O que é e qual é a importância do orçamento de RH?

O orçamento de RH, atividade executada anualmente, é essencial para garantir a eficiência e a sustentabilidade do departamento de gestão de pessoas.

Na prática, consiste em um planejamento no qual é preciso detalhar as despesas para o próximo ano, o que inclui projeções de cenários para evitar imprevistos que comprometam a disponibilidade de recursos e os possíveis investimentos.

O resultado é um documento que deve ser monitorado e atualizado com frequência para manter-se atual e condizente com a realidade da organização.

Este artigo é um guia completo sobre o assunto, que explica não apenas o que é um orçamento de RH, mas também quais elementos o compõem e como elaborá-lo para a empresa.

Principais aprendizados deste artigo

• O orçamento de RH é o planejamento financeiro do departamento de gestão de pessoas. A ferramenta permite definir despesas e recursos para o ano seguinte e, assim, garante previsibilidade para o setor.
• O documento é composto pelos custos com mão de obra, como salários, benefícios, encargos e contribuições à Previdência Social e ao FGTS.
• Itens como o aumento salarial e a mudança no headcount, admissão ou desligamento de colaboradores também impactam a gestão orçamentária.
• Um dos principais desafios na elaboração do planejamento é a qualidade e a centralização dos dados. Para superá-lo, é essencial contar com uma ferramenta de RH integrada.

O que é orçamento de RH?

É um planejamento financeiro de RH que define os recursos, investimentos e despesas relacionados às atividades em um determinado período. No geral, consiste em um documento válido para o ano, pois, para o seguinte, é preciso considerar reajustes e os efeitos da inflação. Logo, é necessário rever todo o orçamento.

A gestão orçamentária é uma ferramenta essencial para ter um departamento funcional ao permitir que a diretoria, ou gerência, distribua corretamente os recursos disponíveis e faça ajustes pontuais ao longo do ano para evitar prejudicar as contas da organização.

Este planejamento é composto por diversos elementos. A seguir, detalhamos os diferentes itens do orçamento de RH e, na sequência, sua importância para a gestão de pessoas.

Quais são os principais itens do orçamento de RH?

Os principais são:

• custos relacionados à contratação de mão de obra;
• aumentos salariais;
• mudança na quantidade de colaboradores, seja para mais ou para menos;
• custos indiretos de RH, como pagamento de horas extras adicionais e a compra de equipamentos de proteção individual (EPIs) para uma equipe.

Apresentamos mais detalhes a seguir.

1. Custos com mão de obra

É importante lembrar que o custo com um funcionário não é composto apenas pela remuneração, mas também por encargos, benefícios e as despesas relacionadas aos processos seletivos e aos treinamentos.

Por esse motivo, é fundamental que a empresa esteja atenta às verbas variáveis, como horas extras, adicionais, comissões e gratificações que podem comprometer diretamente o cálculo do 13º salário, das férias e dos valores pagos à Previdência Social e ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS).

2. Aumentos salariais

Um grande erro na elaboração do orçamento de pessoal é não prever possíveis correções nos salários dos funcionários.Por exemplo, o orçamento deve considerar a data-base da categoria e os possíveis reajustes definidos em acordo ou convenção coletiva de trabalho. 

Geralmente, as empresas não possuem esses dados de antemão, mas precisam fazer um cálculo realista com base nos anos anteriores para não serem pegas de surpresa.

Além disso, também é necessário considerar promoções e aumentos espontâneos, que podem ser concedidos pelos gestores ao longo do ano para reconhecer e motivar seus colaboradores.

Também conhecido como ajustes positivos, esse tipo de alteração no orçamento de pessoal impacta diretamente o 13º salário e as férias.

Vale reforçar ainda que atualizações de vale-transporte, plano de saúde, vale-alimentação e outros benefícios também precisam ser contempladas nesse planejamento.

3. Mudanças no headcount

Qualquer movimentação futura deve ser prevista no orçamento de pessoal. Se em um ano é esperado que a empresa cresça 15%, faça alguma fusão ou contrate novos profissionais, por exemplo, é necessário antecipar esse aumento de vagas.

O contrário também acontece: se a organização for realizar desligamentos planejados, os custos com verbas rescisórias precisam estar na conta.

É importante destacar que cada verba rescisória possui regras próprias de cálculo, incidência e base remuneratória, que variam conforme a modalidade de desligamento, o contrato e a legislação aplicável. Entre os possíveis custos estão: 

• aviso-prévio trabalhado ou indenizado, quando aplicável;
  
• saldo de salário;
  
• férias vencidas acrescidas de um terço, quando houver;
  
• férias proporcionais acrescidas de um terço, quando devidas;
  
• 13º salário proporcional;
  
• depósitos de FGTS incidentes sobre as parcelas previstas na legislação;
  
• indenização de 40% sobre os depósitos do FGTS realizados durante o contrato, atualizados monetariamente e acrescidos dos respectivos juros, na dispensa sem justa causa.”

4. Custos indiretos

Além desses gastos, a empresa precisa se preparar para imprevistos, como necessidade de mais horas extras para um novo projeto, por exemplo.

A empresa pode adotar compensação de jornada ou banco de horas, desde que respeite os requisitos do art. 59 da CLT e as disposições do acordo ou da convenção coletiva aplicável. A forma do acordo e o prazo de compensação dependem do modelo adotado. 

Ou seja, pode utilizar o banco de horas como uma forma de aliviar o caixa da companhia.

Também podem surgir outros custos indiretos, como a compra de uniformes e novos equipamentos de proteção individual, que não podem ficar de fora do orçamento. Além do mais, existem os investimentos em capacitação e desenvolvimento de novos colaboradores, que devem estar no cálculo.

Vale ressaltar que os custos com turnover e absenteísmo também impactam o planejamento financeiro e, portanto, devem ser considerados na gestão orçamentária.

Em todo caso, é necessário destacar a importância do orçamento de pessoal para toda a empresa.

Qual é a importância do orçamento de pessoal para a empresa?

O orçamento garante a previsibilidade financeira do departamento. A gestão orçamentária permite prever todas as despesas e investimentos do período. Portanto, faz com que a equipe de RH atue de forma mais estratégica para manter as contas da empresa em dia e evitar problemas orçamentários, como cortes em áreas essenciais.

Outro ponto que merece destaque é que o planejamento financeiro garante que todas as necessidades do departamento sejam supridas, pois possibilita o controle total sobre os investimentos.

Para concluir, a prática é indispensável para avaliar o retorno sobre o investimento (ROI) das ações relacionadas à gestão de pessoas, como treinamentos, ao entregar visibilidade total dos gastos e dos possíveis rendimentos.

Porém, é necessário saber como planejar o orçamento de RH para que a ferramenta seja, de fato, eficiente.

Como planejar o orçamento de RH?

É necessário:

• identificar quais possíveis desafios a empresa pode enfrentar no próximo ano, para o qual o orçamento será válido;
• conhecer as tendências que podem impactar o RH;
• otimizar o orçamento de pessoal;
• defender, perante a liderança, a importância dos investimentos em gestão de pessoas;
• contar com um parceiro de tecnologia confiável.

Entenda melhor.

Identifique os desafios da empresa para o próximo ano

O primeiro passo é listar os objetivos da companhia e verificar como o RH pode contribuir para alcançá-los.

A partir daí, segue-se a checagem dos gaps da equipe, que podem impedi-la de alcançar as metas. Por exemplo, a empresa tem o conhecimento necessário? As soluções de tecnologia? O dimensionamento da equipe está correto?

Conheça as tendências de mercado que podem contribuir com o RH

Também é importante pesquisar sobre as inovações em tecnologia para RH e descobrir os benefícios que as novas ferramentas podem trazer para a empresa.

Neste ponto, é interessante observar se as soluções atuais da organização atendem às necessidades da cultura organizacional. Caso contrário, é preciso fazer uma pesquisa de mercado para estimar o investimento em seu orçamento.

Otimize o orçamento de pessoal

Ao automatizar o processo de orçamento de pessoal, com o apoio da tecnologia, o RH consegue planejar melhor e ainda fazer a simulação de cenários e cargos.

Adicionalmente, integrar o orçamento e a folha de pagamento permite fazer o acompanhamento de tendências de acordo com dados históricos da empresa.

Defenda a importância dos investimentos em gestão de pessoas

A intenção é mostrar aos líderes como as novas soluções podem otimizar a gestão de pessoas e dar mais autonomia para os gestores e colaboradores.

Para tanto, é necessário reunir informações sobre os benefícios de adotar soluções para RH e apresentar para o board como as ferramentas podem contribuir com os resultados do negócio. Tente estimar em números o retorno sobre o investimento (ROI).

Escolha um parceiro de tecnologia confiável

Avaliar os fornecedores de tecnologia para RH envolve todos os detalhes sobre as soluções, como as inovações, os aspectos técnicos, as integrações e o suporte oferecido.

Também é necessário verificar o modelo da infraestrutura tecnológica oferecida.

O ideal é buscar referências e recomendações de mercado. Por esse motivo, a preferência deve ser por empresas especializadas em tecnologia para RH. Isso porque quanto mais especializada, maiores são os esforços em acompanhar as tendências e oferecer inovações para a gestão de pessoas.

Após o planejamento, é essencial entender como fazer o orçamento de RH na prática.

Como fazer o orçamento de RH do zero?

O passo a passo engloba as seguintes tarefas:

1. Definir as premissas do orçamento;  
2. Estabelecer regras para o cálculo das despesas e investimentos;  
3. Revisar a quantidade de colaboradores;  
4. Elaborar diferentes cenários para se antecipar aos imprevistos;  
5. Integrar o planejamento com a folha de pagamento.

Veja mais detalhes.

1. Definir premissas

Para a especialista em gestão de pessoas e sócia da Elevare Soluções em Gestão, Renata Carvalho, é necessário identificar as premissas usadas na elaboração do orçamento, que “devem estar alinhadas diretamente ao planejamento estratégico da empresa”, comenta.

É importante lembrar que essa etapa contempla as variáveis que impactam o resultado. Por esse motivo, é essencial que esteja vinculada às outras áreas do negócio.

Por exemplo, se no ano seguinte a companhia pretende aumentar seu leque de produtos para o mercado, deve prever quantas horas extras serão demandadas aos colaboradores e, consequentemente, recalcular os demais benefícios.

2. Estabelecer regras de cálculo

Como será feito o cálculo do orçamento? Que agrupadores de operações financeiras serão usados? Todas essas são questões que impactam o cálculo orçamentário e, portanto, devem ser respondidas.

Segundo o Diretor de Produtos, Inovação e IA da LG lugar de gente, Marcello Porto, nessa etapa, as empresas precisam se atentar à manutenção das fórmulas utilizadas no plano de contas e nas regras de cálculo.

“Qualquer erro pode colocar as próximas fases em risco. Além do mais, a falta de integração com outras bases de dados que alimentam o plano de conta pode dificultar o processo”, explica.

Carvalho também concorda com ele e vai além: “O ideal é optar por um Orçamento Base Zero (OBZ) e construir o planejamento sem informações anteriores. Caso a companhia opte por utilizar dados históricos, é preciso garantir que essas informações estejam corretas, pois um erro que não foi visto no passado pode gerar problemas sérios de caixa no futuro”, completa o especialista.

3. Revisar o headcount

No orçamento de pessoal, o headcount diz respeito ao cálculo da quantidade de colaboradores efetivos, às vagas em aberto e ao aumento de quadro. Esse processo é necessário porque o custo relacionado à contratação de pessoas carrega outras despesas indiretas vinculadas a essa atividade.

Se a empresa contratar mais mão de obra, por exemplo, é preciso ter estação de trabalho, espaço, computador e benefícios a mais.

Portanto, Carvalho reforça que é necessário revisar o headcount, assim como os salários e benefícios concedidos pela empresa.

Outro ponto destacado pela especialista é a busca de alternativas para evitar as horas extras, como o banco de horas. “Elas continuam sendo as grandes vilãs na folha de pagamento”, destaca.

4. Elaborar vários cenários

Quando se fala em planejamento do orçamento de pessoal, nem sempre é possível que o documento seja 100% preciso. Entretanto, é fundamental realizar várias simulações, tendo em vista os principais cenários da organização.

Marcello Porto explica que essa ação é relevante, pois a empresa consegue visualizar como as movimentações, desligamentos, reajustes, incorporações salariais, dentre outras ações, impactarão o resultado final.

“Também é importante lembrar de incluir no orçamento os cargos e centros de custo que não existem hoje, mas que a empresa planeja criar no ano seguinte”, pontua o diretor.

5. Integrar a folha de pagamento

Porto destaca ainda que é imprescindível que os dados da folha de pagamento conversem com a área de orçamento de pessoal.

“Dessa forma, a empresa consegue fazer simulações, bem como o planejamento e acompanhamento dessa tarefa com informações sólidas e confiáveis, evitando que o trabalho seja feito tendo por base fatos desatualizados ou apenas médias”, comenta.

Ainda sobre a importância dessa integração, Marcos Matheus, Gerente de Remuneração e Benefícios da VLI, cliente da LG lugar de gente desde 2014, conta que a empresa utilizava uma ferramenta desenvolvida internamente.

No entanto, segundo o gerente, a solução não apresentava todas as funcionalidades necessárias para executar o processo na organização.

“A ferramenta gerava uma demanda operacional muito grande e não apresentava facilidades, como a rapidez na geração dos cálculos e a precisão das informações, uma vez que não era integrada diretamente ao sistema de folha de pagamento”, ressalta ele.

Além de seguir o passo a passo para elaborar um bom planejamento financeiro, é importante que os responsáveis pelo documento fiquem atentos aos possíveis erros no orçamento de RH que podem prejudicar toda a execução.

Quais são os principais erros no orçamento de RH e como evitá-los?

Os principais são considerar apenas o salário dos funcionários no planejamento e não antecipar possíveis cenários que afetem o orçamento, como crises. Outros erros comuns são não ter uma boa estratégia para seguir o documento ao longo do ano e ignorar a necessidade de adotar ferramentas tecnológicas.

Entenda melhor.

1. Considerar apenas o salário do funcionário

Além do valor pago mensalmente ao colaborador, é preciso considerar uma série de variáveis que compõem o orçamento de pessoal, como os benefícios ofertados aos funcionários.

Para o consultor de RH e diretor executivo da Avante, Milton Marinho, além do mais, é necessário pensar no futuro e nas diversas situações problemáticas que a empresa pode enfrentar e assim prever estratégias. A “ciência de decisão permite que a gente consiga se antecipar”, conclui.

2. Não antecipar cenários

Marinho pontua que, com a crise de Covid-19, os profissionais se tornaram mais minuciosos em relação ao amanhã. “A pandemia nos colocou mais estrategistas na análise do futuro. Eu acho que é uma competência que a gente não pensava que era tão importante”, afirma.

O consultor salienta que as empresas costumam definir um budget apertado durante o planejamento para o ano seguinte e que a pandemia nos mostrou que é essencial colocar uma margem para prever despesas inesperadas.

“O orçamento deve considerar tudo o que pode se colocar diante de nós, permitindo que existam mecanismos de antecipação para problemas futuros”, assegura.

3. Não apresentar boas estratégias

Uma das dificuldades do RH é defender o orçamento de pessoal para o board das empresas.

Para superar esse desafio, Marinho afirma que é preciso encarar a alta administração da companhia e surpreendê-la com boas estratégias e objetivos para justificar os investimentos.

Ele sugere que o RH surpreenda o board com um planejamento bem estruturado. “A surpresa precisa vir motivada por informações, dados, análises, estratégias compromissórias e, mais que tudo isso, informações de qual será o retorno do investimento”, garante.

4. Não investir em transformação digital

Quais ferramentas oferecem a possibilidade de reconhecer predições de cenário? Quais mostram o quanto foi gasto com benefícios no ano passado? E qual seria a previsão em um diálogo com a área de suprimentos ou com o financeiro?

Esses são alguns questionamentos levantados pelo Consultor de Recursos Humanos e Diretor Executivo da Avante para começar a discussão sobre a transformação digital.

Adicionalmente, ele reconhece que soluções digitais podem fazer uma grande diferença no resultado da empresa. “As ferramentas de base tecnológica são o apoio indispensável e indissociável da melhor estratégia”.

Marinho considera que a tecnologia ajuda a garantir boas argumentações. “Trabalhar planejamento e orçamento de RH para o ano posterior envolve, sim, obrigatoriamente, ampla comunicação e reconhecimento de dados. Ser um proponente tecnológico é da natureza de uma gestão de pessoas qualificada”, aponta.

Além de atenção aos erros, é importante compreender que existem alguns desafios que devem ser superados para um orçamento de RH eficiente.

Quais são os desafios da gestão orçamentária?

Os principais são a falta de previsibilidade dos fatores que impactam o planejamento financeiro, como as taxas de absenteísmo e turnover, o que pode atrapalhar a elaboração do orçamento para o ano seguinte. Dados descentralizados e falta de alinhamento interno também afetam negativamente o processo.

Anete Castro, diretora administrativa financeira e diretora de RH da LG lugar de gente, afirma que muitas companhias ainda arriscam ter os resultados financeiros afetados por erros no planejamento orçamentário de pessoal devido à falta de informações confiáveis.

“Geralmente o orçamento é feito manualmente ou em sistemas genéricos. É comum que a pessoa responsável por fechar os cálculos se perca na hora de consolidar os dados. Isso porque ela recebe inúmeras versões de cada área por e-mail e precisa validar e consolidar a atividade manualmente”, destaca.

A diretora ressalta que o orçamento de pessoal feito em planilhas ou em sistemas não especializados, além de não apresentar dados precisos, demanda mais esforços.

“Sem uma ferramenta adequada, gerentes e diretores precisam dedicar horas para preencher os arquivos. Cada análise de cenário acaba se tornando um trabalho muito grande. Por exemplo, para analisar se será concedido um dissídio de 5% com aumento de salário ou um dissídio de 10% sem aumento de salário, pode ser necessário fazer quatro planilhas diferentes. Sendo que as pessoas envolvidas poderiam estar fazendo atividades mais estratégicas”, detalha.

“Sem o planejamento de custos com o capital humano, a autorização de investir ou não em determinado tema ou conceder uma promoção, por exemplo, geralmente fica centralizada em uma única pessoa, como o dono ou presidente da empresa. Isso faz com que as escolhas sejam feitas de forma pessoal sem nenhuma análise da real situação financeira da organização. O que é um risco para a própria subsistência da companhia”, destaca a diretora.

Como ter um orçamento de pessoal confiável?

É importante envolver todos os departamentos da empresa no processo de elaboração do planejamento de custos com o capital humano, uma vez que cada gestor consegue ter uma visão diferente do que é necessário para que seu departamento continue a apresentar bons resultados. Portanto, deve ser um esforço conjunto.

“A informação completa só será finalizada se as áreas participantes enviarem seus dados. Desse modo, é preciso deixar os gestores por dentro do processo”, argumenta Castro.

Por isso, segundo a especialista, é importante contar com o apoio de uma solução específica para essa atividade.

“Com a ferramenta adequada, é possível fazer um orçamento de pessoal preciso, pois ele extrai provento por provento (salário, plano de saúde, férias, FGTS etc.) diretamente da folha de pagamento, sem riscos de erros por informações imputadas manualmente. E permite acompanhar o Orçado x Realizado para que os gastos não interfiram na lucratividade da empresa”, finaliza a diretora.

Ainda neste tema, é importante ressaltar que a automação do orçamento de RH pode ajudar a obter dados mais confiáveis e agilizar os cálculos e as projeções de cenários a partir da análise de dados de sistemas integrados. 

Como promover a automação do orçamento de RH?

A partir de tarefas como:

• integração do software de RH ao sistema financeiro para garantir o acesso aos dados essenciais para a elaboração do orçamento;
• adoção de ferramentas que calculam de forma autônoma os custos dos funcionários;
• uso de plataformas de People Analytics para prever cenários.

Em relação à tecnologia para orçamento de pessoal, é preciso considerar alguns fatores, como os apresentamos a seguir.

Como escolher uma boa tecnologia para orçamento de pessoal?

Considerar fatores como a simulação de cenários e cargos, a projeção de tendências para o futuro e a integração com a folha de pagamento. Outros elementos essenciais em um bom software de RH são a descentralização do orçamento de pessoal e a flexibilidade da plataforma.

Entenda melhor.

1. Simulação de cenários e cargos

Segundo Marcello Porto, essa funcionalidade permite que o usuário da ferramenta analise as variáveis de custo previamente e seu reflexo no resultado da empresa.

O recurso é fundamental, pois permite que a organização consiga visualizar como as movimentações, desligamentos, reajustes, incorporações salariais, dentre outras ações, impactaram o resultado.

Outra característica de um software ideal é a possibilidade de incluir no orçamento os cargos e centros de custo que não existem hoje, mas que a empresa planeja criar no ano seguinte.

2. Forecast e tendências

Outro ponto fundamental de um sistema de orçamento de pessoal é se o sistema permite que o usuário confronte o orçado vs. o realizado. Para tanto, é necessário que o software seja integrado à folha de pagamento, já que os dados são extraídos de lá.

Com essa funcionalidade, é possível fazer o cálculo de tendências com base nas informações atualizadas da folha de pagamento.

O recurso possibilita ao operador confrontar os dados orçados e antecipar os possíveis desvios de orçamento, assim como permite que os gestores corrijam ajustes necessários antes que eles tenham consequências mais sérias.

“O acompanhamento de tendências permite que a empresa tome, em caso de alterações, ações de correção, o mais cedo possível, evitando o estouro do orçamento previsto e consequentes prejuízos nos resultados”, destaca Porto.

3. Integração com a folha de pagamento

O Diretor da LG ressalta ainda que é imprescindível que os dados da folha de pagamento conversem com a solução de orçamento de pessoal.

“Dessa forma, a empresa conseguirá fazer simulações, bem como o planejamento e acompanhamento dessa tarefa com informações sólidas e confiáveis, evitando que o trabalho seja feito tendo por base fatos desatualizados ou apenas médias”, completa.

4. Orçamento de pessoal colaborativo

Porto pontua que o uso de uma ferramenta de automatização permite a descentralização do orçamento de pessoal e garante que as regras estabelecidas na criação do orçamento sejam cumpridas.

Dessa forma, o gestor não terá liberdade para alterar qualquer parâmetro estabelecido pela governança da empresa, oferecendo assim ganhos de compliance e produtividade.

“Essa funcionalidade encurta o processo, facilita o engajamento dos envolvidos na orçamentação e traz segurança, visto que eles trabalham com dados sólidos e automatizados, eliminando todo o risco do trabalho manual ou em sistemas genéricos”, reforça.

5. Flexibilidade

Diferente do modelo de regras de cálculos tradicionais de sistemas de orçamento corporativo, o módulo de orçamento de pessoal precisa ter máquinas de cálculo extremamente flexíveis, que permitam simulações de cenários altamente complexos.

“A complexidade de cálculos de simulação de orçamento de pessoal, considerando as regras nacionais, faz com que ferramentas de orçamento corporativo sejam inviáveis para esse fim”, comenta Marcello Porto.

Para concluir este guia, o próximo tópico traz as funcionalidades e diferenciais das soluções da LG lugar de gente e seu papel na gestão orçamentária do RH.

Como a LG lugar de gente ajuda na elaboração do orçamento de RH?

Com as soluções da etapa Planejar e Estruturar que:

• centraliza o planejamento de headcount e encargos;
• simula cenários estratégicos com agilidade, devido à integração com o People Analytics;
• calcula automaticamente os encargos e provisões;
• compara em tempo real o que foi planejado com o que foi realizado.

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