A auditoria na folha de pagamento é um processo indispensável para garantir a conformidade nas organizações, pois ajuda a reduzir riscos operacionais, como atrasos ou cálculos incorretos nos pagamentos. Uma pesquisa da Remote, 2024 State of Payroll Report, mostrou que cerca de 40% dos trabalhadores enfrentaram inconsistências nafolha de pagamento durante o último ano. Outro dado apontado é que quase 50% dos times de RH gastaram mais de 5 horas por mês só para consertar erros na emissão dos documentos.
O mesmo relatório indicou que os equívocos mais comuns envolvem deduções incorretas e pagamentos inferiores ao devido aos colaboradores.
Nesse contexto, a auditoria trabalhista se mostra uma forma eficaz de prevenir ou mitigar os impactos desses erros.
A seguir, explicamos a importância da auditoria na folha de pagamento e apresentamos um passo a passo prático para sua implementação.
Principais aprendizados deste artigo
- A auditoria na folha de pagamento engloba a revisão dos procedimentos que envolvem a emissão do documento para garantir que todos os dados e prazos estejam corretos e em conformidade com a legislação trabalhista.
- O processo faz a coleta e checagem de dados referentes aos salários, encargos, descontos e pagamentos de benefícios obrigatórios e facultativos, sendo uma prática essencial para a conformidade na folha de pagamento.
- A auditoria também verifica o controle de ponto para entender se o documento calculou corretamente as horas trabalhadas, o que inclui as horas extras e outros adicionais previstos em lei.
- Esta pode ser uma ferramenta estratégica para a gestão de RH, pois permite identificar erros e inconsistências que atrasam a emissão da folha de pagamento e aumentam os riscos trabalhistas, o que pode ajudar a fortalecer a confiança dos colaboradores na organização.
- Uma forma prática de otimizar a auditoria é automatizar a emissão da folha de pagamento para ter mais precisão e segurança.
O que é uma auditoria na folha de pagamento?
É uma ferramenta essencial para uma gestão de RH eficiente. Na prática, consiste na revisão sistemática dos registros das empresas relacionados à folha de pagamento. O objetivo é identificar procedimentos ineficientes ou inconsistências na emissão deste documento para, em seguida, otimizá-los. O processo verifica:
- encargos sobre a folha de pagamento;
- descontos obrigatórios e facultativos, como INSS e plano de saúde, respectivamente;
- benefícios corporativos;
- salários dos colaboradores;
- horas extras e adicionais, como de insalubridade e noturno;
- datas de pagamento;
- conformidade com as leis trabalhistas.
A auditoria na folha de pagamento pode ser feita internamente, quando executada pelo time de RH na própria empresa, ou externamente, com o apoio de uma equipe terceirizada.
Qual é a importância da auditoria na folha de pagamento?
Fazer auditorias frequentes na folha de pagamento é importante para manter a conformidade e a eficiência na emissão dos documentos e garantir que os processos estejam de acordo com as leis trabalhistas vigentes. Ressaltamos que o desalinhamento com essa legislação aumenta o risco para as organizações.
Não conformidades, por exemplo, podem causar problemas como o pagamento de multas e indenizações às partes lesadas, além de ampliar a exposição a passivos trabalhistas.
A pesquisa da Remote que apresentamos no início deste artigo mostrou ainda outra consequência de cometer erros na emissão da folha de pagamento: o prejuízo para a relação entre trabalhador e empresa.
Segundo o documento, 32% das pessoas perdem a confiança e 71% ficam com uma visão negativa sobre o empregador após receber uma folha de pagamento com erro.
Adicionalmente, a auditoria ajuda a melhorar a gestão de RH, afinal ela fornece dados essenciais para otimizar os processos internos e, assim, torná-los ainda mais ágeis e seguros. Por exemplo, permite definir prazos mais adequados para a execução de cada etapa, a fim de evitar atrasos.
Para aprofundar o tema, acesse também nosso guia com os 4 erros que o RH deve evitar ao emitir a folha de pagamento.
Quando fazer a auditoria na folha de pagamento?
Sempre que a empresa achar necessário revisar seus processos. Por exemplo, quando ocorrem alterações nas remunerações, como aumento do salário dos colaboradores, mudanças na estrutura de benefícios ou alterações nas leis trabalhistas. Entretanto, é interessante que a ferramenta seja usada de maneira periódica, como forma de prevenir ou identificar, logo no início, erros e inconsistências que impactam a conformidade na folha de pagamento.
Neste caso, é possível fazer uma auditoria trimestral com foco em um determinado procedimento, como o cálculo dos salários para assegurar a conformidade. Também é possível estabelecer uma rotina anual de revisão para fechar o ano fiscal com todos os processos conforme a legislação vigente.
Mas, além de entender quando fazer uma auditoria na folha de pagamento, é importante saber como executar o procedimento de forma estruturada e eficiente.
Como fazer uma auditoria na folha de pagamento?
“A execução da auditoria pode ser simplificada seguindo seis etapas principais: definição de objetivos e frequência das auditorias, coleta e análise das informações, comparação dos dados com os períodos anteriores, cumprimento dos prazos previstos na CLT, checagem das leis trabalhistas e a documentação das descobertas para análise futura.
Na prática:
- Passo 1: definir os objetivos e a periodicidade da auditoria. Por exemplo, reduzir os erros no cálculo dos salários por meio de um processo trimestral.
- Passo 2: coletar todas as informações necessárias para a emissão da folha de pagamento, como salários-base e salários líquidos, valor e quantidade das horas extras, registros do ponto, adicionais, encargos, descontos e benefícios previstos em política interna ou em lei.
- Passo 3: comparar os dados coletados no passo anterior com os documentos emitidos no período. A ideia é conferir se todos os registros usam as informações corretas, como as alíquotas aplicáveis para os descontos.
- Passo 4: verificar o cumprimento dos prazos de pagamento que, segundo o artigo nº 459 da CLT, devem ser feitos até o quinto dia útil do mês seguinte ao trabalhado, bem como a correta realização dos depósitos nas contas dos colaboradores.
- Passo 5: checar se houve quaisquer mudanças na legislação trabalhista a fim de manter a conformidade dos processos.
- Passo 6: documentar as descobertas, como erros operacionais ou inconsistências recorrentes. Em seguida, é importante propor soluções, como adotar uma plataforma para automatizar a folha de pagamento e, assim, evitar problemas no cálculo ou nas datas de emissão.
Após compreender a importância da auditoria na folha de pagamento e ver os principais passos para executá-la, é possível ir além e otimizar todo o processo com a ajuda da tecnologia. Veja como a LG lugar de gente pode ajudar.
Como a LG lugar de gente ajuda a manter a conformidade na folha de pagamento?
Para tornar os processos mais assertivos e facilitar auditorias, é essencial contar com um bom sistema de folha de pagamento, como a solução da LG lugar de gente. A plataforma conta com recursos avançados que permitem:
- calcular os salários, tributos e encargos automaticamente;
- atualizar os processos conforme as mudanças na legislação;
- manter a conformidade com as leis trabalhistas vigentes;
- eliminar erros manuais;
- integrar-se completamente com outros sistemas LG, como controle de ponto e autoatendimento.
Adicionalmente, com a solução da LG lugar de gente, você tem acesso a todos os dados de que precisa para fazer uma auditoria eficiente e rápida, apoiando uma gestão de RH mais estratégica e orientada à conformidade.
Conheça a plataforma completa da LG lugar de gente e veja como automatizar a folha de pagamento com mais segurança e conformidade. Fale com o nosso time comercial e solicite uma proposta personalizada.
FAQ: Principais perguntas sobre auditoria na folha de pagamento
Quais profissionais estão habilitados para realizar auditoria na folha de pagamento?
Os contadores das próprias empresas, pois já estão familiarizados com os processos internos e têm o conhecimento necessário sobre a legislação para identificar erros e inconsistências. Também é possível terceirizar a auditoria com a ajuda de um auditor trabalhista ou advogado especializado em Direito do Trabalho, especialmente em operações mais complexas ou com alto volume de colaboradores.
Quais são os erros mais comuns na folha de pagamento?
Pesquisas, como o relatório 2024 State of Payroll, mostram que os erros mais comuns na folha de pagamento são, por ordem de ocorrência:
- pagamento de um salário menor;
- descontos indevidos;
- pagamento com atraso;
- informação pessoal incorreta, como nome ou função do colaborador.
Como a tecnologia pode auxiliar na auditoria da folha de pagamento?
Facilitando a coleta e a análise das informações necessárias para auditar os documentos, como registros anteriores, alíquotas e legislação trabalhista vigente. Além do mais, os sistemas permitem automatizar os processos de emissão e armazenamento dos documentos, o que contribui diretamente para a conformidade na folha de pagamento e promove a redução dos erros manuais.
Qual é a frequência recomendada para realizar auditoria na folha de pagamento?
Depende dos objetivos da empresa. Caso haja um histórico de problemas, cálculo errado ou atrasos recorrentes, pode ser necessário verificar os documentos com mais frequência até que os processos sejam ajustados para manter a conformidade. Ainda assim, recomenda-se que a auditoria na folha de pagamento seja realizada, no mínimo, uma vez ao ano.
