Quais são as vantagens da gestão de escalas da LG?

Montar a jornada de trabalho nem sempre é fácil, porque é preciso considerar os turnos, os intervalos obrigatórios e o limite de horas extras de cada colaborador. Nesse cenário, a ferramenta de gestão de escalas da LG lugar de gente ajuda a reduzir erros e agilizar o processo. 

Em relação ao gerenciamento de escalas, as reclamações relacionadas à jornada e à realização de horas extras aparecem na lista das mais frequentes em diversos estados, segundo o relatório da Justiça do Trabalho.

Uma parte desse problema decorre da tentativa de operar de forma manual, usando planilhas que geram processos descentralizados e decisões baseadas em experiência empírica em vez de dados reais. 

Os resultados são erros de cobertura de turno, exposição a passivos trabalhistas devido ao descumprimento recorrente de jornadas e absenteísmo, que prejudicam as operações de todos os setores, como varejo, indústria e saúde. 

Entenda como a gestão de escalas pode reduzir os custos operacionais e como a LG facilita o workforce management e mantém a conformidade trabalhista com o uso de dados na gestão da jornada de trabalho.

Principais aprendizados deste artigo 

• A definição da escala de trabalho deve seguir as determinações da CLT e das convenções coletivas em relação à quantidade de horas extras permitidas e ao período mínimo de descanso entre os turnos. 
• Diferentemente da gestão manual, automatizar o processo facilita a integração e a análise dos dados, otimizando a análise dos indicadores. 
• Além de reduzir as horas extras desnecessárias, e seus custos na folha de pagamento, a gestão inteligente diminui a quantidade de faltas e os riscos jurídicos para as empresas. 
• O ideal é contar com um sistema de RH integrado para garantir o acesso aos dados de demanda e dos colaboradores e agilizar a geração das escalas. 

Como a gestão de escalas reduz os custos operacionais?

A gestão de escalas otimiza a divisão da jornada de trabalho, reduzindo a recorrência de horas extras. Gerenciar as escalas também contribui para a diminuição das taxas de absenteísmo e turnover (rotatividade), que podem ser decorrentes de uma equipe sobrecarregada devido a uma escala muito intensa e/ou considerada injusta. 

Além disso, há uma potencial redução dos riscos de passivos trabalhistas. Isso porque a empresa consegue respeitar com mais precisão os intervalos interjornadas obrigatórios pela legislação, que são de no mínimo 11 horas consecutivas, segundo o artigo nº 66 da CLT. 

O que é e como funciona a gestão inteligente de escalas de trabalho?

É uma modalidade de gestão que prioriza o uso da tecnologia para otimizar as demandas. O processo utiliza um software de gestão de escalas que se integra ao banco de dados para cruzar informações da demanda operacional, como fluxo de vendas e sazonalidade, com regras trabalhistas. 

O principal objetivo da gestão inteligente de escalas é usar dados da própria organização para automatizar a criação e o compartilhamento da jornada de trabalho, a fim de tornar a tarefa mais precisa. 

Também é possível empregar recursos de inteligência artificial (IA), como algoritmos para prever o aumento das demandas em determinado período com base em padrões históricos e até mesmo ajustar, em tempo real, o cronograma de trabalho para cobrir ausências não programadas. 

Entenda as diferenças entre a gestão de escalas automatizada e a manual:

Quais são as vantagens do planejamento de escalas com inteligência artificial?

As principais vantagens são a redução das horas extras não planejadas, do índice de absenteísmo (as faltas) e dos passivos trabalhistas e demais riscos jurídicos para a empresa. Há também benefícios como a diminuição do retrabalho e o aumento da produtividade e da eficiência de toda a equipe. 

1. Redução das horas extras 

Horas extras não planejadas não são prejudiciais apenas para a equipe, uma vez que causam cansaço e prejudicam o bem-estar, aumentando as chances de burnout, mas também para a empresa. 

Isso porque, se não houver banco de horas, a organização deve pagar 50% a mais por cada hora adicional trabalhada em dias de semana, segundo o artigo n.º 59 da CLT, e 100% a mais em domingos e feriados, segundo a Súmula n.º 146 do Tribunal Superior do Trabalho (TST), o que impacta o orçamento da empresa. 

A gestão inteligente de escalas de trabalho ajusta as jornadas conforme as demandas para evitar a realização de horas extras desnecessárias e/ou não programadas. 

2. Redução do absenteísmo 

Pedidos recorrentes para trabalhar devido a uma escala mal planejada também podem aumentar a taxa de absenteísmo, as faltas sem justificativas que causam desfalque na equipe e perda de produtividade. 

A redução do absenteísmo, portanto, começa com a análise cuidadosa e automática do registro de ponto, que permite identificar com precisão a jornada de cada colaborador. Assim, é possível evitar a sobrecarga de demandas antes que se torne um problema.

Como consequência direta desse acompanhamento, as ausências tendem a diminuir, comprovando que a redução desse indicador está diretamente ligada à forma como a jornada de trabalho é monitorada e gerenciada.

3. Redução dos passivos trabalhistas 

Fazer o planejamento de escalas com inteligência artificial traz mais segurança jurídica para as empresas e, assim, reduz os riscos de passivos trabalhistas. 

Isso porque garante o cumprimento da legislação em relação ao descanso semanal remunerado, que deve ser dado a cada 6 dias, aos intervalos entre as jornadas de trabalho, que devem ser de pelo menos 11 horas, e ao limite de horas extras diárias, que, no geral, é de 2 horas. 

4. Diminuição do retrabalho 

A preparação manual da escala aumenta as chances de erros que são percebidos apenas quando a jornada de trabalho é compartilhada, o que gera retrabalho e eleva a sobrecarga do time de RH.

Automatizar a criação das escalas elimina esse retrabalho, porque o sistema cruza dados automaticamente e ajusta em tempo real as divisões de trabalho, realizando em minutos o que tomaria horas da equipe.

5. Aumento da produtividade e da eficiência 

Gerenciar a escala também amplia a produtividade e a eficiência da empresa, pois o RH agiliza a análise de dados e a criação das escalas. 

Já os colaboradores são escalados em jornadas de trabalho mais justas, menos cansativas e que respeitam a legislação. Porém, é preciso saber como estruturar as escalas, fazendo o uso de dados e de recursos de IA para automatizar o processo. 

Quais são os principais indicadores de gestão de escalas?

Os mais importantes são: 

• taxa de cobertura de turno, para medir quantos turnos são completos;
• índice de absenteísmo, para monitorar a quantidade de faltas;
• horas extras por colaborador, para acompanhar a quantidade de turnos adicionais de cada profissional;
• custo por escala, para entender quanto a empresa gasta para manter uma taxa de cobertura completa, incluindo horas extras e encargos.
• análise da cobertura em momentos de pico de movimento e ociosidade.

Como fazer uma gestão de escalas automatizada?

Para automatizar a gestão de escalas, o primeiro passo é escolher um sistema de workforce management adequado à realidade da empresa. Depois disso, é preciso registrar os perfis de colaboradores na plataforma, integrar a ferramenta (ou módulo) ao sistema de gestão de RH e definir regras para orientar os processos.

1. Escolher a ferramenta 

Na escolha da ferramenta, é importante considerar critérios como capacidade de integração com sistemas de ponto, folha e ERP, aderência à legislação trabalhista brasileira e convenções coletivas de trabalho, e suporte à gestão de operações multi-unidades. 

Os recursos de IA e a possibilidade de personalizar a ferramenta por departamento alinham as funcionalidades às necessidades da empresa e possibilitam a automação de processos. 

Por esses motivos, opte por sistemas 100% integrados ao ecossistema de RH, como o de gestão de escalas da LG lugar de gente, para aumentar a segurança e facilitar o acesso aos dados. 

2. Registrar os perfis dos colaboradores

Em seguida, a empresa traz os registros dos perfis dos colaboradores para a plataforma, informando cargos, carga horária padrão, salários e disponibilidade, como profissionais que não podem trabalhar determinado horário para estudar ou por motivos religiosos. 

3. Integrar a plataforma ao sistema de RH 

A conexão entre o software de gestão de escalas e o sistema de RH garante a consistência dos dados. 

Dessa maneira, é possível reduzir a incidência de erros que causam passivos trabalhistas, como horas extras além das permitidas ou intervalos entre escalas menores do que o que determina a legislação. 

4. Definir as regras 

O último passo é definir as regras que o sistema deve seguir, como não permitir alterações na escala de última hora para evitar atrasos e/ou ausências e determinar o mínimo de colaboradores disponíveis por turno, em condições normais e em alta demanda. 

Por que escolher o software de gestão de escalas da LG lugar de gente?

A LG lugar de gente adquiriu a Moavi, um sistema de gestão inteligente de escalas de trabalho, que, agora, faz parte do seu ecossistema integrado de RH. Com isso, a plataforma conecta o gerenciamento das jornadas de trabalho à gestão de pessoas em escala corporativa, aumentando a eficiência dos usuários. 

A  permite distribuir as equipes com base na demanda da organização, nas políticas internas e nas regras trabalhistas, reduzindo os custos para as empresas e aumentando a segurança jurídica. 

Assim, a equipe de RH consegue minimizar o tempo gasto na montagem das escalas, o processo leva minutos do começo ao fim, e evita tanto a falta de colaboradores quanto a ociosidade, já que ajuda a ajustar a presença às demandas. 

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