Por que investir na folha de pagamento automatizada?

A folha de pagamento automatizada pode ser a solução para agilizar os processos da sua empresa, especialmente porque o cálculo dos salários e a geração dos documentos podem demandar muito tempo quando feitos manualmente.

O relatório The potential of payroll in 2024: Global payroll survey, por exemplo, identificou que 22% das equipes de folha de pagamento gastam mais de 30 horas por semana conciliando dados de folha e RH.

Esse tempo poderia ser usado em tarefas de maior valor estratégico, como a preparação de treinamentos corporativos personalizados ou a gestão de talentos.

Dito isso, no artigo a seguir, apresentamos os pontos mais importantes sobre a escolha e o uso de um software de folha de pagamento. 

Principais aprendizados deste artigo

• A automação da folha de pagamento agiliza processos de RH relacionados aos salários dos colaboradores, como cálculo e agendamento.
• A ferramenta costuma funcionar como um sistema de folha de pagamento em nuvem, o que torna o acesso mais flexível e favorece a escalabilidade e a segurança.
• A automatização contribui para a redução de erros na folha de pagamento e diminui o tempo gasto para processar o documento.
• A prática ajuda a garantir a conformidade com as leis trabalhistas, uma vez que a plataforma se mantém atualizada conforme a legislação vigente.
• Entre as vantagens da folha de pagamento automatizada, estão recursos como cálculo automático dos valores, auditoria e emissão de relatórios.

O que é folha de pagamento automatizada?

É uma plataforma que calcula automaticamente e gerencia a remuneração dos colaboradores, o que inclui salários, descontos obrigatórios, benefícios corporativos e adicionais, além de emitir os documentos e centralizar todas as informações em uma única interface. O objetivo é agilizar o processo de fechamento e processamento da folha de pagamento. 

Ao mesmo tempo, essa ferramenta permite reduzir os erros de cálculo, pois elimina o trabalho manual em diversos pontos do fluxo de tarefas.

O meio mais comum de automatizar esse procedimento é com a adoção de um sistema de folha de pagamento em nuvem, em um processo executado conforme a explicação abaixo. 

Como funciona um sistema de folha de pagamento em nuvem?

Funciona a partir da coleta de dados para o cálculo da remuneração, como quantidade de horas trabalhadas, benefícios, descontos, adicionais e salário base dos colaboradores, e do processamento dessas informações conforme as regras da CLT e da organização. Em seguida, ocorre o agendamento dos pagamentos e o registro das operações.

Vale ressaltar que as plataformas de automação de folha de pagamento costumam ser no modelo SaaS, Software as a Service (ou software como um serviço, em português). Na prática, significa que as ferramentas funcionam na nuvem, o que faz com que todas as informações fiquem armazenadas em um servidor online.

Os sistemas não se limitam à gestão da folha de pagamento. Na verdade, permitem a integração entre esta tarefa e outras demandas do RH, como controle de ponto e gestão de benefícios para aumentar a precisão dos cálculos.

Para acessar esse tipo de solução, é necessário ter autorização, conexão com a internet e um plano de serviços, que pode ser mensal ou anual.

Como não é preciso instalar o software nos computadores da empresa, os sistemas em nuvem costumam ser mais seguros, flexíveis e escaláveis.

Adicionalmente, são atualizados periodicamente de forma automática, o que permite que o RH sempre tenha acesso a novos recursos e mantenha a conformidade com as leis trabalhistas.

Quais são as vantagens da folha de pagamento automatizada?

As principais benefícios são: 

• aumento da conformidade trabalhista, pois os sistemas se atualizam automaticamente a cada mudança na legislação;
• redução de erros no RH, porque os processos automáticos tendem a ser mais precisos;
• diminuição dos custos, principalmente os relacionados a erros de processamento que podem gerar passivos trabalhistas;
• aumento da segurança, pois as ferramentas contam com recursos de proteção de dados, visto que devem se adequar à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). 

Dados do Business.com indicam que 69% dos usuários afirmam que ferramentas de gestão de RH ajudaram a reduzir o tempo de processamento da folha de pagamento, incluindo tarefas de cálculo, conciliação e registro. 

Outras vantagens que as organizações podem obter com a automação são a elevação dos níveis de satisfação dos colaboradores e a agilização do atendimento, pois sistemas mais robustos oferecem recursos de autoatendimento.

Após a apresentação dos benefícios da automação no RH, os próximos tópicos detalham os principais critérios a serem considerados na escolha de um sistema de folha de pagamento em nuvem. Na sequência, é indicada uma plataforma completa que reúne esses recursos. 

Como escolher um software de folha de pagamento?

Ao procurar por uma folha de pagamento automatizada, priorize as plataformas que oferecem, antes de tudo, integração com outras ferramentas de RH e sistemas externos, como o eSocial, e ainda:

• cálculo automático de encargos, descontos e salários;
• emissão de relatórios personalizados;
• auditoria de dados;
• segurança;
• escalabilidade;
• custo-benefício;
• suporte especializado.

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Como a LG lugar de gente otimiza a sua folha de pagamento?

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Adicionalmente, o sistema é integrado à LiGiaPro, o que permite acesso à funcionalidades de autoatendimento 24/7 e de automação, devido à ação de agentes de IA que conseguem processar solicitações mais complexas com fluidez e empatia. Além disso, a LiGiaPro também apoia etapas do fechamento da folha, acompanhando e monitorando o processo e validando informações.

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