O ano de 2025 marca o encerramento de um ciclo histórico para os departamentos de Recursos Humanos e Contabilidade de todo o Brasil: a entrega da última Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte, a DIRF 2025, ano-calendário 2024.
Esse movimento representa oficialmente o fim da DIRF, após décadas servindo como o principal instrumento de fiscalização da Receita Federal sobre os rendimentos pagos e impostos retidos, a DIRF será definitivamente substituída pelos eventos periódicos do eSocial e da EFD-Reinf a partir do ano-calendário 2025..
Para profissionais e gestores de RH e Departamento Pessoal, esse momento de transição exige atenção redobrada. Embora a notícia do “fim da DIRF” soe como um alívio burocrático, o processo de substituição não significa o fim da fiscalização; pelo contrário, a Receita Federal passará a cruzar dados praticamente em tempo real. Portanto, a conformidade no envio das informações mensais ao ambiente digital torna-se ainda mais crítica para evitar multas e inconsistências fiscais.
Neste artigo, vamos detalhar tudo o que você precisa saber sobre essa última entrega, os prazos fatais e, principalmente, como preparar sua empresa para a nova era de conformidade digital com o eSocial e a EFD-Reinf.
Principais aprendizados deste artigo
- A DIRF 2025, referente ao ano-calendário 2024, será a última declaração anual a ser entregue no modelo tradicional, com prazo final até as 23h59 de 28 de fevereiro de 2025.
- A partir de 1º de janeiro de 2025, os fatos geradores de Imposto de Renda e contribuições sociais serão informados exclusivamente via eSocial (para rendimentos do trabalho) e EFD-Reinf (para outras retenções), eliminando a necessidade da DIRF em 2026.
- A falta de entrega ou envio com erros na DIRF 2025 ainda sujeita a empresa a multas pesadas, que podem chegar a 20% do valor dos tributos informados, exigindo rigor no preenchimento desta última obrigação.
- A transição exige que o RH garanta a qualidade das informações enviadas mensalmente ao eSocial, pois o cruzamento de dados pela Receita Federal será mais ágil e detalhado, sem a “margem” de correção anual que a DIRF permitia.
- O uso de tecnologias de gestão de folha de pagamento robustas e integradas, como as soluções de folha de pagamento, é essencial para garantir a consistência entre o que foi pago, retido e informado ao fisco em tempo real.
O que é a DIRF e por que ela chegou ao fim?
A Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF) é uma obrigação anual que as empresas enviam à Receita Federal para informar os valores de imposto de renda e outras contribuições retidas nos pagamentos a terceiros, sejam eles funcionários ou prestadores de serviço.
Historicamente, era através da DIRF que o governo cruzava os dados para saber se a declaração de ajuste anual do trabalhador (IRPF) estava correta. Contudo, a DIRF tornou-se obsoleta diante da modernização dos sistemas governamentais. Contudo, com a implementação do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), especificamente o eSocial e a EFD-Reinf, a Receita Federal passou a receber essas informações mensalmente, de forma fragmentada e muito mais detalhada.
Manter a DIRF anual significava exigir que as empresas enviassem duas vezes a mesma informação — assim, uma vez por mês nos sistemas digitais e outra vez, consolidada, no ano seguinte.
Portanto, a extinção da DIRF visa a simplificação tributária e a eliminação da redundância de informações. Para as empresas, isso representa, no longo prazo, redução de custos operacionais e burocracia.
Entretanto, a transição requer que os processos de folha e fiscal estejam alinhados, pois a “camada adicional de segurança” da correção anual deixará de existir.
DIRF 2025: prazo, obrigatoriedade e multas
É fundamental esclarecer que a DIRF não acabou ainda. A DIRF 2025, relativa aos fatos geradores ocorridos em 2024, deve ter sido entregue, obrigatoriamente, até às 23h59min do dia 28 de fevereiro de 2025.
Quem deve declarar: Estão obrigadas todas as pessoas jurídicas e físicas que pagaram ou creditaram rendimentos sobre os quais tenha havido retenção do Imposto sobre a Renda na Fonte, ainda que em um único mês do ano-calendário, por si ou como representantes de terceiros. Isso inclui empresas que pagaram salários, pró-labore, aluguéis, royalties ou serviços profissionais.
Multas: A não entrega no prazo ou a apresentação com incorreções gera multa de 2% ao mês-calendário ou fração, incidente sobre o montante dos tributos e contribuições informados na declaração, limitada a 20%. A multa mínima é de R$500,00 para a maioria das empresas. Além disso, o prejuízo financeiro, a falta da DIRF impede que os funcionários recebam sua restituição de Imposto de Renda, gerando enorme desgaste no clima organizacional.
Por fim, essas exigências reforçam a importância de cumprir corretamente esta última entrega, especialmente no contexto da substituição da DIRF que entra em vigor a partir de 2025.
A substituição pelo eSocial e EFD-Reinf
A grande mudança estrutural ocorre para os fatos geradores a partir de janeiro de 2025. A Instrução Normativa RFB nº 2.096/2022 estabeleceu que a DIRF será substituída pela alimentação contínua de dois grandes sistemas:
- eSocial: Responsável por captar as informações de rendimentos do trabalho (salários, férias, 13º, rescisões) e suas respectivas retenções de IRRF. É aqui que o RH atua diretamente. Contudo, cada fechamento mensal e anual da folha no eSocial já está, na prática, “construindo” a declaração que substitui a DIRF.
- EFD-Reinf (Série R-4000): Focada nas retenções de IR, CSLL, PIS e COFINS sobre pagamentos a pessoas jurídicas e físicas sem vínculo empregatício (como aluguéis e serviços tomados). Essa parte geralmente fica a cargo do setor fiscal ou contábil.
Na prática, isso significa que a informação fiscal passa a ser mensal e definitiva. Se o RH enviar uma folha com erro de retenção em março de 2025, essa informação já estará na base da Receita. Contudo, não haverá mais a possibilidade de ajuste anual que muitos faziam na DIRF para corrigir erros dos meses anteriores. Assim, a correção precisará ser feita reabrindo a folha do mês específico no eSocial, o que é muito mais trabalhoso e visível para a fiscalização.
Essa nova dinâmica exige uma integração total entre o Departamento Pessoal e o Financeiro. O fato gerador do Imposto de Renda é o pagamento (regime de caixa), e não a competência. Portanto, a data exata do pagamento do salário informada no eSocial deve bater milimetricamente com a data da retenção e do recolhimento do tributo na DCTFWeb.
Para se aprofundar nas obrigações futuras, recomendamos a leitura do nosso e-book: Legislação de RH para 2026: o que muda e como se preparar com segurança.
Como preparar o RH para o fim da DIRF
Para garantir uma transição segura e evitar passivos, gestores de RH devem adotar algumas ações imediatas:
- Auditoria da DIRF 2025: Como esta é a última entrega anual, utilize-a para fazer um “pente fino”. Cruze os valores que serão informados na DIRF 2025 com o que já foi enviado ao eSocial durante 2024. Então, as inconsistências aqui são um sinal de alerta grave para o futuro.
- Revisão de Processos de Fechamento: O fechamento da folha não pode mais ser apenas operacional. Ele passa a ser um evento fiscal com impacto direto na conformidade. Por fim, estabeleça rotinas de conferência das bases de cálculo do IRRF antes do envio do evento S-1210 ao eSocial.
- Atenção aos Benefícios: Antes, a DIRF detalhava anualmente os planos de saúde e previdência privada. Agora, as empresas precisam informar corretamente os valores do empregado e dos dependentes nos eventos periódicos do eSocial. Os valores informados devem corresponder ao valor total da fatura relativa ao empregado, incluindo a parte custeada pelo trabalhador, ainda que integralmente, inclusive os valores relativos à sua co-participação. Erros aqui impactam diretamente a malha fina dos colaboradores.
- Integração com o Fiscal: O RH não pode mais trabalhar isolado. Assim, as retenções de autônomos e pagamentos judiciais precisam estar alinhadas com o que está sendo enviado na EFD-Reinf.
A tecnologia é a única forma viável de gerenciar essa complexidade. Então, contar com um software de folha de pagamento que valide nativamente as regras do eSocial e faça o cruzamento prévio das informações é vital para a segurança jurídica no RH.
O futuro da conformidade fiscal no RH
O fim da DIRF é um marco da transformação digital do fisco brasileiro. Para as empresas, o recado é claro: a era das correções retroativas acabou. Assim, entramos na era da conformidade em tempo real.
Empresas que ainda dependem de processos manuais ou sistemas legados terão dificuldades crescentes para manter a regularidade fiscal. A automação não serve apenas para ganhar produtividade, mas para garantir a integridade fiscal diante de uma fiscalização eletrônica cada vez mais eficiente.
O RH estratégico deve ver essa mudança como uma oportunidade de elevar a qualidade de seus processos, garantindo que a gestão de pessoas esteja em total compliance, protegendo a empresa e seus colaboradores.
Não corra riscos na transição da DIRF para o eSocial. Garanta a conformidade total da sua empresa com as soluções de folha de pagamento da LG lugar de gente. Nossa tecnologia está preparada para atender todas as exigências do novo cenário fiscal.
FAQ
Sim, a DIRF será extinta para fatos geradores ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2025. Isso significa que em 2026 não haverá mais a entrega da declaração anual referente ao ano de 2025. Porém, em fevereiro de 2025, ainda foi obrigatório entregar a DIRF referente ao ano-calendário de 2024.
A DIRF será substituída pelas informações enviadas mensalmente ao eSocial (para rendimentos do trabalho com ou sem vínculo empregatício) e à EFD-Reinf (para retenções sobre notas fiscais, aluguéis e outras naturezas).
O prazo final para a entrega da DIRF 2025, referente ao ano-calendário de 2024, foi às 23h59 do dia 28 de fevereiro de 2025.
Sim. Para o ano-calendário de 2024, a Receita Federal ainda exige a entrega da DIRF nos moldes tradicionais, mesmo que a empresa já esteja enviando dados ao eSocial. Assim, a dispensa só ocorre para dados gerados a partir de janeiro de 2025.
A empresa ficará sujeita a multa de 2% ao mês sobre o montante dos tributos informados, limitada a 20%, com valor mínimo de R$500,00. Além disso, a falta da declaração impede o processamento da declaração de Imposto de Renda dos funcionários, retendo-os na malha fina.
