados. Tudo feito em casa, inclusive os programas, criados internamente.
A companhia acabou migrando para um ambiente em plataforma baixa (Windows), em substituição ao tradicional mainframe – cliente/servidor. Hoje, as aplicações rodam em servidor Oracle e banco de dados SQL. Inicialmente, os recursos disponíveis envolveram ferramentas de gestão dos holerites, permitindo às unidades de negócios, incluindo a sede, controlar itens como cálculo de férias, rescisões e 13º salário. “Ao invés do usuário pedir autorização ao CPD, os lançamentos passaram a ser feitos em seu próprio computador, com maior independência”, afirma Rui Bueno, consultor de recursos humanos da Randon.

Essa autonomia, aliás, garantiu flexibilidade no reprocessamento da folha. Hoje, se o departamento de RH precisa alterar dados dos empregados, não se imprime tudo de novo, mas apenas a parte referente àquele funcionário. Entre outros ganhos obtidos pode-se destacar a facilidade de atualização dos softwares. “Antes, por serem desenvolvidos em linguagem Cobol, qualquer alteração exigia um especialista em códigos. Agora, o próprio gestor constrói os relatórios de forma automática”, ressalta Rubens Kaminagakura, gerente de contas da integradora.

Por conseqüência, a Randon Participações também reduziu custos na infra-estrutura de informática, onde a equipe de suporte deu lugar a apenas um consultor, que responde a outros setores administrativos. A implementação do módulo FPw Folha de Pagamento durou aproximadamente oito meses, em uma bem-sucedida aliança com a holding, que possui atividades centradas em implementos rodoviários (reboques e semi-reboques) e veículos especiais, além de autopeças e sistemas automotivos.

As facilidades alcançadas levaram o grupo, que em 2003 faturou R$ 1,5 bilhão, a adquirir outras soluções da LG Informática. Uma voltada para o controle de ponto e a outra para segurança do trabalho. A primeira está ligada ao módulo de folha de pagamento, importando as marcações do sistema de acesso. Com ele é possível garimpar os dados e enviá-los diretamente para a lista de salários a serem pagos.

Já a segunda administra o cadastro da ficha médica dos funcionários. Ao contrário do que acontece com o sistema de pagamento, essa área é totalmente centralizada em Caxias do Sul. De acordo com Bueno, todo o processo que envolve desde exames periódicos até o de caráter de admissão e o de demissão é conduzido por dois médicos que atendem aos empregados do grupo no Estado. Outro profissional fica alocado no escritório de São Paulo.

O executivo lembra, ainda, que trocou seu sistema de PPP – documento que registra o histórico das condições ambientais de risco a que os trabalhadores estão expostos, pelo do parceiro. A idéia era adotar ferramenta mais completa, onde os relatórios pudessem registrar dados administrativos do trabalhador, descrições das atividades, informações ambientais, resultados da monitoração biológica e o programa de prevenção de riscos ambientais. “O sucesso do projeto ocorreu pela sinergia entre nossa equipe e a da Randon Participações.”, destaca Kaminagakura.

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