Automação do RH: o que é e qual o impacto nas empresas?

Reduzir as demandas operacionais, melhorar a experiência dos colaboradores e ter mais tempo para investir em tarefas estratégicas são alguns dos objetivos do departamento de RH que, muitas vezes, não se concretizam devido à falta de ferramentas. Por esse motivo, a automação do RH tem se mostrado uma solução eficaz para tornar os processos mais ágeis e simples.

E a verdade é que muitas corporações já estão cientes desse fato. Dados do Grand View Research indicam que o mercado de plataformas de RH com recursos de automação deve crescer cerca de 12% ao ano até 2030.

Já outro estudo, também do Grand View Research, aponta que o segmento de inteligência artificial para RH, muito usado na automatização de processos, deve registrar uma expansão anual de aproximadamente 25% até 2030.

Em todo caso, ao levar tecnologia e inovação para a gestão de pessoas, é possível reduzir burocracias e aumentar a eficiência das atividades. Esse avanço permite que a área cuide ativamente da experiência do colaborador, da marca empregadora e atue para alcançar mais produtividade para a empresa.

No artigo a seguir, apresentamos um guia com todas as informações essenciais sobre automação de tarefas repetitivas no RH, desde o conceito até a indicação de uma solução que facilita a adoção dessa prática nas empresas. 

Principais aprendizados deste artigo

• O uso da automação no RH depende de tecnologia especializada que simplifica a execução das tarefas de gestão de pessoas.
• Entre os processos automatizáveis com a adoção de ferramentas especializadas estão recrutamento, admissão, onboarding, cálculo da folha de pagamento e controle de ponto.
• Entre os benefícios da automação, destacam-se a melhora da experiência do colaborador, a redução de custos e de erros operacionais.
• Os recursos de inteligência artificial no RH viabilizam uma automatização mais fluida e eficiente, ampliando a capacidade de atuação estratégica da área..
• Para garantir a transformação digital do RH por meio da automação, é importante mapear os processos, escolher uma boa ferramenta, fazer testes e capacitar a equipe.

O que é a automação do RH e por que é essencial para as empresas atuais?

É o uso de tecnologia para automatizar e simplificar as tarefas relacionadas à gestão de capital humano. A implementação dessa prática envolve a adoção de um software especializado para otimizar processos, como:

• recrutamento e seleção;
• admissão;
• integração de novos colaboradores (onboarding);
• gestão de desempenho;
• avaliação de competências;
• folha de pagamento;
• gestão de benefícios;
• People Analytics;
• gestão de ponto;
• saúde e segurança do trabalho;
• desligamento.

Vale ressaltar que a automação do RH é uma necessidade real das empresas, pois é necessário manter um ritmo de entregas acelerado para manter a competitividade e, assim, preservar o engajamento e a satisfação dos colaboradores.

Outro ponto é que, segundo pesquisas da McKinsey, a inteligência artificial (IA) pode automatizar até 45% das atividades de trabalho, o que liberaria as equipes humanas para priorizar ações mais complexas e de maior valor estratégico.

Portanto, a automatização ajuda a reduzir a sobrecarga do time de colaboradores. Para aprofundar o tema, explicamos a seguir como funcionam as ferramentas de automação de RH e de que forma podem ser usadas na prática.

Como as ferramentas de automação de RH funcionam e o que fazem?

A automação da gestão de pessoas funciona por meio da integração de diversos sistemas de RH, como recrutamento e seleção, gestão de benefícios corporativos e folha de pagamento. Essa centralização dos dados permite que as ferramentas criem processos automatizados e estabeleçam um fluxo de trabalho integrado entre as diferentes áreas.

Dito isso, é importante entender que existem variadas maneiras de otimizar os processos de RH em uma organização. Dentre as principais, destacam-se:

• autoatendimento para os colaboradores;
• matching de candidatos;
• chatbots para responder dúvidas;
• digitalização dos processos de contratação e de admissão digital de colaboradores;
• ferramentas de People Analytics de RH para análise de dados;
• inteligência artificial;
• plataformas de treinamento online.

Com o apoio dessas ferramentas, é possível reduzir a sobrecarga operacional do RH, otimizar o desenvolvimento, melhorar a experiência e o engajamento dos colaboradores e dar mais autonomia para os gestores, dentre outros benefícios.

Esses resultados decorrem de um processo de digitalização, que torna os processos mais ágeis e integrados. 

A LG lugar de gente conta com a LiGiaPro, assistente digital de RH com inteligência artificial, que interage em tempo real com os colaboradores e oferece informações de autoatendimento, como recibos, informe de rendimentos e programação de férias.

Estes recursos contribuem para a autonomia do colaborador e melhoram a experiência proporcionada pela empresa, já que o profissional não depende do gestor ou do RH para ter acesso a informações importantes. Adicionalmente, a ferramenta libera o tempo do RH para que a área priorize ações estratégicas.

No próximo tópico, detalhamos os principais benefícios da automação do RH para demonstrar o impacto positivo dessa prática nas empresas.

Quais são os benefícios da automação do RH?

Os principais são o aprimoramento da eficiência operacional no RH, a redução de erros, a melhoria da experiência do colaborador, a possibilidade de tomar decisões baseadas em dados, a conformidade com as leis do trabalho, a economia de custos e a melhora dos resultados de negócios.

Veja mais detalhes nos próximos tópicos.

1. Melhora da eficiência operacional

A área de gestão de pessoas exerce um papel primordial no desenvolvimento e sustentabilidade dos negócios. E para Amaro Augusto, executivo de Tecnologia da Informação na Solar Coca-Cola, empresa com 16 mil funcionários, o investimento na digitalização do RH é essencial para melhorar a qualidade dos serviços oferecidos aos clientes.

Isso porque a automação do RH contribui para simplificar e agilizar os processos e atividades relacionados ao gerenciamento de pessoal. Com isso, é possível economizar tempo e recursos e aumentar a produtividade no RH.

Geraldo Nepomuceno Júnior, consultor de RH da Oi, conta que no seu trabalho há uma constante busca pelo “novo”.

Essa corrida reflete em formas inovadoras de condução de projetos e viabiliza o aproveitamento de todos os benefícios que a tecnologia pode oferecer para a gestão de pessoas. “Com isso, dentro da nossa célula, nos reinventamos enquanto um time de desenvolvimento”, garante.

O profissional revela que, no último ano, em que todos tiveram que adotar o home office praticamente de um dia para o outro, foram exigidas mudanças na Célula de Otimizações e Soluções. Segundo ele, ter os processos de gestão de pessoas automatizados foi determinante nesse momento.

“Com a equipe de TI atuando para possibilitar o trabalho remoto a todos os colaboradores, tivemos que adaptar processos e documentos para propiciar a obtenção de assinaturas eletrônicas por parte de nossos funcionários. Além disso, foi necessário acelerar a virtualização de atividades importantes, que ainda não estavam otimizadas”, afirma ele.

2. Redução de erros

Outra vantagem é a redução da possibilidade de erros humanos, que podem ocorrer em processos manuais. Como resultado, há menos retrabalho e menos tempo gasto na correção de erros.

Uliana Prado, Diretora de Gente e Cultura da Tahto, reforça essa vantagem. “Toda a tarefa de rotina fica com a tecnologia, reduzindo o nível de erros e classificando melhor o colaborador. Isso permite um RH que seja mais colaborativo para o negócio”, destaca.

No vídeo abaixo, trouxemos o case de sucesso da Tahto. 

3. Melhor experiência do colaborador

A automação do RH também possibilita uma melhor experiência para os colaboradores. Isso porque eles passam a acessar informações e gerenciar seus benefícios com mais facilidade e autonomia, o que contribui para aumentar a satisfação e o engajamento da equipe.

A propósito, esse efeito é comprovado pela conquista relatada por Wainer Alberto, Gerente de Administração de Gente da Tahto.

“Nossos processos eram todos manuais, morosos e bem difíceis, o que resultava em uma experiência do colaborador péssima. Então, nosso principal objetivo foi melhorar essa experiência e, como resultado desse processo, pelo segundo ano consecutivo, conquistamos o selo ‘Melhores Empresas para Trabalhar’ do Great Place to Work”, destaca o gerente.

Outro ponto é que automatizar processos fortalece o relacionamento entre os funcionários e a companhia, segundo Nepomuceno.

“A automação, feita de forma consciente através do desenvolvimento de workflows, melhora a entrega de produtos e serviços de gente aos colaboradores. Isso melhora a experiência dos funcionários e fortalece a cultura de autoatendimento e agilidade”, reforça o especialista.

Dois exemplos da contribuição dessa prática para a experiência são a automação de folha de pagamento, que reduz a incidência de erros e atrasos no processamento do documento, e a triagem de currículos, para otimizar a jornada do colaborador desde os primeiros contatos.

4. Decisões com base em dados

Ao automatizar os processos de RH, há a coleta e a possibilidade de análise de dados em tempo real.

Para Felipe Azevedo, presidente da LG lugar da gente, as oportunidades são enormes. “O grande desafio é saber por onde começar e conhecer ‘sua dor’. As empresas têm um conjunto de dados muito grande, então é preciso consolidá-los e tê-los de forma assertiva, em tempo real, para ajudar na melhor tomada de decisão”, destaca.

Já Nepomuceno explica que a opção pelo workflow oferece o apoio necessário para que os colaboradores possam alcançar o máximo de seu potencial.

“Entendo o Workflow como um forte aliado da área de Gente e Gestão, apoiando a automação de seus processos, tendo uma relação muito direta com as atividades mais operacionais. A partir da flexibilidade e capilaridade e sua ligação com a base de colaboradores, tem um potencial enorme de atuação nas frentes mais estratégicas da diretoria”, revela.

Ele acredita que, sem a plataforma, a empresa ainda teria uma rotina com muito esforço operacional, sem a otimização de recursos e de tempo e, por isso, com menos resultados para o negócio e seus trabalhadores.

Ainda segundo o especialista, automatizar processos de gestão de pessoas permite que as decisões da empresa sejam baseadas em informações precisas, já que é possível descartar suposições que tornam os fluxos mais lentos e produzem menos resultados.

“A utilização de ferramentas como o workflow viabiliza o acesso a informações relevantes para, em conjunto com outras ferramentas como BI e o Analytics, embasar a tomada estratégica de decisões, baseada em informações precisas”, afirma Nepomuceno.

5. Conformidade com as leis e regulamentos

As normas e regras trabalhistas brasileiras são complexas. Por esse motivo, Sátilla Silva, Gerente de Planejamento na LG lugar de gente, ressalta a importância de contar com um sistema que asegure esse processo.

“Dados errôneos impactam o compliance das organizações. Para mitigar riscos e prejuízos, as empresas devem contar com soluções de RH confiáveis, atualizadas e totalmente adequadas à legislação”, recomenda.

Ou seja, com o parceiro ideal, a automação pode ajudar a garantir que a organização esteja em conformidade com as leis e regulamentações trabalhistas para evitar penalidades e multas.

As soluções da LG lugar de gente, por exemplo, são totalmente adequadas à legislação e ao eSocial. Desde 2010, a empresa contribui com o projeto e participa do grupo piloto do governo federal. Além disso, investiu mais de 200 mil horas no desenvolvimento e atualização de seus sistemas para se adequar ao projeto.

6. Economia de custos

A automação também ajuda a reduzir os custos operacionais do RH ao eliminar as tarefas e os erros manuais que demandam tempo e esforço. Com menos trabalho operacional, a equipe pode se concentrar em atividades de maior valor, como o desenvolvimento de talentos de acordo com as estratégias do negócio.

Se por um lado a presença cada vez mais significativa de máquinas no ambiente de trabalho ainda gera receio dos trabalhadores, Mirela Siani, executiva de Inovação e Tecnologia da Vale, explica que a realidade está longe de ser uma ameaça aos profissionais.

“Temos que pensar que tecnologia e pessoas estão totalmente juntas, pois a tecnologia tem um limite. As qualidades do ser humano são totalmente essenciais, então, quando falamos de machine learning, por exemplo, ele não atua sozinho. Para eu poder trazer uma análise avançada, para fazer com que a máquina me mostre os dados, eu tenho que ensiná-la. Quanto mais eu fizer isso, mais ela vai me trazer resultado”, exemplifica.

7. Melhora dos resultados

Para finalizar a lista de benefícios da automação de tarefas repetitivas no RH, é relevante considerar que a aplicação de soluções capazes de automatizar processos, especialmente na gestão digital de pessoas, pode ser o caminho para melhorar os resultados.

Isso porque essas ferramentas tendem tanto a aumentar a qualidade e a velocidade das rotinas como a reduzir erros.

Para Siani, o reflexo não se resume ao desempenho dos softwares e influencia também o rendimento dos profissionais envolvidos. Segundo ela, a inovação oriunda da transformação digital traz consigo uma mudança de mindset.

“Eu vejo esse movimento como um mix de várias coisas acontecendo ao mesmo tempo. Em termos de soluções inovadoras que temos que trazer e da forma como devemos começar a trabalhar, em um modelo mais ágil, onde se aplica mais a colaboração”, avalia.

Em resumo, a automação de processos de recursos humanos é uma prática essencial para que as organizações possam ter uma gestão mais eficiente e estratégica do capital humano.

Em um mercado cada vez mais competitivo, essa prática representa uma vantagem para as empresas, que precisam acompanhar as tendências e inovações tecnológicas para se manterem relevantes e eficientes.

Listados os benefícios, o próximo tópico é dedicado a explicar o impacto da inteligência artificial no RH para automatizar os processos.

Qual é o impacto da inteligência artificial no RH?

A inteligência artificial transforma a gestão de RH ao torná-la mais estratégica. Profissionais e líderes passam a compreender a área além do papel operacional. O departamento deixa de focar apenas em rotinas, como a folha de pagamento, e assume um papel central na experiência e na satisfação dos colaboradores.

E muitos já perceberam esse potencial. De acordo com o Talent Trends 2025 da SHRM, 43% das organizações já utilizam IA em tarefas de RH, o que representa um avanço expressivo em relação aos 26% registrados no ano anterior. Além disso, três em cada quatro profissionais acreditam que a IA serve para ampliar, e não substituir, a inteligência humana nos processos internos. 

Os resultados práticos dessa adoção são expressivos: 

• 88% das empresas que adotam IA relatam redução na duração dos processos seletivos;
• 51% registram aumento na eficiência dos programas de treinamento; 
• 44% identificam melhoria no engajamento com as capacitações; 
• 35% alcançam redução nos custos de recrutamento e 33%, nos custos de desenvolvimento de talentos. 

Para finalizar este tópico, dados de uma pesquisa da McKinsey indicam que 92% das corporações planejam aumentar os investimentos em IA nos próximos três anos, o que só reforça o impacto positivo dessa tecnologia.

Para manter a empresa atualizada, é necessário entender como automatizar os processos de RH, com os passos que detalhamos no próximo tópico.

Como automatizar os processos de RH?

O primeiro passo envolve o mapeamento dos processos de RH para mostrar as particularidades e necessidades da corporação. Em seguida, é necessário:

• escolher e implementar uma ferramenta de automação;
• testar a plataforma antes de fazer a liberação para o resto da equipe;
• preparar os colaboradores para usar os novos recursos;
• monitorar e otimizar para assegurar que o sistema esteja sempre atualizado.

Veja mais detalhes a seguir.

Passo 1: mapear os processos de RH

O mapeamento engloba a documentação dos fluxos de atividades de todos os processos de RH que serão automatizados. Para simplificar o entendimento, o objetivo é identificar as tarefas, seus responsáveis, prazos, ordem de execução e possibilidades de melhoria.

Por exemplo, mapear a folha de pagamento pode envolver a coleta de dados, a validação das informações, o cálculo das remunerações e o envio dos comprovantes ao eSocial.

Nesse contexto, a automação pode ser aplicada em todas as etapas, uma vez que as ferramentas podem processar os dados em segundos e reduzir os erros.

Passo 2: escolher e implementar uma ferramenta de automação

É preciso adotar uma plataforma de automação do RH para colocar essa estratégia em prática. Ao procurar por soluções, o ideal é optar por sistemas que forneçam a integração completa da jornada do colaborador.

Em outras palavras, sistemas que conectam toda a jornada desde a admissão até o desligamento. Assim, é possível automatizar todo o percurso que os profissionais percorrem na empresa.

Adicionalmente, é recomendável verificar quais recursos de segurança o software emprega: os mais relevantes são criptografia e autenticação de múltiplos fatores, bem como o nível de suporte oferecido aos clientes.

Passo 3: testar a plataforma

Após escolher uma ferramenta para promover a transformação digital no RH, é necessário criar um fluxo de tarefas, com a descrição de todos os processos a serem automatizados. Por exemplo, prazos, o que deve ser feito, a partir de quais gatilhos, as equipes responsáveis e quem acionar em caso de erro.

Em seguida, esse fluxo de trabalho é testado. A ideia é colocá-lo para funcionar como se o processo já estivesse em operação. O objetivo é verificar se as tarefas foram executadas corretamente e com fluidez e corrigir quaisquer erros que surjam ainda no início.

Passo 4: preparar os colaboradores

Antes de liberar o software de automação para uso, a equipe de RH deve ser preparada para utilizar seus recursos. Por esse motivo, é importante oferecer treinamentos com materiais que orientem o uso da ferramenta e evidenciem a importância estratégica da mudança.

Ao mesmo tempo, é recomendável manter canais diretos, preferencialmente com o suporte da plataforma, que possam ser acessados pelos colaboradores em caso de dúvidas ou problemas.

Passo 5: monitorar e otimizar

Por último, é essencial monitorar, especialmente nos primeiros meses, o funcionamento da ferramenta de automação. Esse passo permite identificar oportunidades de melhoria, como um processo que pode ser mais eficiente com uma etapa extra ou quando integrado a outro setor.

O trabalho não termina com a otimização dos processos. É preciso ainda medir o impacto real da automação de tarefas repetitivas de forma contínua com as métricas que apresentamos abaixo.

Como medir o impacto da automação de tarefas repetitivas na eficiência operacional no RH?

O monitoramento de indicadores de desempenho permite, quando analisados em conjunto, descobrir o retorno sobre o investimento (ROI) do projeto. Dito isso, as métricas mais importantes para acompanhar são:

• custo médio dos diferentes processos automatizados, como contratação e treinamento;
• produtividade organizacional;
• incidência de erros;
• taxas de satisfação e de engajamento com as ferramentas.

Além dos indicadores, é relevante saber que há certos desafios a serem superados na busca por um RH estratégico, como os que apresentamos no tópico seguinte.

Quais são os principais desafios da transformação digital no RH?

Um dos mais comuns é o custo inicial da implementação de um software de automação do RH, que pode levar os líderes de empresas de pequeno e médio porte a demonstrar cautela diante  deste investimento. Contudo, o retorno em curto e longo prazo justifica esses gastos.

A lista de desafios também inclui a necessidade de integração entre sistemas, que permite centralizar o controle para uma gestão mais fluida, a segurança dos dados e a resistência dos colaboradores às mudanças.

Afinal, pode ser desafiador aprender outros processos e ainda lidar com a ansiedade que a adoção da tecnologia traz, uma vez que muitos profissionais acreditam que podem ser substituídos, o que é uma situação que a maior parte dos líderes de RH diz que não deve acontecer.

Por último, temos as limitações naturais da automação, como o atendimento a solicitações mais complexas. Por exemplo, as entrevistas de reconhecimento por metas alcançadas e as entrevistas de  desligamento, que precisam ser direcionadas pelos agentes humanos.

Caso contrário, tendem a ficar mecânicas e desprovidas de empatia, o que prejudica a experiência dos participantes.

Para superar estes desafios, é recomendável contar com uma boa plataforma de RH. Veja como a LG lugar de gente viabiliza a automação de tarefas com segurança.

Como a LG lugar de gente viabiliza um RH estratégico?

Com uma plataforma que engloba toda a jornada de RH, a LG lugar de gente oferece soluções que integram todos os pontos de contato entre colaboradores e empresas, do planejamento estratégico, que se inicia antes da contratação, até o desligamento da organização.

Com a ferramenta integrada da LG, é possível:

• planejar e estruturar o organograma e o orçamento dos processos;
• abrir vagas automaticamente por meio de uma plataforma de recrutamento inteligente, que permite aplicar testes comportamentais e entrevistas por voz com IA;
• realizar a admissão e assinatura dos documentos digitalmente;
• controlar o ponto, a folha de pagamento e os benefícios;
• criar planos de treinamento mais eficientes;
• avaliar a performance;
• encerrar o contrato.

Agende uma reunião com o nosso time comercial para uma demonstração das nossas soluções e para receber uma proposta personalizada para a realidade da sua empresa.