O que é a digitalização do RH e por que é importante?

A digitalização do RH é um processo urgente que faz parte do fluxo natural de mudanças que já alcançaram a sociedade e todas as esferas da vida profissional.

Isso porque é uma maneira de trazer mais flexibilidade, autonomia, agilidade, experiência e personalização para o departamento de gestão de pessoas e, assim, aumentar a eficiência e a produtividade dos agentes humanos. 

O artigo a seguir se aprofunda neste assunto, com a explicação do que é a digitalização no RH, quais processos podem ser agilizados com o auxílio da tecnologia e como implementar essa estratégia na empresa. 

Principais aprendizados deste artigo

• A digitalização do RH consiste no uso de tecnologia para automatizar e, assim, reduzir o trabalho manual do departamento.
• O objetivo é garantir que os processos de RH sejam executados com mais precisão e agilidade, além de reduzir a sobrecarga sobre os profissionais. 
• Hoje, é possível digitalizar diversas tarefas, como recrutamento e seleção, onboarding e desligamento. 
• A tática tem impacto direto na produtividade e na experiência dos colaboradores, além de facilitar a previsão e a adequação às mudanças do mercado.

O que é digitalização do RH?

É o uso da tecnologia para otimizar processos que antes eram executados manualmente. O objetivo é fazer com que o RH se torne mais estratégico e sobretudo eficiente a partir da adoção de ferramentas que permitam automatizar e, assim, agilizar o trabalho dos profissionais de recursos humanos.

É importante ressaltar, no entanto, que a tecnologia deve ser um recurso humanizador na gestão de pessoas e não um substituto do capital humano. 

Viviane Lacerda, Diretora de Sucesso do Cliente da LG lugar de gente, defende que é possível que a digitalização do RH passe por diversas etapas, como atração e seleção, treinamentos, fechamento de folha e homologação. 

Por exemplo, em recrutamento “você pode inserir games para mapear as características comportamentais dos candidatos, depois de já ter analisado os requisitos”, comenta.

Digitalizar pode ser vantajoso

Lacerda também destaca as vantagens desse recurso para a área. “Entre 500 currículos, uma plataforma pode fazer o filtro dos 100 que correspondem àquilo que a vaga solicitou. Desses, 25 podem ter um alinhamento de valores com a organização. Quantos dias eu teria parado para mapear tudo isso manualmente? Esse candidato ainda pode ser admitido digitalmente. Desde a candidatura, começamos a tirar as barreiras de um processo burocrático e com muito mais certeza dos dados”, avalia.

Assim, não restam dúvidas de que as vantagens para a digitalização do RH são diversas. 

“Por meio do uso da tecnologia, nós conseguimos proporcionar uma melhor experiência para o candidato. Dessa forma, aumenta o engajamento com sua marca empregadora, para o RH, para o gestor que solicitou a vaga e para a área de departamento pessoal (DP), que vai admitir esses colaboradores de uma forma mais fluida, automatizada e simplificada. Logo esse profissional pode cuidar de outras atividades que geram resultados para o negócio”, completa.

É possível adotar essa estratégia em diversos processos de RH. Veja os principais no próximo tópico. 

Quais processos podem ser digitalizados no RH?

No geral, é possível digitalizar todas as etapas da jornada do colaborador na organização. Ou seja, desde o momento em que ele decide participar do processo seletivo até o desligamento da empresa, o que pode englobar os seguintes processos:

• recrutamento e seleção; 
• onboarding;
• desenvolvimento; 
• reconhecimento; 
• desligamento.

Veja mais detalhes.

Recrutamento e seleção

Há diversas maneiras de melhorar os processos de recrutamento a partir da digitalização. 

“Aquisição, atração, orçamentação da vaga, requisição, comunicação com o candidato, feedback sobre as fases, agendamento de exame médico, opção pelos benefícios, tudo isso e muito mais podem ser facilitados pelas soluções digitais”, explica Lacerda.

Um exemplo prático é o uso de inteligência artificial para triagem de currículos e agendamento automático de entrevistas, o que reduz o tempo de contratação sem abrir mão da qualidade da seleção.

Onboarding

Ao chegar na empresa, muitas vezes o colaborador está empolgado, mas, ao mesmo tempo, perdido em relação ao seu papel, à cultura da organização, às estruturas e ao funcionamento interno. Nesse aspecto, a digitalização do RH será fundamental. 

“No onboarding, podemos oferecer todos os treinamentos em uma plataforma de e-learning. A ambientação pode ocorrer de forma lúdica, online, com ganho de tempo. Assim, sempre que um colaborador entra, é possível fazer o mesmo onboarding de uma forma individualizada”, diz a especialista, que ainda sinaliza que, do contrário, essas atividades demandariam muito tempo da equipe.

Desenvolvimento

O desenvolvimento é um processo crítico para as empresas. Ainda mais quando se considera que esta não é uma fase passageira, com começo, meio e fim. 

Pelo contrário, a organização deve incentivar e oferecer os recursos para cada colaborador poder estar em constante crescimento, acompanhar e ser responsável pelos resultados da companhia.

A boa notícia é que grande parte da sequência de aprendizagem pode ser otimizada ao se tornar digital. “As avaliações, por exemplo, podem ser automatizadas. Claro que o conteúdo é desenvolvido por nós, pessoas, mas estamos falando de usar a tecnologia para facilitar processos”, recomenda Lacerda.

Além disso, as informações a respeito do colaborador vão ajudar a entender se houve sucesso em sua jornada e como fazer melhor em uma próxima vez. 

“Temos a possibilidade de dar feedback contínuo, fazer avaliações de competências, plano de desenvolvimento individual (PDIs), pesquisa de clima, o que nos ajuda a olhar para o todo de uma maneira justa. O profissional tem acesso a tudo de forma transparente. Portanto, falamos de ter exatidão de uma forma mais humana”, comenta.

Reconhecimento

Para manter as pessoas satisfeitas na empresa, Lacerda destaca que é preciso reconhecê-las sem injustiças e acompanhar seus passos de modo a não omitir conquistas importantes, desde sua candidatura até seu crescimento interno. Neste ponto, a digitalização do RH exerce um papel estratégico.

“As soluções digitais permitem ter tudo isso no mesmo lugar e usar as informações de modo que melhore os processos. Com o papel, não há essa visibilidade. Por meio de ferramentas, consigo olhar para os meus colaboradores, enxergar todos os critérios, saber onde colocar os investimentos em reconhecimento e promoção, mapear sucessão e tomar decisões”, elenca Lacerda.

Desligamento

O momento de desligamento do colaborador, seja por vontade própria ou decisão da empresa, também pode ser crucial para o aprendizado de ambos. 

Com os dados acumulados durante todo o seu tempo de trabalho, fica mais fácil dar um feedback genuíno, que levará a organização a entender seus pontos de melhoria e, ao mesmo tempo, ajudar o profissional em seus próximos passos.

“No momento em que a pessoa se desliga, o RH e o líder podem se preocupar em apoiar o indivíduo naquilo que ele tem de competências e habilidades e que pode usar para uma recolocação mais rápida. A gente precisa ter cuidado com as pessoas”, declara a gestora.

A seguir, explicamos qual é a importância da digitalização do RH nas empresas para destacar como esse processo pode impactar a produtividade e a eficiência do departamento.

Qual é a importância da digitalização do RH nas empresas?

A estratégia é relevante por:

• aumentar a eficiência organizacional, por reduzir os erros manuais; 
• elevar a produtividade, ao agilizar a execução de tarefas, como análise de currículos e monitoramento de desempenho; 
• melhorar a experiência dos colaboradores, especialmente devido à melhora dos processos e da comunicação entre departamentos; 
• previsão, mais precisa, de tendências.

Para Lacerda, a digitalização do RH não existe para suprir a falta de metodologias bem definidas, mas para ter mais agilidade e facilidade nas rotinas. Sobretudo aquelas que já fazem parte do seu setor, mas que demandam muito tempo e trabalho em sua execução. “É um equívoco pensar que a tecnologia vai resolver processos”, afirma.

Já Jéssica Martins, criadora da Metodologia Lean RH, explica que é por esse motivo que as plataformas tecnológicas surgem para humanizar ainda mais o RH. 

Ela exemplifica: “Tem gente que recebe 500 currículos para uma vaga e, definitivamente, não vai conseguir olhar para todos. Ou seja, como fica a sensibilidade desse processo? Cadê a justiça com todos que enviaram? A tecnologia nos permite olhar para todos da mesma maneira. Aí está a oportunidade de sermos mais compassivos”, completa.

Segundo Martins, com automação de processos de RH é possível proporcionar uma experiência diferenciada para quem quer fazer parte da organização. 

E assim, otimizar o trabalho de recursos humanos, para melhorar a aderência e dar a oportunidade para o RH trabalhar em outras atividades mais estratégicas para a empresa.

No próximo tópico, detalhamos como fazer a digitalização do RH em uma empresa em três passos.

Como fazer a digitalização do RH?

O passo a passo inclui:

1. Mapeamento dos processos de RH para detalhar o fluxo de tarefas atual e identificar oportunidades de melhoria;
2. Escolha de uma boa ferramenta de gestão de pessoas, o ideal é contar com sistemas que integrem diversas soluções, como folha de pagamento e análise de desempenho;
3. Migração dos dados, o que inclui os cuidados com a segurança das informações e a preparação da equipe de RH para usar as novas soluções.

Um conselho valioso das especialistas é não começar o seu processo de digitalização do RH em busca de resolver todos os aspectos da jornada do colaborador de uma só vez. 

O ideal é cada empresa entender o próprio contexto e as tarefas que mais demandam da gestão de pessoas hoje. Depois, terá chance de se familiarizar com as plataformas e observar, na prática, seus resultados.

Nesse momento, para Lacerda, será hora de ir além, com cautela em relação à tecnologia. 

“Não pensem que para dar esses passos e investir nas pessoas, na tecnologia, vai precisar ter um desembolso exorbitante. Comece por uma ação, uma atitude, uma pequena mudança. Com isso, vamos ter uma transformação de mentalidade para aquilo que é mais ágil e simples”, finaliza.

Como a LG Lugar de gente facilita a digitalização do RH?

Com um sistema que integra soluções do recrutamento ao desligamento. A plataforma da LG lugar de gente conta com agentes de IA inteligentes e capazes de executar tarefas complexas e de alto valor estratégico, como contato com os candidatos e colaboradores, interação via chat e processamento da folha de pagamento.

A solução ainda conta com a LiGiaPro, uma assistente com inteligência artificial no RH que funciona de maneira nativa nos módulos da plataforma, orquestrando diversos agentes digitais que automatizam rotinas do departamento.

Dessa maneira, a equipe de gestão de pessoas tem total controle sobre os processos de RH e ainda auxílio tecnológico para se tornar ainda mais eficiente e produtivo.

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