O que é onboarding digital e por que adotar a estratégia?

O onboarding digital pode ser a solução de que a sua empresa precisava para tornar a integração dos recém-contratados mais eficiente, escalável e econômica, o que é uma necessidade real para muitas organizações que buscam melhorar o processo de integração de colaboradores desde o primeiro contato.

Afinal, as empresas estão cada vez mais preocupadas com a experiência do colaborador no RH, especialmente nos primeiros dias de trabalho. Inclusive, o processo de onboarding está no topo da lista de prioridade para 74% das organizações, segundo o Employee Experience Report da KennedyFitch.

Já dados do Paychex indicam que quase metade das empresas já usa recursos de inteligência artificial para otimizar o onboarding, transformando-o em um processo digital mais ágil e orientado à experiência do colaborador.

Ao longo deste artigo, você vai entender o que é onboarding digital, quais são as vantagens dessa estratégia e como a tecnologia pode apoiar uma integração mais eficiente, engajadora e alinhada à retenção de talentos.

Principais aprendizados deste artigo

• No onboarding digital, todos os processos são executados com o apoio de ferramentas que centralizam e automatizam o workflow, ou fluxo de trabalho, tornando o processo de integração de colaboradores mais organizado e eficiente.
• A prática permite agilizar diversas etapas da integração, como a gestão dos documentos de admissão, resposta às dúvidas dos novos colaboradores e o monitoramento dos treinamentos iniciais.
• Quando bem executada, a estratégia pode reduzir os custos e o tempo do onboarding, além de oferecer uma melhor experiência do colaborador no RH.
• Outros benefícios que merecem destaque são o aumento do engajamento e da retenção de talentos, graças à otimização dos processos.
• Os recursos de inteligência artificial são bastante úteis na digitalização da integração, pois ajudam a automatizar e personalizar a experiência dos colaboradores desde os primeiros dias na empresa.

O que é onboarding digital?

O onboarding digital consiste no uso da tecnologia em todas as etapas do processo de integração de colaboradores em uma empresa. O principal objetivo da prática é fazer com que a adaptação dos novos funcionários à rotina do negócio se torne mais fluida e eficiente desde o primeiro contato com a organização.

Para tanto, depende da aplicação de recursos que centralizam e automatizam processos para criar fluxos de integração menos burocráticos e mais organizados e ágeis. Aliás, as áreas que normalmente são digitalizadas, segundo o Paychex, são:

• gestão dos prazos e das atividades do onboarding;
• criação de chatbots para responder às dúvidas dos novos contratados;
• verificação do histórico dos profissionais;
• personalização da introdução e das capacitações;
• monitoramento dos resultados dos treinamentos;
• gestão da documentação.

Como funciona o processo de integração digital de colaboradores?

Funciona a partir da integração de diversas ferramentas, como plataformas de gestão de RH, de colaboração, de gestão de projetos e de documentos e de e-learning. Esse trabalho é necessário para que todas as tarefas possam ser executadas com precisão, pois possibilita o compartilhamento de dados essenciais entre áreas e sistemas, reduzindo falhas operacionais e retrabalho.

Dito isto, esse modelo de integração se divide em três etapas bem definidas, que ajudam a estruturar o processo de integração de colaboradores de forma mais organizada e previsível:

1. Pré-onboarding: fase inicial, quando a empresa coleta as informações e documentos dos novos colaboradores, apresenta a cultura da corporação e libera o acesso aos sistemas e ferramentas internos;
2. Onboarding: apresentação à equipe e treinamentos necessários para a execução das atividades iniciais;
3. Integração: acompanhamento para garantir que os novos funcionários se adaptem à rotina da organização e se sintam engajados desde os primeiros meses.

Antes de seguir a leitura, faça o download gratuito da 42ª edição da Revista Huma para entender o papel do RH na adoção da inteligência artificial na gestão de pessoas.

Quais são as vantagens do onboarding digital?

Os principais motivos para adotar a prática são:

1. Redução da duração do processo de integração de colaboradores;
2. Diminuição dos custos relacionados aos treinamentos iniciais;
3. Melhora da experiência dos funcionários, especialmente nos primeiros dias;
4. Elevação do nível de engajamento de colaboradores no dia a dia da organização;
5. Aumento da taxa de retenção de talentos.

Nos tópicos seguintes, detalhamos cada uma dessas vantagens e seus impactos diretos para o dia a dia das empresas.  

1. Reduz a duração do processo de integração

Digitalizar a integração da empresa pode ajudar a agilizar o processo, pois faz com que seja mais eficiente, especialmente ao reduzir tarefas manuais e dependências entre áreas. Esse resultado decorre, principalmente, da gestão de documentos e da criação de trilhas de aprendizagem mais estruturadas e acessíveis.

É importante ressaltar ainda que um processo de onboarding mais curto e bem organizado é o ideal, desde que não comprometa a qualidade da experiência do colaborador.

Isso porque 31% dos profissionais deixam uma empresa nos primeiros seis meses após a contratação, e o principal motivo para a desistência é uma integração ineficiente, segundo um relatório do BambooHR com conselhos para o RH sobre onboarding, o que reforça os riscos de um processo mal estruturado.

Logo, é essencial que a organização possa integrar totalmente seus novos colaboradores nos primeiros três meses de contrato para reduzir a rotatividade da equipe e aumentar as chances de retenção de talentos desde o início da jornada.

2. Diminui os custos de onboarding

Outra pesquisa do BambooHR, que mostra o que os profissionais realmente querem no onboarding, mostra que um processo ineficiente e muito longo pode custar quase o dobro do salário do empregado, especialmente quando envolve retrabalho, baixa produtividade inicial e desligamentos precoces.

Já os dados do Paychex destacam que a tecnologia para digitalizar o onboarding permitiu que as empresas economizassem mais de 18 mil dólares em um ano, ao reduzir custos operacionais e otimizar o uso do tempo das equipes de RH.

3. Melhora a experiência dos colaboradores

Outra vantagem é a melhoria da experiência dos colaboradores, que deriva do conjunto das tarefas digitalizadas, como uma gestão de documentos mais eficiente e a personalização do aprendizado, o que contribui para uma adaptação mais fluida à rotina da empresa..

A propósito, o relatório com conselhos para o RH do BambooHR afirma que usar vídeos e tutoriais automatizados também ajuda a otimizar a experiência durante o processo e que esses dois elementos são possíveis no meio digital.

4. Eleva o engajamento de colaboradores

O relatório do BambooHR sobre as expectativas para a integração também relata que um onboarding eficiente faz com que os funcionários sejam 18 vezes mais comprometidos com a empresa e apresentem uma taxa de engajamento 89% maior.

5. Aumenta a taxa de retenção de talentos

Para concluir a lista de vantagens de digitalizar a integração, 91% dos trabalhadores que passam por um bom onboarding relatam que se sentem mais próximos da empresa, com uma conexão emocional 17 vezes maior, segundo o documento com expectativas dos funcionários do BambooHR, o que demonstra a relação direta entre integração eficiente e retenção de talentos.

Esse resultado faz com que eles sejam menos suscetíveis a solicitar o desligamento nos primeiros meses, período considerado crítico para a permanência dos novos colaboradores. Inclusive, o material do Paychex afirma que o uso da inteligência artificial no processo ajuda a aumentar a retenção de talentos em 65% ao tornar a experiência de integração mais personalizada e consistente.

Como a LG lugar de gente ajuda a entregar uma boa experiência do colaborador no RH?

A LG lugar de gente apoia o onboarding digital ao integrar soluções de treinamento corporativo e games corporativos às primeiras etapas da jornada do colaborador, promovendo uma integração mais estruturada, engajadora e alinhada ao desenvolvimento contínuo.

Ao conectar o onboarding aos programas de capacitação desde o início, a empresa garante que os novos colaboradores compreendam a cultura organizacional, os processos internos e as expectativas de desempenho de forma mais prática e consistente.

Nesse contexto, as soluções de Desenvolver e Capacitar da LG lugar de gente permitem:

• estruturar trilhas de aprendizagem específicas para o onboarding digital;
• oferecer treinamentos corporativos desde os primeiros dias, combinando conteúdos técnicos e comportamentais;
• utilizar games corporativos para tornar a integração mais dinâmica, interativa e orientada ao engajamento;
• acompanhar a evolução dos novos colaboradores ao longo da fase inicial da jornada.

Como potencializadora desse processo, a LiGiaPro, assistente virtual com IA da LG lugar de gente, atua de forma integrada às soluções de capacitação, apoiada por um agente de IA especializado em onboarding. Com isso, a assistente é capaz de:

• personalizar as mensagens de boas-vindas aos novos colaboradores;
• realizar o envio proativo de conteúdos relevantes, como treinamentos iniciais, materiais institucionais e jogos corporativos;
• monitorar a jornada inicial e coletar feedbacks ao longo do onboarding digital;
• tirar dúvidas dos novos colaboradores 24/7, de forma fluida e empática.

Essa combinação entre capacitação, gamificação e inteligência artificial contribui diretamente para uma melhor experiência do colaborador no RH, além de fortalecer o engajamento e a retenção de talentos desde o início da jornada.

Conheça as soluções de Desenvolver e Capacitar da LG lugar de gente e veja como estruturar um onboarding digital mais eficiente, engajador e conectado ao desenvolvimento contínuo dos colaboradores.

FAQ: Principais perguntas sobre onboarding digital