Orçamento de pessoal: por onde as empresas devem começar?

Por que o planejamento de custos com pessoal é tão relevante para a organização? Controlar a projeção de custos com o capital humano de uma empresa é uma tarefa fundamental para que qualquer companhia, independentemente do porte ou do segmento, consiga bons resultados financeiros. Afinal, os gastos com pessoas geralmente representam uma despesa muito alta no valor total do orçamento e impacta diretamente no preço final do produto ou serviço.

Para a Diretora Administrativa Financeira e Diretora de RH da LG lugar de gente, Anete Castro, que atua tanto na área financeira como de gestão de pessoas e conhece bem os dois lados dessa moeda, o primeiro passo para realizar o orçamento de pessoal é vincular essa atividade ao planejamento estratégico da companhia. “Sem o planejamento de custos com o capital humano, a autorização de investir ou não em determinado tema ou conceder uma promoção, por exemplo, geralmente fica centralizada em uma única pessoa, como o dono ou presidente da empresa. Isso faz com que as escolhas sejam feitas de forma pessoal sem nenhuma análise da real situação financeira da organização. O que é um risco para a própria subsistência da companhia”, explica ela.

Dividindo as responsabilidades

Segundo Anete, outro ponto importante é envolver todos os departamentos da companhia no processo de elaboração do orçamento de pessoal, já que cada um será responsável por enviar seu planejamento para a consolidação. “A informação completa só será finalizada se as áreas participantes enviarem seus dados. Por isso, é preciso deixar os gestores por dentro do processo”, argumenta a diretora.

Anete ainda reforça que, por se tratar de um tema tão estratégico, o orçamento de pessoal não pode ter erros, afinal, ele impacta todo o planejamento da empresa. Mas esse mundo ideal nem sempre é o que as companhias vivenciam, já que geralmente os cálculos são feitos manualmente ou em sistemas genéricos. “É comum a pessoa que tem a responsabilidade de fechar os cálculos se perder na hora de consolidar o orçamento. Isso porque geralmente ela recebe inúmeras versões de cada área por e-mail e precisa finalizar a atividade manualmente”, destaca Anete.

Por que automatizar essa atividade?

O maior problema da falta de automatização, ou do uso de sistemas genéricos que não atendem as especificidades do orçamento de pessoal, é a insegurança. Isso porque além de envolver muitas variáveis, uma fórmula errada pode provocar, de maneira não intencional, erros que só serão descobertos no decorrer do ciclo. Mas como escolher um software especialista em orçamento de pessoal, que consiga atender as especificidades do mercado brasileiro? O que é preciso observar? Que premissas devem ser avaliadas? O Diretor de Produtos da LG lugar de gente, Marcello Porto, listou algumas dicas:

1 – Simulação de cenários e cargos

Essa funcionalidade permite analisar as variáveis de custo previamente e seu reflexo no resultado da empresa. Por que essa ação é fundamental? Através dela, é possível visualizar como as movimentações, desligamentos, reajustes, incorporações salariais, dentre outras ações impactarão o resultado. Outra característica de um software ideal é a possibilidade de incluir no orçamento os cargos e centros de custo que não existem hoje, mas que a empresa planeja criar no ano seguinte.

2 – Forecast/tendências

Um sistema de orçamento também precisa oferecer ao usuário a possibilidade de confrontar orçado x realizado. Para isso, é necessário que o software seja integrado à folha de pagamento, já que os dados são extraídos de lá. Através dessa funcionalidade, é possível fazer o cálculo de tendências com base nas informações atualizadas da folha de pagamento. Isso possibilita ao operador confrontar os dados orçados e antecipar os possíveis desvios de orçamento, assim como permite que os gestores corrijam ajustes necessários antes que eles tenham consequências mais sérias. “O acompanhamento de tendências permite que a empresa tome, em caso de alterações, ações de correção, o mais cedo possível, evitando o estouro do orçamento previsto e consequentes prejuízos nos resultados”, destaca Marcello Porto.

3 – Integração com a folha de pagamento

Marcello também destaca que é imprescindível que os dados da folha de pagamento conversem com a solução de orçamento de pessoal. “Dessa forma, a empresa conseguirá fazer simulações, bem como o planejamento e acompanhamento dessa tarefa com informações sólidas e confiáveis, evitando que o trabalho seja feito tendo por base fatos desatualizados”, completa.

4 – Orçamentação colaborativa

Marcello pontua que o uso de uma ferramenta de automatização permite a descentralização do orçamento de pessoal e garante que as regras estabelecidas na criação do orçamento sejam cumpridas. Já que, dessa forma, o gestor não terá liberdade para alterar qualquer parâmetro estabelecido pela governança da empresa, oferecendo assim ganhos de compliance e produtividade. “Essa funcionalidade encurta o processo, facilita o engajamento dos envolvidos na orçamentação e traz segurança, visto que eles trabalham com dados sólidos e automatizados, eliminando todo o risco do trabalho manual ou em sistemas genéricos”, reforça.

5 – Flexibilidade

Diferentemente do modelo de regras de cálculos tradicionais de sistemas de orçamento corporativo, o módulo de orçamento de pessoal precisa ter máquinas de cálculos extremante flexíveis, que permitam simulações de cenários altamente complexos. “A complexidade de cálculos de simulação de orçamento de pessoal, considerando as regras nacionais, faz com que ferramentas de orçamento corporativo sejam inviáveis para esse fim”, comenta Marcello Porto.

Sobre a LG lugar de gente

Há mais de 30 anos no mercado, a LG lugar de gente é a maior empresa brasileira especializada em tecnologia para RH. Com sede em Goiás e atuação em todo território nacional, possui cerca de 900 clientes que inclui nomes como Ambev, C&A, Carrefour, Ipiranga, Lojas Renner, Oi, Rede Globo, Santander e Vale. Atuando de modo consultivo e comprometido com a realidade de cada cliente, oferece uma solução completa e integrada para gestão do capital humano, que reúne as mais novas tecnologias do mercado e atende todas as necessidades do RH. Tendo uma história marcada por inovações, a LG lugar de gente aplicou mais de R$ 30 milhões no desenvolvimento de uma nova suíte de produtos, lançando em 2016 a Suíte Gen.te nuvem: a primeira e mais completa plataforma em nuvem para gestão de pessoas do Brasil.