Toda empresa que contrata sob o regime CLT deve ter plena consciência dos encargos sobre a folha de pagamento que está obrigada a pagar conforme a legislação trabalhista.
O não pagamento pode acarretar sérias consequências legais, como o pagamento de multas e a perda de reputação no mercado. Por outro lado, o cálculo correto permite entender exatamente qual é o custo dos funcionários da organização.
E a sua empresa? Faz a gestão correta desses valores? Para descobrir quais são estes encargos, como calculá-los e gerenciá-los da melhor forma, continue a leitura, pois explicaremos tudo o que você precisa saber sobre os encargos trabalhistas e sociais e como eles afetam a folha de pagamento.
Vamos lá?
Principais aprendizados deste artigo
- Os encargos sobre a folha de pagamento são custos adicionais ao salário que a empresa é legalmente obrigada a pagar ao contratar funcionários pelo regime CLT.
- Os encargos, portanto, são obrigações trabalhistas e entre os principais, podemos citar o recolhimento do INSS, o FGTS, o pagamento do 13º salário, as férias remuneradas e as licenças.
- Esses valores adicionais impactam diretamente o custo de manter um funcionário. Adicionalmente, afetam a estrutura da equipe, a precificação e até o planejamento orçamentário do negócio.
- Ao calcular o valor dos encargos na folha de pagamento, é preciso considerar a alíquota de cada um, o regime tributário da empresa e a faixa salarial.
- Um sistema de folha de pagamento é uma ferramenta para as organizações, uma vez que permite automatizar o cálculo e o envio das informações para os órgãos competentes.
O que são encargos sobre folha de pagamento?
Os encargos sobre a folha de pagamento representam os valores adicionais que as empresas devem arcar quando contratam funcionários no regime CLT (Consolidação das Leis do Trabalho). Na prática, são custos extras que incidem sobre o salário-base.
Vale ressaltar que estes encargos são garantidos por lei. Portanto, são obrigatórios. O não pagamento pode acarretar multas e ações judiciais que não somente causam prejuízos financeiros, mas também afetam negativamente a imagem da empresa no mercado.
E o primeiro passo para se adequar às leis trabalhistas é conhecer todos os encargos sobre folha de pagamento e, em seguida, aprender como calculá-los corretamente. Vamos lá?
Quais são os encargos trabalhistas sobre folha de pagamento e obrigações legais?
Os encargos sobre folha de pagamento e obrigações legais se dividem em dois grupos: os trabalhistas (valores que devem ser repassados aos colaboradores) e os sociais (os funcionários não os recebem diretamente, em vez disso, permitem custear políticas públicas).
A lista de encargos trabalhistas sobre folha de pagamento inclui:
- 13º salário;
- férias;
- Descanso Semanal Remunerado (DSR);
- licenças (como maternidade, paternidade, nojo e em caso de doenças);
- adicionais (como noturno, de periculosidade ou insalubridade);
- vale-transporte (que, tecnicamente, pode ser descontado do salário, desde que não ultrapasse 6% do valor total da remuneração).
Já entre os encargos sociais, os principais são:
Como os encargos sobre a folha de pagamento afetam a gestão de departamento pessoal?
Os encargos sobre a folha de pagamento afetam diretamente o custo de funcionários. Ou seja, quanto o negócio precisa investir para manter os colaboradores no regime CLT.
Por conta dessa característica, os encargos também influenciam o planejamento orçamentário (pois representam um custo adicional para a organização), a precificação dos produtos e/ou serviços e até mesmo a estrutura da equipe.
Este último ponto ocorre porque, a depender dos custos dos funcionários para a empresa, pode ser necessário ter um time reduzido para não comprometer o lucro.
A verdade é que tantos encargos também podem confundir a equipe na hora de calcular a folha de pagamento, o que acarreta problemas com a justiça trabalhista. Para evitar erros, ensinaremos como fazer o cálculo de encargos corretamente. Continue a leitura.
Como fazer o cálculo de encargos sobre folha de pagamento?
Para fazer o cálculo de encargos trabalhistas é preciso considerar algumas variáveis, como o regime tributário da empresa, já que a escolha altera a alíquota (percentual) das obrigações.
Por exemplo, nas modalidades de Lucro Real e Lucro Presumido, algumas taxas costumam ser mais altas que no modelo Simples Nacional.
Também há uma variação sobre a faixa salarial para alguns encargos, como o INSS, que é progressivo e pode ficar entre 7% e 14% da remuneração.
De qualquer forma, no geral, a organização costuma pagar, em média, 37% do valor do salário em encargos sobre a folha de pagamento. No Lucro Real/Presumido, pode chegar a cerca de 37% a 42% do salário. Já no Simples Nacional, costuma ser menor.
Na prática, os principais percentuais são:
- 8% de FGTS sobre a remuneração bruta (salário antes dos descontos);
- 11,11% de férias por mês (custo “provisionado” das férias, equivalente ao salário mais o adicional de 1/3 após 12 meses de trabalho);
- 7% a 14% de INSS (a alíquota é progressiva conforme a remuneração, confira a tabela atualizada pelo Governo Federal) também existe a contribuição patronal do INSS, feita pela empresa, que equivale a 20% sobre a folha de pagamento;
- 8,33% do 13º salário por mês (o equivalente a 1/12 da remuneração por mês trabalhado).
Ainda se somam à conta o DSR, as licenças e os adicionais, quando houver a necessidade.
Por conta de todas essas variáveis, é necessário ter cuidado ao gerenciar os encargos sobre a folha de pagamento para evitar erros. Veja a seguir algumas boas práticas para prevenir falhas.
Como gerenciar os encargos e evitar passivos trabalhistas?
As boas práticas de gestão de encargos sobre folha de pagamento envolvem:
- criar uma rotina de conferência dos registros a fim de mantê-los sempre atualizados;
- aplicar o compliance para manter a conformidade dos processos;
- manter-se atualizado sobre alterações das alíquotas e mudanças na legislação trabalhista;
- usar um software que automatize o cálculo da folha de pagamento.
A LG lugar de gente possui um sistema de folha de pagamento completo, que traz mais segurança e precisão para a sua empresa: o Gen.te Recebe – Folha de Pagamento.
Ele é a nossa solução de folha de pagamento em nuvem, que permite centralizar todos os procedimentos de RH em um só lugar, como gestão de vale-transporte, integração com os maiores ERPs do mercado, simulação de férias e rescisão, gestão de múltiplos vínculos e cálculo automatizado e programável dos encargos.
A ferramenta tem completa aderência aos requisitos exigidos pelo eSocial e é possível integrá-la com o sistema do governo para facilitar o compartilhamento das informações.
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FAQ: Principais perguntas sobre encargos sobre folha de pagamento
Quais são os principais encargos trabalhistas e previdenciários?
Os principais encargos trabalhistas e previdenciários que incidem sobre a folha de pagamento podem ser divididos entre aqueles que estão previstos na legislação trabalhista (CLT) e os da legislação previdenciária e tributária.
Os encargos trabalhistas relacionados ao direito do empregado são:
- 13º salário – pago em duas parcelas (até novembro e dezembro).
- Férias + 1/3 constitucional – direito a 30 dias de férias anuais com adicional de 1/3 sobre o valor.
- Aviso prévio – indenizado ou trabalhado em caso de rescisão.
- FGTS (Fundo de Garantia do Tempo de Serviço) – depósito mensal de 8% sobre a remuneração bruta.
- Multa rescisória do FGTS (40%) – paga sobre o saldo do fundo em caso de demissão sem justa causa.
- Adicional de horas extras, insalubridade e periculosidade – quando aplicável.
- Descanso semanal remunerado (DSR) – geralmente já embutido no salário mensal.
Já os encargos previdenciários e tributários que incidem sobre a folha de pagamento são:
- INSS Patronal – contribuição da empresa (normalmente 20% sobre a folha, podendo variar conforme o regime).
- INSS do empregado – contribuição retida na folha (alíquota progressiva de 7,5% a 14%).
- RAT (Risco Ambiental do Trabalho) – alíquota de 1% a 3%, conforme o grau de risco da atividade.
- Terceiros / Sistema S – contribuições a entidades como SENAI, SESI, SENAC, SEBRAE, INCRA e Salário-Educação (aprox. 5,8% a 7,8% da folha).
- IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte) – descontado do salário do empregado conforme tabela progressiva da Receita Federal.
Qual o impacto dos encargos no custo de um colaborador?
O principal impacto dos encargos trabalhistas no custo de um colaborador é que eles representam um valor extra sobre a remuneração. Ou seja, no final, a empresa precisa desembolsar mais do que o salário-base para manter os colaboradores contratados no regime CLT.
Como a tecnologia pode auxiliar na gestão dos encargos?
A tecnologia pode auxiliar na gestão dos encargos trabalhistas e sociais ao automatizar os cálculos. Assim, ela não apenas agiliza a preparação da folha de pagamento (e deixa o time de RH com mais tempo para se dedicar a outras tarefas), como também reduz a incidência de erros no processo.
