Onboarding: o que é e quais são as melhores práticas?

Contratar novos colaboradores é uma tarefa de grande importância e uma das principais responsabilidades do RH, pois uma admissão bem feita é fundamental para o crescimento da empresa. É nesse contexto que um processo de onboarding bem estruturado se torna essencial.

Na prática, o processo envolve diversas atividades cujo objetivo é garantir que os novos contratados se adaptem à rotina e à cultura da organização — condição fundamental para o sucesso e a produtividade do negócio.

Isso ocorre especialmente porque, quando os novos funcionários são integrados adequadamente desde o início, eles se sentem acolhidos, motivados e preparados para contribuir com os objetivos da empresa.

E muitos negócios já estão cientes desse fato, uma vez que 74% apontam o onboarding como principal área de foco em suas iniciativas de Employee Experience, segundo o KennedyFitch Employee Experience Report 2024.

O próximo tópico detalha o impacto dessa estratégia nas organizações e apresenta práticas para um processo de integração efetivo.

Principais aprendizados deste artigo

• O principal objetivo do onboarding é garantir que os novos colaboradores consigam se adaptar à rotina e à cultura organizacional das empresas por meio de um período focado na capacitação e na integração.
• A implementação correta contribui para aumentar a produtividade dos funcionários, além de ajudar a reduzir a rotatividade e fortalecer a cultura organizacional.
• A estratégia se divide em diferentes fases, sendo as principais o pré-onboarding, as boas-vindas, o treinamento e a avaliação.
• O primeiro passo para uma estratégia bem-sucedida é o planejamento. Também é importante ser transparente em relação às expectativas e sempre monitorar os resultados.
• A tecnologia é uma grande aliada para o RH. Na integração,viabiliza treinamentos remotos gamificados.

O que é onboarding de colaboradores?

É o processo que visa promover a integração de novos colaboradores em uma empresa. A estratégia envolve uma série de atividades, que incluem desde a recepção dos profissionais até o treinamento e a adaptação à equipe. O termo vem do inglês to board, que, em português, significa “embarcar”.

O processo é, portanto, essencial para assegurar que a transição do novo funcionário seja mais suave e tranquila, além de permitir que ele compreenda e se adapte à cultura da empresa, aos processos internos e às suas responsabilidades desde o início.

Para Felipe Azevedo, presidente da LG lugar de gente, o principal objetivo da prática é capacitar os profissionais recém-chegados de forma eficaz, de modo que o colaborador consiga produzir no menor tempo possível.

“É o momento em que a empresa passa seus procedimentos básicos, valores, missão e até mesmo conhecimentos mínimos necessários para os colaboradores poderem atuar naquela função”, pontua.

Para aprofundar o tema, o tópico seguinte apresenta qual é a importância do onboarding para as empresas atuais, com dados reais que destacam o impacto dessa estratégia no dia a dia das organizações.

Qual é a importância do onboarding para as empresas?

A prática pode impactar diretamente toda a jornada do colaborador, pois proporciona benefícios como:

1. Aumento da produtividade organizacional;
2. Redução da taxa de rotatividade;
3. Fortalecimento da cultura organizacional;
4. Melhora do engajamento de equipes;
5. Redução de erros e conflitos;
6. Facilitação da adaptação ao novo posto de trabalho.

1. Aumento da produtividade organizacional

Um processo bem-estruturado contribui para que os novos colaboradores compreendam rapidamente suas funções, responsabilidades e como suas atividades se alinham aos objetivos da empresa.

Como resultado, reduz o tempo que eles levam para se tornarem produtivos e eficazes em suas funções.

Segundo dados do BambooHR, investir no treinamento de novos funcionários aumenta o comprometimento com o trabalho em até 18 vezes, o que impacta diretamente os níveis de produtividade.

2. Redução da taxa de rotatividade

Uma integração adequada contribui para a satisfação dos novos funcionários e reduz a sensação de desorientação ou desamparo que pode levar ao turnover. Em outras palavras, fortalece a retenção de talentos.

Isso porque, quando os colaboradores se sentem bem acolhidos e apoiados, é menos provável que eles deixem a empresa logo após a contratação.

O relatório do BambooHR também demonstra que 91% dos colaboradores que receberam treinamento de cultura organizacional durante o onboarding se sentem mais conectados à empresa.

Como resultado, os funcionários têm menos probabilidade de solicitar a rescisão do contrato de trabalho. 

3. Fortalecimento da cultura organizacional

A integração também é uma oportunidade para transmitir a cultura, os valores e as normas da empresa aos novos funcionários.

Esse processo, portanto, garante que eles entendam e adotem a cultura organizacional desde o início e possam contribuir para a formação de um ambiente de trabalho coeso e harmonioso.

4. Melhoria do engajamento de equipes

Como explicamos, funcionários que passam por um bom processo de integração tendem a se sentir mais conectados à empresa e mais comprometidos com seus objetivos, o que gera como benefício direto: o aumento do engajamento.

A propósito, uma equipe mais engajada no dia a dia da empresa resulta em maior motivação, satisfação no trabalho e, consequentemente, melhor desempenho.

E o BambooHR destaca que 89% dos colaboradores que tiveram acesso a um processo de integração são mais engajados. Além disso, eles têm 30 vezes mais chances de estarem satisfeitos com a organização.

5. Redução de erros e conflitos

Quando os novos colaboradores recebem um treinamento adequado e são bem orientados sobre suas funções e processos internos, a chance de erros diminui. A propósito, dados do BambooHR mostram que 87% dos colaboradores com onboarding eficaz compreendem com clareza o que é esperado deles.

A integração também contribui para evitar mal-entendidos e conflitos, pois permite esclarecer as expectativas desde o início, o que contribui para a melhora do clima organizacional.

6. Facilitação da adaptação ao novo posto de trabalho

A prática orienta os novos funcionários a se sentirem parte da equipe desde o primeiro dia e ainda facilita a adaptação ao novo ambiente de trabalho e estabelece relações de trabalho positivas com colegas e líderes.

Para resumir, a integração eficaz de novos funcionários é fundamental para garantir que eles se sintam valorizados e bem preparados para contribuir para o sucesso da empresa, o que beneficia tanto o colaborador quanto a organização.

Entretanto, bons resultados dependem de um planejamento eficiente. A começar pelo entendimento das diferentes etapas do onboarding e pela contribuição de cada uma para o processo de integração. 

Quais são as etapas do onboarding?

O processo pode ser dividido em seis níveis, cada um com um papel crucial na integração e na adaptação dos novos colaboradores à rotina da organização. As etapas são:

1. Pré-onboarding;
2. Boas-vindas e orientação inicial;
3. Treinamento e integração;
4. Acompanhamento e feedback;
5. Integração completa e avaliação;
6. Continuidade e desenvolvimento.

1. Pré-onboarding

O pré-onboarding começa antes mesmo do primeiro dia de trabalho. Mais precisamente, logo após a aceitação da oferta de emprego, e envolve principalmente as comunicações iniciais.

É nesta fase que acontece o envio de informações importantes, como datas, horários e o código de vestimenta, e a preparação dos materiais de trabalho, como e-mail corporativo, equipamentos e acesso aos sistemas.

O objetivo é criar uma expectativa positiva e reduzir a ansiedade do novo colaborador.

2. Boas-vindas e orientação inicial

Esta fase começa quando um novo colaborador é oficialmente recebido na empresa e se estende durante a primeira semana de trabalho.

Normalmente, inclui a apresentação à equipe, um tour pelas instalações, a entrega de materiais de trabalho e uma introdução aos valores, missão e visão da empresa.

Sessões de orientação também podem ser realizadas para familiarizar o novo funcionário com políticas, procedimentos e a estrutura organizacional.

3. Treinamento e integração

Nas semanas seguintes, o novo colaborador deve receber um treinamento específico para sua função, além de instruções sobre o uso de ferramentas e sistemas.

A terceira etapa também permite aprofundar o entendimento sobre as expectativas de desempenho e as metas individuais. Aqui, a integração social é incentivada com atividades que promovam o relacionamento com a equipe e outras áreas da empresa.

4. Acompanhamento e feedback

O acompanhamento durante os primeiros meses é essencial para garantir a adaptação do colaborador ao novo ambiente e o acesso aos recursos necessários para o desempenho de suas funções.

Reuniões regulares com o gestor ou mentor são realizadas para fornecer feedback contínuo, discutir desafios e ajustar expectativas. Esta fase contribui para consolidar o aprendizado e assegurar que o funcionário esteja no caminho certo.

5. Integração completa e avaliação

A integração completa ocorre quando o colaborador está totalmente adaptado às suas funções e à cultura da empresa. No geral, entre três e seis meses após a admissão.

Nesta fase, é comum realizar uma avaliação de desempenho inicial para verificar o progresso, identificar áreas de melhoria e estabelecer novas metas. A partir desse ponto, o colaborador é considerado plenamente integrado à equipe.

6. Continuidade e desenvolvimento

Embora a integração formal possa terminar após seis meses, a fase de continuidade envolve o desenvolvimento contínuo do colaborador.

Este processo inclui oportunidades de capacitação adicional, desenvolvimento de carreira e envolvimento em projetos de maior responsabilidade. O objetivo é estimular o crescimento do colaborador e ampliar sua contribuição para a empresa.

É importante destacar ainda que cada uma dessas fases é projetada para garantir que os novos colaboradores tenham uma experiência positiva desde o início, se sintam conectados à empresa e estejam bem preparados para suas funções.

Além das diferentes etapas, o treinamento de novos funcionários segue uma estrutura composta por 4 Cs, que detalhamos no próximo tópico.

Quais são os 4 Cs do treinamento de novos funcionários?

O modelo criado por Talya Bauer oferece uma estrutura que permite guiar o processo com mais facilidade e se divide em quatro etapas essenciais para a integração de novos colaboradores:

1. Conformidade;
2. Clarificação;
3. Cultura;
4. Conexão.

Veja mais detalhes a seguir.

1. Conformidade

O primeiro C envolve o cumprimento de normas legais, políticas e regulamentos da empresa. Também inclui a apresentação do código de conduta e dos valores organizacionais e abrange o treinamento sobre segurança no trabalho e boas práticas.

2. Clarificação

O segundo C busca alinhar as expectativas entre a empresa e o colaborador, além de apresentar as metas e responsabilidades do cargo e definir os objetivos de curto e longo prazo para o colaborador.

3. Cultura

O terceiro C visa promover a imersão na cultura e nos valores da empresa e introduzir a história da organização e seus símbolos. O objetivo é facilitar a integração com os colegas de trabalho e a equipe.

4. Conexão

O quarto e último C foca na construção de redes de relacionamento dentro da empresa. Para tanto, apresenta canais de comunicação e processos de feedback e oferece oportunidades para participação em atividades sociais e eventos.

Com os conceitos, impactos e estrutura apresentados, é importante saber como fazer um onboarding digital ou presencial de forma realmente eficiente. Veja o passo a passo que apresentamos a seguir.

Como fazer um onboarding digital eficiente?

O passo a passo inclui:

1. Planejar cada etapa, definindo quais são os passos antes do início do trabalho, como serão os treinamentos iniciais e a duração;
2. Informar os recém-contratados sobre o que esperar dos primeiros meses;
3. Enviar um e-mail de boas-vindas com todas as informações que os colaboradores precisam conhecer, como regras e acesso aos sistemas;
4. Oferecer os treinamentos, que devem envolver capacitações específicas para o cargo e sobre a cultura da empresa;
5. Monitorar o engajamento e os resultados.

Além desses passos, existem boas práticas de onboarding que aumentam a efetividade do processo. Veja quais são as principais.

Quais boas práticas de onboarding contribuem para otimizar o processo?

A lista inclui ações como:

• preparar os documentos antecipadamente para os colaboradores focarem exclusivamente na integração no primeiro dia de trabalho;
• adotar um sistema de buddy —“companheiro”, em tradução livre — que consiste em colocar um colaborador experiente para acompanhar o novato nas primeiras semanas;
• pedir feedback em cada etapa da jornada;
• personalizar a integração;
• criar documentos que compilem todas as regras e a cultura da empresa;
• investir em um evento de boas-vindas para demonstrar ao novo colaborador o valor que representa para a organização.

Outra prática que pode ter um impacto positivo é usar a tecnologia em todos os pontos da integração. 

Quais são os desafios no onboarding de novos colaboradores e como superá-los?

Os principais desafios são:

• excesso de informações e/ou tarefas nas primeiras semanas;
• ansiedade dos novos colaboradores gerada pelas expectativas da organização;
• falta de comunicação sobre as responsabilidades e tarefas por parte da liderança;
• dificuldade de adaptação à dinâmica interna, incluindo o relacionamento com colegas e lideranças.

Para superar esses obstáculos, existem duas abordagens complementares: avaliar o progresso da integração com os métodos que apresentamos no próximo tópico e investir em tecnologia. 

Como avaliar a integração de novos funcionários?

Com a aplicação de pesquisas de satisfação durante toda a integração. O objetivo é permitir que os novos talentos expressem sua percepção sobre o processo de forma anônima. Para assegurar que a contratação foi bem-sucedida, é importante também realizar uma avaliação de desempenho dos colaboradores após o período de adaptação.

Além de coletar feedback, o RH deve analisar dados e métricas para monitorar o desempenho dos novos contratados, o tempo necessário para que eles comecem a apresentar bons resultados e as taxas de turnover precoce.

É recomendável que todo o processo seja documentado, monitorado de perto e revisado a cada seis meses para evitar falhas. Se necessário, o RH deve realizar ajustes para melhorar a integração dos novos talentos.

Posto isto, apresentamos a seguir a solução de onboarding de colaboradores da LG lugar de gente e os benefícios que adotá-la na sua empresa pode proporcionar. Confira.

Como a LG lugar de gente pode transformar o seu onboarding?

Com uma plataforma de onboarding gamificado que permite criar um processo de integração mais ágil e eficaz. Dessa forma, a solução da LG lugar de gente estrutura atividades de aprendizado mais dinâmicas e engajantes. Além disso, conta com conteúdos interativos que aumentam o engajamento.

A LG também conta com a LiGiaPro, a primeira assistente de IA para RH que personaliza as boas-vindas aos recém-contratados, envia automaticamente conteúdos relevantes e monitora o engajamento com os treinamentos.

Agende uma reunião com o time da LG lugar de gente e solicite um orçamento personalizado ou uma demonstração gratuita.