Todo mundo ambientado

O que portais corporativos e RH podem ter em comum

Não restam dúvidas de que a tecnologia transformou a vida nas empresas nos últimos anos e, como não poderia deixar de ser, a área de recursos humanos teve de se movimentar também na direção dos bits. Softwares, sistemas integrados, e-learning, gerenciamento on-line passaram a compor o ambiente do gestor de pessoas. Agora, mais uma convergência vem se evidenciando no mundo de RH: o portal corporativo. Mas o que vem a ser isso?
Tecnicamente, um portal corporativo nada mais é do que a união de internet, intranet, extranet (internet com funções específicas, como site de relacionamento com o cliente, por exemplo), B2B (business to business), B2C (business to consumer) e B2E (business to employee) dentro de um mesmo ambiente, como explica Daniel Domeneghetti, sócio-diretor da consultoria estratégica e tecnológica e-Consulting. “Isso traz uma vantagem competitiva para a companhia, já que auxilia no melhor gerenciamento do conhecimento, na comunicação colaborativa e na padronização dos processos”, analisa.
Muito antes de o portal corporativo ter entrado em voga, a General Electric (GE) já se beneficiava desse conceito. Ano a ano, a empresa tem agregado um sistema ali, outro serviço aqui e hoje é dona de um portal que contempla os públicos interno e externo. Segundo João Lencioni, CIO (chief information office) da GE, o portal ajuda a companhia a ganhar agilidade nos processos e a reduzir custos, além de funcionar como um importante repositório de conhecimento. “Ele é um instrumento de trabalho que ajuda no compartilhamento de informações”, diz.

digitalizados – Lencioni destaca o uso do sistema pela área de RH. “Além de encontrarem políticas e diretrizes da empresa, os funcionários ainda podem receber treinamento on-line”, conta. A avaliação dos empregados também é feita via portal e segundo determinação da matriz. Para o executivo, o uso da ferramenta ainda fez com que o RH da GE liberasse muitos funcionários da necessidade de realizar processos manuais, hoje devidamente digitalizados.
Para Eduardo Rodrigues da Cunha, diretor de tecnologia da LG Informática, que desenvolve sistemas para gerenciamento de pessoal e de RH, o serviço de auto-atendimento, presente em muitos portais corporativos, traz benefícios como redução de custos e facilidades na comunicação. “Gasta-se menos com papel e também evita-se perda de tempo. Imagine trocar o serviço oferecido pelo portal corporativo por um aviso que chega em papel e que faz o funcionário se levantar, se deslocar até o RH e esperar para ser atendido.”
Cunha acredita que o portal corporativo será uma das ferramentas mais valiosas e mais utilizadas pelas organizações no futuro. “O portal de RH é como o internet banking. A tendência é oferecer cada vez mais serviços sem a necessidade de fazer com que o cliente se desloque.” É por este motivo que o serviço de auto-atendimento (também chamado de self-service) deve se expandir ainda mais.
O diretor de tecnologia da Peoplesoft, João Máximo, enfatiza que o portal do RH, ou e-RH, é um dos pontos fortes do portal corporativo. “O departamento consegue resolver várias etapas burocráticas com o auto-atendimento”, conta ele. O serviço permite ao funcionário realizar a atualização do cadastro, a avaliação de desempenho, o pedido de aumento salarial, entre outras solicitações.
É daí que surgiu o conceito de B2E, um dos componentes do portal corporativo que mais tem colaborado com o RH das empresas. A partir de uma única tela personalizada, o funcionário consegue acessar todo tipo de informação que faz parte do seu dia-a-dia. “Com o e-RH, a intranet substituiu o workflow (fluxo para aprovação de documentos em várias etapas de um processo) do RH, trazendo informações como folha de pagamento, férias e trabalho corporativo para o site interno da companhia”, comenta Domeneghetti. “Mas vale lembrar que isso tudo só tem valor se for ligado ao legado da empresa.”
Do outro lado, o RH obtém vantagens com o sistema. Ele pode pôr em prática o recrutamento on-line, no qual busca currículos para pré-seleção, gerencia cargos e salários e administra o fluxo de trabalho. “O RH pode até aproveitar para disponibilizar treinamento dentro do portal”, lembra Nogueira, da Allen Informática. Ele conta que essa união de recursos é um elemento que facilita a gestão do capital humano, mas também tem um caráter operacional evidente, como na organização de dados. “Cada documento que circula pela empresa sobrecarrega o sistema, o que resulta no aumento de custos. Com o portal corporativo, tudo passa a ser centralizado.”
De acordo com Oswaldo de Oliveira, diretor-geral da Radium Systems, o uso de portais corporativos no Brasil tem sido crescente. Apesar de ainda concentrados nas empresas de grande porte, Oliveira diz que, hoje, os portais já podem ser encontrados no middle market. A previsão, segundo ele, é de que no futuro até as pequenas empresas possam adotá-lo.
O diretor da Radium conta que, dependendo do projeto, um portal corporativo custa entre 50 mil e 500 mil dólares e tem prazo de implementação va-riando de 90 dias a 360 dias. Oliveira lembra que os projetos devem incluir a integração com os sistemas internos da usuária. Ele define o portal corporativo como uma ferramenta extremamente vinculada ao aumento da produtividade.

seletiva – Outra vantagem do portal corporativo, segundo Alexandre Souza, gerente de produto da Microsoft, é a possibilidade de agregar todas as informações de forma organizada e seletiva para diferentes usuários. “Em vez de você usar cinco interfaces – por exemplo, uma para e-mail, outra para um aplicativo –, o usuário ganha tempo e facilidade na navegação.”
O RH da Microsoft usa fartamente o portal corporativo. Segundo Souza, por meio do portal, os funcionários são informados sobre a atual situação da companhia, como e quando podem ser compradas ações e até pode auxiliá-los na solicitação de férias, transferência, entre outros pedidos.
Com o objetivo de comunicar-se melhor e de forma mais rápida com os cerca de 5 mil funcionários, a Light está cogitando a possibilidade de adotar o portal para RH para facilitar os processos cadastrais e também fazer uso de enquetes. Segundo Adauto Rocha Fiuza, gerente de administração de pessoal e folha de pagamento da Light, hoje, cerca de 250 pessoas já resolvem assuntos administrativos como agendamento de férias, entrega de tíquetes, transferência de plano de saúde, entre outras tarefas. Com o portal, Fiuza quer fazer com que cada um faça suas solicitações pessoalmente e on-line.