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Recursos Humanos mais ágil

Clippings 24/06/2008 Veículo: Jornal do Commercio/RJ

 

Gerenciamento - LG Informática apresenta na Expo RH 2008 a ferramenta FPw Workflow que automatiza os fluxos de trabalho, padronizando os processos e distribuindo as tarefas e auxiliando na tomada de decisões por parte dos gestores.

Estão chegando as férias.... é hora de pedir à secretária do departamento o memorando de solicitação de férias, preencher o papel, enviar para o chefe, que por sua vez encaminha para o chefe do RH, que manda para a pessoa responsável dentro do setor. E aí começa o caminho de volta. Quanto tempo é desperdiçado neste vai e vem, e quantas chances de erro existem neste processo?

Para reverter esse cenário, a LG Informática apresentou durante a Expo RH 2008 a ferramenta FPw Workflow. Segundo Carlos Torrezilhas, gerente comercial da empresa especializada no desenvolvimento de sistemas estratégicos para promover automação de rotinas e auxilio no gerenciamento de pessoal e de recursos humanos, “ em geral as empresas não têm o fluxo de processos definidos e tudo é muito centralizado. A meta é desafogar o RH na parte operacional, para que possa se tornar mais estratégico e com as informações mais distribuídas”. 

Com a implantação do FPw Workflow, um ator (como a empresa chama os funcionários de uma empresa) pode solicitar as suas férias sem sair da sua estação de trabalho, acessando o menu através do portal de RH e o sistema envia o e-mail para a pessoa certa. A ferramenta permite que qualquer pessoa que tenha alguma participação nos processos - solicitações de férias, contratações, treinamentos, transferências, reembolsos – de negócio do RH atuem diretamente nos fluxos. “Sabemos o quanto é difícil garantir que os processos organizacionais sejam executados, e como é trabalhoso monitorar e avaliar os pontos de melhoria nestes processos”, diz Wedson Quintanilha, gerente do departamento de Arquitetura e Pesquisa da LG. 

“A idéia é gerar informações que possam auxiliar a tomada de decisão como, por exemplo, quais processos são mais requisitados, quais são os mais demorados, o tempo entre a execução de uma atividade e outra. Com esses dados, será possível melhorar o desempenho organizacional através da melhoria continua dos processos”.

Regras

As regras estabelecidas definem a participação de cada pessoa (quem e em qual momento participa de cada etapa do fluxo, quem inicia e a quem se destina o processo) e tarefas que antes eram feitas utilizando planilhas de Excel, formulários em papel, e-mails ou telefone, sem padronização passam a ser realizadas através do sistema. Com isso, todos os envolvidos seguem o mesmo fluxo de trabalho, garantindo uniformidade das informações e das ações, facilitando o tratamento das solicitações feitas ao RH e agilizando as respostas aos interessados. Além disso, é possível acompanhar a realização das tarefas, o que auxilia os gestores a identificarem gargalos nos processos do negócio.

“O grande diferencial da nossa ferramenta é que ela pode ser parametrizada conforme as necessidades do cliente, e o fluxo determina quem faz parte da rota. Até o menu é totalmente personalizado, a interface é flexível, desenhada seguindo as necessidades dos usuários e a identidade visual da empresa, com os campos, atalhos, tudo determinado pelo cliente”, diz Torrezilhas. Para a empresa, implantar o FPw Workflow é simples e pode ser feito em etapas, processo por processo. “O único requisito para implantar a ferramenta é já ter em funcionamento o portal de RH desenvolvido pela LG Informática. A partir daí, a empresa pode começar aos poucos e, com o tempo, ir implantando o leque de processos. É o que está sendo feito pela Oi e pela Vale, duas das mais de 100 empresas que utilizam o nosso portal RH, que estão automatizando todos os processos”.

O Processo de Workflow

Os sistemas de workflow dão suporte ao trabalho cooperativo, enfatizando a interação usuário/sistema. De acordo com a Workflow Management Coalition, workflow é a automação de processos de negocio, na sua totalidade ou em partes, em que documentos, informações ou tarefas são passados de um participante para o outro para a execução da ação, de acordo com um conjunto de regras e procedimentos pré-definidos. Para se desenhar um processo de workflow, é preciso identificar os seguintes pontos: 

• Definir o fluxo, de acordo com o negócio

• Definir a interface das pessoas que farão parte do fluxo (campos, informações e decisões)

• Definir as consistências necessárias em cada atividade

• Definir os responsáveis pelas atividades

• Definir os relatórios e envio de e-mails necessários na execução do fluxo

• Definir os caminhos do fluxo de acordo com as informações que foram inseridas (decisões automáticas)

• Habilitar o fluxo para ser atualizado (possíveis solicitantes, leitores e alvos)

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