Como funciona a folha de pagamento na nuvem e por que usar?

Executar processos trabalhistas com precisão e acompanhar as constantes mudanças na legislação são dois dos principais desafios do RH. Neste contexto, a folha de pagamento na nuvem surge como um grande apoio.

Na prática, esse é um sistema que faz a abertura, o cálculo e o fechamento da folha, mas, em vez de funcionar por meio de um programa, é processado em um servidor online e disponibilizado mediante uma assinatura pela internet.

É importante ressaltar que a adoção desse tipo de ferramenta vem se tornando bastante popular. Segundo dados compartilhados pelo Tiinside, 77% das empresas brasileiras já usam soluções em nuvem no seu dia a dia. 

O acesso online proporciona mais segurança e escalabilidade para operações, que refletem nas operações do RH, como explicamos no artigo a seguir, que apresenta a definição e os benefícios das plataformas em nuvem na gestão de pessoas.

Principais aprendizados deste artigo

• A folha de pagamento na nuvem é um sistema de RH que funciona como um serviço de assinatura e com acesso online.
• A plataforma se difere dos modelos tradicionais por proporcionar uma maior redução dos custos, aumentar a segurança dos processos e ser mais escalável.
• A adoção dessa tecnologia no RH também entrega praticidade e disponibilidade, pois não é necessário fazer a instalação de um programa específico e o acesso é totalmente remoto.
• Os negócios que planejam implementar um sistema em nuvem devem superar desafios como a resistência dos colaboradores à transformação digital, a conformidade legal das ferramentas e o investimento inicial.

O que é e como funciona um software de folha de pagamento em nuvem?

É uma plataforma virtual acessada pela internet que permite que o time de RH execute e, por vezes, automatize o fluxo de trabalho da folha de pagamento. Esse tipo de software, portanto, funciona de forma remota e deve se integrar com outros sistemas de gestão de pessoas.

É o caso da integração com ferramentas de controle de ponto digital e de benefícios corporativos para automatizar a coleta dos dados necessários para calcular a remuneração dos funcionários.

Softwares mais atuais também se conectam com plataformas de autoatendimento, o que permite mais autonomia aos colaboradores para acessar registros e tirar dúvidas sobre documentos sem sobrecarregar o RH.

Posto isto, a folha de pagamento digital em nuvem é inerentemente diferente do modelo tradicional, como detalhamos a seguir.

Qual é a diferença entre a folha de pagamento digital em nuvem e a tradicional?

A principal é que a folha de pagamento na nuvem funciona em um servidor online e o acesso é feito por meio da internet. Já o modelo tradicional usa softwares que devem ser instalados nos computadores do RH e só podem ser acessados nesses equipamentos, planilhas ou registros físicos.

Os dois modelos também divergem em aspectos como investimento inicial, que é mais baixo no modelo online porque não é preciso investir em uma infraestrutura interna para usar a solução, e no acesso aos dados, que é em tempo real nas soluções online.

A tabela abaixo pode facilitar o entendimento das principais diferenças entre os dois modelos: 

Estas características e diferenças são responsáveis por gerar uma série de benefícios da folha de pagamento na nuvem.

Quais são os benefícios da folha de pagamento na nuvem?

A adoção de tecnologia em nuvem no RH entrega benefícios como: alto potencial de escalabilidade das operações de rotina, disponibilidade dos sistemas em qualquer situação, praticidade para instalar e usar as plataformas, acesso rápido a atualizações, segurança aprimorada e diminuição dos custos e esforços do time. 

Entenda o que gera estes efeitos a seguir.

1. Escalabilidade

Com as soluções em nuvem, as empresas minimizam suas preocupações com infraestrutura de TI ou com o dimensionamento de possíveis ampliações e reduções na demanda dos recursos.

“A responsabilidade de hospedagem é do fornecedor, o que torna o processo mais simples”, ressalta Marcello Porto, vice-presidente da LG lugar de gente.

De modo semelhante, o sistema consegue acompanhar o volume de dados processados com facilidade, o que evita problemas de atrasos ou perda das informações.

2. Disponibilidade

Porto também destaca o fato de que os aplicativos em nuvem podem ser acessados via internet, a qualquer hora, de qualquer lugar e a partir de múltiplos aparelhos.

“Essa característica pode facilitar o trabalho do RH, principalmente das empresas que adotaram o home office durante a pandemia e daquelas que viram os benefícios e pretendem adotar modelos mistos de trabalho remoto. Afinal, não será necessário estar no escritório para fazer os ajustes na folha de pagamento ou em outros subsistemas de gestão de pessoas”, garante.

3. Praticidade na atualização e instalação

Outro benefício, segundo Porto, está associado à praticidade que as soluções em nuvem proporcionam, pois exigem apenas conexão com a internet e têm baixo investimento inicial.

“Os custos referentes a atualizações desaparecem, sendo assumidos pelo fornecedor, que também se encarrega de atualizar eventuais customizações e outros códigos necessários ao funcionamento de seus aplicativos”, destaca.

4. Atualizações constantes

Porto ainda destaca que um dos pontos positivos da nuvem é o fato de as atualizações serem feitas sem interrupções prolongadas de uso e de forma automática. “Os clientes se beneficiam ao usar sempre a versão mais recente dos aplicativos”, afirma.

Essa característica também faz com que os softwares de folha de pagamento em nuvem se mantenham sempre atualizados com a legislação trabalhista, o que ajuda a reduzir os riscos de multas e de acúmulo de passivos para as empresas.

5. Segurança

A segurança dos dados é uma das principais preocupações quando falamos de soluções na nuvem. Neste sentido, Porto reforça que a indústria de TI desenvolveu técnicas avançadas de controle de acesso e de verificação de identidade de usuários, como:

• uso de senhas exclusivas e criptografadas, que devem obedecer a uma série de requisitos;
• configuração de permissão de funcionalidades, ações e visibilidade por usuário;
• criptografia de dados.

“Reforçando o compromisso com os clientes, a LG lugar de gente conta com as certificações ISO 27001, ISO 27701 e ISO 27017, referências internacionais de segurança e privacidade da informação”, destaca.

6. Redução dos custos e dos esforços de RH e de TI

Segundo o vice-presidente, como as atividades de manutenção e atualizações de sistemas e banco de dados são de responsabilidade do fornecedor, a equipe de TI da organização tem mais tempo para se dedicar a outras tarefas mais relevantes ao negócio.

A equipe de RH também se beneficia dessa tecnologia, já que as plataformas permitem automatizar processos para agilizar o fluxo de trabalho.

Outro ponto é a redução dos custos, pois a folha em nuvem funciona no modelo de assinatura. Portanto, não é necessário investir em uma licença de uso cara, mas sim assinar um plano com pagamento mensal que tende a ser mais barato.

Quais são os desafios da adoção da folha de pagamento na nuvem?

Os principais são:

• garantir a conformidade com as legislações trabalhistas e de dados;
• manter os dados compartilhados seguros;
• migrar os dados históricos, de antes da adoção da ferramenta, sem perder nenhuma informação relevante;
• superar a resistência dos colaboradores às mudanças;
• integrar as novas ferramentas às plataformas já usadas, como ponto digital, gestão financeira e benefícios;
• custos iniciais, que, mesmo sendo menores do que as soluções tradicionais, ainda podem comprometer parte do orçamento de RH.

Estes desafios podem ser superados com um plano de implementação de nuvem bem estruturado. A seguir, apresentamos um passo a passo simples de como adotar esta solução da sua empresa.

Como implementar a automação da folha de pagamento com o RH na nuvem?

Siga estes passos:

1. Mapeie os processos de RH para identificar as principais dificuldades e necessidades do setor;
2. Migre os dados, inclusive, os históricos para o novo sistema;
3. Integre com as plataformas internas para garantir a troca eficiente de informações;
4. Realize testes para assegurar que o software funciona corretamente;
5. Treine a equipe para usar a ferramenta no dia a dia;
6. Monitore os resultados para medir o retorno sobre o investimento (ROI).

Adicionalmente, é importante contar com um bom provedor, como a LG lugar de gente, que oferece um sistema de folha de pagamento na nuvem com cálculo automático com integração completa com os demais módulos da plataforma.

O Grupo Natureza, por exemplo, adotou a ferramenta de folha de pagamento da LG lugar de gente e conseguiu reduzir o tempo de fechamento de 4 horas para menos de 1 minuto. 

Esse resultado foi possível porque a solução entrega:

• segurança nos cálculos;
• investimento constante na atualização do produto em relação às mudanças da legislação;
• flexibilidade para criação de cálculos e regras, se adaptando facilmente aos diversos cenários das empresas;
• confiabilidade das informações;
• economia de tempo, devido ao rápido processamento dos dados;
• alto desempenho no processamento de rotinas em empresas de grande número de funcionários.

Os benefícios do pacote de RH em nuvem da LG lugar de gente são potencializados com a adoção da LiGiaPro, a primeira assistente de RH com IA que se integra com a folha de pagamento para automatizar e agilizar os processos.

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