Holerite digital: o que é e quais são as vantagens do documento eletrônico 

O holerite digital é um documento eletrônico cujo principal objetivo é aumentar a acessibilidade ao registro de pagamento dos colaboradores, trazendo mais praticidade e segurança ao dia a dia. 

Em comparação ao holerite físico, que depende de impressão, distribuição e controle manual – com risco de extravios e aumento de custos operacionais –, a versão online surge como uma alternativa mais econômica, sustentável e ágil para as organizações, sem perder validade jurídica nem transparência. 

Para compreender melhor o assunto, confira, neste artigo, o conceito e a base legal para o contracheque online, além das boas práticas para manter a segurança no holerite digital.

Principais aprendizados deste artigo

• O holerite digital consiste em um documento eletrônico que descreve o que compõe o salário dos colaboradores.
• O contracheque online pode ser acessado de qualquer dispositivo, desde que tenha acesso à internet, e apresenta informações como remuneração bruta, descontos, adicionais e benefícios corporativos.
• As leis trabalhistas não preveem a versão digital do holerite. Porém, a prática é legal, desde que as organizações informem os seus colaboradores e simplifiquem o acesso aos registros.
• Usar os documentos eletrônicos ajuda a aumentar a sustentabilidade no RH, reduzir os custos do departamento e ainda elevar a autonomia dos funcionários.
• Para manter a segurança da informação no holerite online, é importante contar com um sistema robusto e em conformidade com a LGPD, além de fazer auditorias para garantir o bom uso da plataforma.

O que é holerite digital?

É uma versão eletrônica do documento que comprova e detalha o pagamento aos colaboradores. O contracheque online, como também é conhecido, pode ser acessado remotamente de qualquer dispositivo conectado à internet. Sendo assim, faz com que seja mais acessível e prático para os colaboradores visualizarem a composição da sua remuneração.

Isso porque, assim como no modelo tradicional, o holerite digital permite conferir todas as informações relativas ao pagamento do salário, como remuneração bruta, valor dos descontos, benefícios, adicionais e a remuneração líquida.

É importante destacar que não existe um artigo na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) que trata especificamente do contracheque online. Porém, a atualização de 1997 do artigo nº 464 permite usar os recibos bancários como comprovantes de pagamento, desde que essa prática seja acordada previamente com os empregados e que o acesso aos documentos seja garantido. 

Este detalhe elimina a obrigatoriedade de os colaboradores assinarem o holerite no ato do recebimento. Portanto, o recibo digital de pagamento é considerado legalmente válido.

Entretanto, a organização deve comunicar à sua equipe e garantir que todos os funcionários tenham acesso ao documento virtual.

No texto a seguir, apresentamos uma lista com as principais vantagens do holerite digital para você compreender os motivos pelos quais vale a pena implementar essa solução na sua empresa.

Quais são as vantagens do holerite digital?

Para começar, temos o aumento da autonomia dos colaboradores, já que o acesso online ao contracheque reduz a dependência do RH. Afinal, eles não precisam solicitar com antecedência o documento nem se deslocar até o departamento para acessá-lo. Basta ter um dispositivo conectado à internet.

As demais vantagens envolvem:

• redução dos custos operacionais, primeiro, devido à diminuição no uso de papel; segundo, porque promove a liberação da equipe de RH para se dedicar a tarefas de maior valor estratégico, como definição de treinamentos corporativos;
• diminuição dos erros, principalmente no cálculo ou no preenchimento de algum dos campos do holerite;
• mais agilidade na entrega, pois os colaboradores não precisam esperar pela liberação do documento pela equipe de RH, visto que o registro fica disponível no sistema online;
• promoção da sustentabilidade, novamente, graças à economia nas impressões;
• aumento da transparência dos processos de RH relacionados ao pagamento, visto que os dados são facilmente acessados. Os registros ficam armazenados em nuvem, o que evita o seu extravio;
• melhora da experiência do colaborador, graças à agilidade e à praticidade proporcionadas pelo documento digital.

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Como manter a segurança no holerite digital?

A partir da adoção de um sistema que adere à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que dita como as informações que a empresa coleta devem ser processadas e armazenadas. Além disso, a plataforma que disponibiliza os holerites deve usar criptografia de dados.

Na prática, manter a segurança envolve a adoção de tecnologias que embaralham as informações para que somente os usuários credenciados possam visualizá-las, o que ajuda a impedir o acesso por pessoas não autorizadas.

A implementação da autenticação de múltiplos fatores, que faz com que os usuários precisem confirmar a sua identidade mais de uma vez durante o login, e o backup automático dos dados também são estratégias indispensáveis.

Outras boas práticas para garantir a segurança no holerite digital são fazer auditorias frequentes e oferecer treinamentos para orientar os colaboradores a respeito do bom uso da plataforma, como a necessidade de ter senhas fortes e atualizá-las regularmente.

Para finalizar este guia, apresentamos a seguir uma plataforma que permite oferecer o holerite online para os colaboradores com facilidade e segurança. 

Como oferecer o holerite online para os colaboradores?

Com o módulo Organizar e Operacionalizar da LG lugar de gente, seu RH tem acesso a soluções que simplificam a emissão, a gestão e o acesso ao holerite digital pelos colaboradores.

O módulo possui soluções de Autoatendimento e Autoatendimento Mobile que permite que os colaboradores acessem seu holerite digital a qualquer hora e lugar, por meio da web ou aplicativo. Também é possível fazer solicitações referentes a outros processos de RH com mais praticidade, como agendamento de férias, espelho de ponto, benefícios corporativos e mais.

Além disso, a LG lugar de gente também conta com a LiGiaPro, uma assistente virtual para RH alimentada com inteligência artificial generativa e integrada aos módulos da plataforma, que funciona 24/7 e interage de maneira empática com os usuários.

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