9 dicas para reduzir  custos com folha de pagamento

Gerenciar despesas é um desafio constante em qualquer tipo de empresa, independentemente do seu tamanho ou setor. Os gestores estão cientes de que manter a economia sob controle é essencial para alcançar um crescimento sustentável, o que faz com que reduzir os custos com a folha de pagamento seja uma meta comum.

Para otimizar os gastos, é necessário controlar diversos processos anteriores, como os benefícios corporativos, as faltas e as horas extras, a fim de que as despesas não ultrapassem o orçamento mensal.

Para promover o equilíbrio das finanças do negócio sem precisar reduzir o quadro de funcionários, reunimos dicas práticas para otimização de custos da folha de pagamento. Acompanhe.

Principais aprendizados deste artigo

• Mapear os processos de RH ligados à folha, como coleta de dados, cálculo e conferência dos valores, é um dos primeiros passos para reduzir os custos.
• Também é importante garantir a conformidade com as leis trabalhistas para evitar o pagamento de multas devido a erros ou atrasos nos pagamentos.
• O resultado depende de ações como controle de horas extras, reestruturação de processos, adoção do home office e monitoramento de indicadores de folha.
• Os sistemas de RH com cálculo automático da folha de pagamento também contribuem para a redução dos custos, por diminuírem a incidência de erros.

Como começar a reduzir os custos com folha de pagamento?

A partir do mapeamento dos processos relacionados à abertura, processamento e fechamento da folha de pagamento, é possível detalhar datas, ações indispensáveis e prazos para a execução de cada etapa. O objetivo é identificar inconsistências e oportunidades de melhoria nas tarefas de rotina do departamento de gestão de pessoas.

Também é importante manter a conformidade legal. Em outras palavras, trata-se de garantir que o RH siga as leis trabalhistas em relação ao cálculo e aos prazos de processamento e fechamento da folha de pagamento para evitar custos extras relacionados a ações trabalhistas.

A otimização dos processos mediante a automação da folha de pagamento é outro fator determinante no controle de gastos. Entenda os motivos a seguir.

Como a automação da folha de pagamento pode reduzir os custos?

Ao reduzir a dependência de lançamentos manuais e, consequentemente, os erros em diversas tarefas, como no cálculo das remunerações ou no agendamento dos pagamentos. Isso porque a folha de pagamento em nuvem viabiliza a automação do RH. Por funcionar online, também pode reduzir custos com infraestrutura de TI e manutenção de sistemas locais.

O resultado direto é a redução dos pagamentos errados que, quando acima do esperado, prejudicam o fluxo de caixa, e, quando abaixo, podem gerar o acúmulo de passivos trabalhistas e retrabalho operacional.

Abaixo, apresentamos 9 práticas adicionais para reduzir os custos com a folha de pagamento com mais controle e previsibilidade.

Como reduzir os custos da folha de pagamento?

As melhores práticas envolvem o controle de horas extras, a criação de um banco de horas, a otimização da jornada de trabalho, o controle das faltas e atrasos, a reestruturação dos setores, a adoção do home office, processos e diálogos transparentes, a atualização da documentação e o monitoramento de indicadores.

Nos próximos tópicos, detalhamos a aplicação de cada uma destas práticas.

1. Controle as horas extras

Monitorar minuciosamente as horas extras dos colaboradores é uma das estratégias mais eficazes para reduzir os custos com a folha de pagamento.

Isso porque é importante verificar se há, de fato, a necessidade de um profissional estender sua jornada e fazer hora extra. E o RH desempenha um papel essencial nesse processo, especialmente ao se comunicar com as equipes para esclarecer quando o reforço de trabalho é realmente necessário e quando não é.

O diálogo aberto pode evitar que os colaboradores tomem a iniciativa de trabalhar além do expediente sem necessidade.

A tecnologia também pode ser uma grande aliada nesse controle. Sistemas de ponto digital oferecem uma maneira prática de acompanhar as horas extras em tempo real, além de fornecer uma visão antecipada do impacto financeiro dessas horas no fechamento da folha mensal.

Indicamos a leitura do nosso artigo sobre controle da jornada de trabalho para visualizar mais dicas de gestão de horas extras.

2. Crie um banco de horas

Outra solução eficaz para reduzir custos com folha de pagamento é implementar um banco de horas. Para tanto, é necessário registrar os momentos em que os colaboradores trabalharam além do horário regular.

Essas horas extras são, então, acumuladas e convertidas em folgas. Dessa maneira, elimina-se a necessidade de pagamento adicional por esse tempo trabalhado.

Em essência, o banco de horas funciona como um acordo, no qual o tempo extra de trabalho é compensado com descanso. É importante destacar que a decisão sobre quando o colaborador poderá tirar folga é do empregador, embora o diálogo sempre seja a melhor opção.

Além do mais, a criação de um banco de horas precisa estar prevista em um acordo coletivo ou sindical, conforme a legislação aplicável.

3. Aperfeiçoe a jornada de trabalho

Elevar a produtividade das equipes contribui diretamente para o aumento dos lucros e a redução dos gastos da empresa. Além de realizar mais tarefas em menos tempo, essa estratégia também ajuda a evitar a necessidade de horas extras.

Mais uma vez, a comunicação aberta e transparente com os colaboradores é fundamental para alcançar sucesso nesse aspecto. É importante esclarecer as expectativas quanto à produtividade organizacional, estabelecer metas claras e definir prazos a serem cumpridos.

Dessa forma, é possível atingir resultados com o engajamento de todos, sem incorrer em custos adicionais.

4. Reforce o controle de faltas e atrasos

A gestão de pessoas é essencial para lidar com faltas e atrasos, que muitas vezes não são justificados. Para reduzir custos com a folha de pagamento, é importante monitorar essa questão de forma eficaz.

Embora imprevistos aconteçam, justificativas são importantes para manter a organização da jornada de trabalho e evitar que a produtividade seja comprometida.

Ao mesmo tempo, controlar ausências e atrasos ajuda a prevenir problemas trabalhistas, que podem resultar em custos adicionais. As faltas recorrentes de um colaborador podem levar à perda do descanso semanal remunerado (DSR) e a impactos na remuneração variável, quando aplicável, gerando despesas invisíveis, mas que impactam o caixa da empresa.

Por esse motivo, é importante que as ausências sejam devidamente justificadas, com atestados médicos, por exemplo.

A tecnologia pode ser uma aliada nesse controle, com sistemas de ponto eletrônico em ambiente virtual, que facilitam o monitoramento do tempo de trabalho dos colaboradores e ajudam os gestores a gerenciar essa questão com mais eficiência.

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5. Reestruture os setores

Analisar os diferentes departamentos da empresa pode ser uma estratégia eficaz para reduzir custos. Em algumas situações, é viável integrar áreas que possuem funções semelhantes, até mesmo compartilhando o mesmo espaço físico.

Além disso, essa reorganização pode gerar economia com mão de obra especializada, já que possibilita desenvolver novas habilidades pelos colaboradores, muitas vezes ainda não identificadas pelos gestores.

6. Proponha implementar o home office

Essa é uma solução adequada ao contexto atual, já que o trabalho remoto ganhou popularidade e foi amplamente aceito por empresas e profissionais. Dessa forma, pode ser uma opção para diminuir os custos com a folha de pagamento.

O trabalho remoto oferece aos colaboradores acesso às informações necessárias para realizar suas tarefas e manter a interação com a equipe. Para a empresa, as vantagens incluem a redução de gastos com infraestrutura física e a otimização de despesas relacionadas a deslocamento (quando aplicável).

No entanto, políticas de benefícios (como alimentação/refeição) devem seguir as regras internas e acordos vigentes durante o home office, com comunicação clara para evitar ruídos.

7. Aposte na transparência

Manter um diálogo franco com os colaboradores é essencial para uma relação saudável: eles precisam estar cientes das diretrizes e mudanças que impactam remuneração e benefícios. Por essa razão, transparência é fundamental, tanto ao explicar desafios quanto ao celebrar resultados positivos.

Como gestor, é importante fornecer demonstrativos de pagamento claros e fáceis de entender. Os holerites devem detalhar os ganhos e os descontos aplicados, refletindo o cumprimento das obrigações fiscais e trabalhistas.

Além de fortalecer a confiança, essa prática permite ao empreendedor acompanhar com mais precisão os custos da folha de pagamento de cada colaborador, possibilitando a adoção de medidas de contenção, se necessário.

8. Mantenha a documentação dos colaboradores atualizada

Essa é uma dica simples, mas eficiente para reduzir os custos com a folha de pagamento nas empresas: manter a documentação dos colaboradores organizada e atualizada como medida preventiva contra possíveis ações trabalhistas.

Algumas ações recomendadas incluem:

• fazer cópias de segurança regularmente;
• manter backups completos dos arquivos digitais sempre que possível;
• registrar corretamente admissões e demissões;
• arquivar adequadamente toda a documentação profissional dos colaboradores.

Ter fácil acesso a esses documentos é essencial para estar preparado em caso de fiscalização. Além disso, revisar horas extras e controlar faltas e atrasos são passos importantes, pois essas situações geram custos adicionais.

9. Monitore continuamente os indicadores

Acompanhar os indicadores de folha de pagamento de forma contínua permite identificar problemas em qualquer uma das etapas do processamento com agilidade a fim de minimizar os seus efeitos sobre os custos.

Algumas das métricas mais importantes são:

• custo total e por colaborador da folha;
• total de encargos pagos;
• média de horas extras;
• tempo médio de processamento.

Por fim, investir em tecnologia no RH também ajuda a otimizar o tempo dos colaboradores e do próprio gestor. Conhecer as rotinas da empresa e identificar gargalos de produtividade permite usar os recursos de maneira mais eficiente.

Veja a seguir como a LG lugar de gente pode colaborar com a otimização de custos na folha da sua empresa.

Como a LG lugar de gente promove a otimização de custos na folha?

Com um módulo de folha de pagamento completo que oferece recursos como cálculo automático de salários, encargos e tributos e automação de rotinas financeiras, como abertura, conferências e fechamento. 

A solução da LG lugar de gente também conta com um sistema de autoatendimento inteligente. Este recurso é possível graças à integração com a LiGiaPro, assistente virtual de RH com IA generativa, que atua com agentes inteligentes para oferecer respostas imediatas, automação de tarefas repetitivas e mais autonomia ao colaborador.

Com as soluções da LG lugar de gente é possível ter menos erros de cálculo e validação e, consequentemente, reduzir retrabalho e riscos de custos adicionais por inconsistências. Agende uma reunião com o nosso time comercial e veja como modernizar a sua folha com mais eficiência e controle.