Quais são as vantagens de um software de gestão de RH?

A tecnologia é, hoje, essencial para otimizar as etapas da jornada do colaborador e proporcionar uma boa experiência digital do funcionário. Nesse contexto, compreender as vantagens de um software de gestão de RH torna-se fundamental para empresas que buscam eficiência, escalabilidade e decisões mais estratégicas.

A propósito, muitos negócios já estão cientes do valor desse tipo de plataforma. O relatório do Grand View Research, por exemplo, mostra que o mercado de tecnologia para o setor de recursos humanos deve crescer mais de 12% ao ano até 2030, e a expectativa é de que movimente mais de 30 bilhões de dólares. Esse crescimento reflete a busca das organizações por soluções que promovam automação de RH, integração de dados e maior apoio à gestão de pessoas.

Entenda mais sobre o assunto no artigo a seguir, no qual apresentamos 11 benefícios de implementar um software de gestão de RH, especialmente aqueles que utilizam  inteligência artificial no RH para apoiar processos mais estratégicos.

Principais aprendizados deste artigo

• Os softwares de gestão de pessoas são plataformas que estruturam e unificam os processos e dados essenciais para o funcionamento do RH, atuando como um sistema central para a gestão do capital humano.
• Entre as funcionalidades mais comuns desses sistemas, podemos citar recrutamento e seleção, automação de tarefas e gerenciamento de ponto, além de recursos voltados ao autoatendimento e à análise de dados.
• As plataformas também auxiliam no cálculo e no monitoramento dos salários na folha de pagamento e podem ser usadas em avaliações de desempenho e em pesquisas de clima, contribuindo para uma visão mais completa do desempenho organizacional.
• Implementar um software de RH ajuda a reduzir os custos do departamento, diminuir a incidência de erros e facilitar a tomada de decisões, devido ao acesso facilitado aos dados, centralizados e atualizados em tempo real.
• A solução também garante que a empresa esteja em conformidade com as leis trabalhistas, já que se atualiza automaticamente a qualquer mudança na legislação, reduzindo riscos operacionais e jurídicos.

O que é um software de gestão de recursos humanos (RH)?

Consiste em um sistema unificado desenvolvido para compilar e estruturar informações essenciais sobre os colaboradores de uma empresa. Os elementos coletados incluem dados pessoais, de trajetória profissional, além de competências, formações, benefícios e avaliações de desempenho, centralizados em um único ambiente, para facilitar a administração da força de trabalho.

Gilmar Filho, Supervisor de Inovação de Produtos na LG lugar de gente, destaca que plataformas modernas de gestão entregam uma visão holística dos colaboradores, desde a sua entrada na empresa até o desenvolvimento de carreira, permitindo uma gestão mais estratégica do capital humano.

“A automação de processos rotineiros libera tempo precioso e permite que os profissionais de RH se concentrem em atividades mais estratégicas, como o desenvolvimento de programas de treinamento e engajamento. Já a análise preditiva, impulsionada pela tecnologia, capacita os gestores a tomar decisões informadas e proativas, antecipando desafios e identificando oportunidades de crescimento”, exemplifica o supervisor.

Além do mais, a parceria com um fornecedor de tecnologia para RH confiável permite que os dados sejam mantidos seguros e possam ser acessados facilmente de um local central, favorecendo um gerenciamento mais ágil, preciso e alinhado às exigências legais e operacionais.

Quais são os principais recursos de um software de gestão de RH?

A lista inclui funcionalidades essenciais para a digitalização e eficiência do RH, como:

• automação de tarefas administrativas;
• processos de recrutamento e seleção;
• avaliações de desempenho;
• pesquisas de ambiente organizacional;
• administração de salários;
• monitoramento de presença e controle de ponto.

Estas características contribuem para a simplificação e aceleração das atividades rotineiras do setor de recursos humanos, o que libera os profissionais para se dedicarem a tarefas mais estratégicas e com maior valor agregado.

Um aspecto relevante é que os softwares de gestão de RH que detêm uma tecnologia mais avançada, especialmente os que utilizam inteligência artificial, criam relatórios e análises aprofundadas, oferecendo aos líderes uma perspectiva detalhada e ampla sobre os dados dos funcionários.

Esses recursos, portanto, facilitam a tomada de decisões informadas, baseadas em dados precisos e atualizados, reduzindo a dependência de análises manuais e subjetivas.

Essa visão expandida promove ainda a identificação de tendências, lacunas de competências e oportunidades de aprimoramento na empresa, contribuindo diretamente para o desenvolvimento estratégico da gestão de pessoas.

Quais são os benefícios de um software de gestão de RH?

A seguir, reunimos os principais benefícios de software de gestão de RH, mostrando como a tecnologia contribui para a eficiência do departamento, a automação de processos e a melhora da experiência do colaborador digital:

1. Redução das despesas operacionais;
2. Aumento da produtividade;
3. Melhoria na gestão de dados e na tomada de decisões;
4. Proteção de informações sensíveis;
5. Mais organização para o RH;
6. Eliminação de erros de cálculo;
7. Possibilidade de personalização;
8. Acesso a relatórios instantâneos;
9. Conformidade com as normas trabalhistas;
10. Melhora da experiência do colaborador;
11. Melhora dos treinamentos.

Veja mais detalhes sobre cada um desses benefícios e seus impactos práticos na rotina do RH a seguir.

1. Redução das despesas operacionais

Por contar com um banco de dados inteligente de currículos, recursos de automação na criação de vagas, organização de entrevistas e testes online, além do acompanhamento do desempenho dos candidatos, os sistemas de RH contribuem para a redução dos custos do departamento.

Esse resultado também é possível, pois a tecnologia facilita a comunicação entre os profissionais, já que oferece métodos mais econômicos, como videoconferências e plataformas digitais, reduzindo gastos com deslocamentos e infraestrutura física.

Além disso, os sistemas aumentam o controle sobre o tempo, a produtividade e a gestão da folha de pagamento, o que permite identificar e minimizar gastos excessivos, como horas extras indevidas e procedimentos ineficientes.

Um relatório do Business mostrou que 69% das empresas que usam uma plataforma de RH relatam que o tempo de processamento da sua folha de pagamento reduziu consideravelmente.

2. Aumento da produtividade

A automação de processos burocráticos, como o gerenciamento de folhas de pagamento e registros, não somente economiza tempo, mas também permite que os profissionais de RH se concentrem em iniciativas mais estratégicas e de maior impacto para o negócio.

O uso da inteligência artificial no RH, por exemplo, pode reduzir tarefas repetitivas. Isso porque a tecnologia cria sistemas capazes de tomar decisões com base em regras e dados e, assim, executar determinadas ações de forma independente.

Desse modo, a tecnologia consegue melhorar a eficiência operacional di departamento e promover um ambiente mais produtivo para as equipes.

Ao otimizar a gestão de tempo e tarefas por meio da tecnologia, as empresas posicionam o RH como um catalisador estratégico, capaz de responder com agilidade às demandas do mercado e promover uma cultura organizacional mais dinâmica.

3. Melhoria na gestão de dados e na tomada de decisões

Outra das vantagens de um software de gestão de RH é a facilidade para eliminar falhas humanas. Isso porque os dados são processados com maior precisão e objetividade pelo sistema, o que evita a necessidade de refazer tarefas operacionais e ainda reduz os riscos associados a erros manuais.

O que acontece é que, com análises precisas do desempenho dos colaboradores e da eficácia de programas de treinamento, os profissionais de RH podem identificar padrões, antecipar tendências e tomar decisões informadas com maior rapidez e segurança, que impulsionam o crescimento da empresa.

A adoção de uma abordagem baseada em dados também possibilita que as organizações otimizem o processo decisório em todos os níveis e alinhem estrategicamente suas práticas de gestão de pessoas com os objetivos globais da empresa.

Gilmar reforça que, no ambiente competitivo atual, a tomada de decisão no RH não pode depender somente da intuição. “A tecnologia possibilita uma abordagem baseada em dados, oferecendo aos gestores insights valiosos para aprimorar a gestão de talentos”, aponta o especialista.

4. Proteção de informações sensíveis

As tradicionais planilhas armazenadas nos computadores, mesmo que protegidas por senha, enfrentam vulnerabilidades relacionadas a falhas técnicas ou brechas de segurança de dados. Além disso, muitos dados manuseados pelo RH são confidenciais, como informações pessoais, salariais e contratuais, e é crucial impedir o acesso por partes não autorizadas.

Por esse motivo, é importante a contratação de softwares de gestão de RH preocupados com a segurança da informação, que adotem protocolos robustos de proteção, para que se possa evitar essas exposições e garantir a proteção das informações de forma contínua e centralizada.

5. Mais organização para o RH

A desorganização é uma das principais causas de perda de tempo e de produtividade, já que faz com que os trabalhadores desperdicem horas valiosas em busca dos relatórios que necessitam no dia a dia.

Nesta quinta vantagem de um software de gestão de RH, é importante destacar que uma boa plataforma armazena documentos de maneira eficiente, em ambientes digitais organizados, com uma variedade de filtros de busca disponíveis.

Em poucos segundos, é possível acessar históricos profissionais completos ou recursos de processos seletivos utilizados em anos anteriores, o que reduz a burocracia e torna as rotinas do RH mais ágeis e confiáveis.

6. Eliminação de erros de cálculo

Erros em cálculos de impostos, pagamentos, férias, benefícios e reembolsos podem causar grandes problemas legais e financeiros para a organização, muitos deles evitáveis com o uso de cálculos automatizados e padronizados. Neste sentido, ignorar o uso de tecnologia para resolver estas questões aumenta o risco de falhas operacionais, retrabalho e inconformidades legais.

O relatório do Business indicou que 25% das empresas acreditam que um dos benefícios de um software de gestão de RH seja justamente aumentar a conformidade legal, o que pode englobar o cálculo dos salários, bem como os encargos, descontos e benefícios obrigatórios.

7. Possibilidade de personalização

É possível adaptar os softwares de RH às especificidades da operação de cada empresa. Os sistemas são, portanto, configurados para atender às necessidades particulares da rotina do departamento pessoal e de gestão de pessoas.

Logo, podem incluir, por exemplo, a criação de alertas personalizados, bem como o gerenciamento eficaz de benefícios corporativos de maneira ágil e inteligente conforme políticas internas e acordos coletivos.

8. Acesso a relatórios instantâneos

Com apenas alguns cliques, é viável realizar diversas análises dos dados registrados no sistema, graças ao recurso de People Analytics. Assim, é possível elaborar relatórios que levariam horas para serem feitos manualmente em poucos segundos.

A assistente virtual com inteligência artificial da LG lugar de gente, a LiGiaPro, conta com diversos agentes de IA que trabalham em conjunto para executar diferentes tarefas, inclusive a criação de relatórios gerenciais e operacionais.

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9. Conformidade com as normas trabalhistas

Ainda na lista de vantagens dos softwares de gestão de RH, temos o fato de que os sistemas são capazes de se atualizar em resposta às frequentes mudanças legislativas de forma automática e contínua.

Essa característica assegura que tanto a empresa quanto seus colaboradores estejam sempre em conformidade com a legislação em vigor e, assim, evitem riscos e passivos jurídicos.

10. Melhora da experiência do colaborador

Os sistemas de gestão de pessoas facilitam tanto a seleção de novos funcionários quanto o reconhecimento e a retenção de talentos ao longo de toda a jornada na empresa e permitem a identificação de habilidades e o registro do desempenho de forma centralizada.

Ao considerar também promoções ou bonificações, o software fornece dados relevantes e pode inclusive gerar alertas de produtividade e engajamento.

Ainda com a pesquisa do Business, o documento mostrou que 22% das organizações que usam tecnologia no departamento experimentam uma taxa de retenção de talentos mais alta, e 21% acreditam que atraíram candidatos mais qualificados para as vagas de emprego.

11. Melhora dos treinamentos

Por fim, os softwares de gestão de RH oferecem a possibilidade de realizar diversos tipos de treinamentos diretamente em suas plataformas digitais e integradas.

Muitas vezes, essas capacitações podem ser executadas nos próprios equipamentos dos colaboradores, individualmente e sem a necessidade de deslocamento, enquanto os resultados das avaliações de desempenho são automaticamente registrados no histórico do colaborador.

O resultado é uma melhora tanto da qualidade quanto dos resultados do aprendizado, pois os colaboradores conseguem absorver melhor os conteúdos no seu próprio ritmo.

O relatório do Business também mostrou que esse efeito é real: 21% dos negócios tiveram uma melhora das habilidades dos profissionais ao adotar uma plataforma de RH com foco em desenvolvimento contínuo.

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Como a LG lugar de gente ajuda a promover a automação de RH?

Agora que você está ciente das vantagens de ter um software de gestão de RH, é importante conhecer a LG lugar de gente, uma referência quando o assunto é inovação do departamento pessoal.

A LG lugar de gente oferece diversas soluções que acompanham a sua empresa durante todo o ciclo de vida do colaborador, que vai do recrutamento até o desligamento. Entre os destaques, podemos citar os módulos de:

• gestão de benefícios corporativos;
• folha de pagamento com cálculo automático;
• controle de ponto digital;
• treinamentos corporativos;
• autoatendimento ao colaborador;
• assistente virtual com IA generativa para suporte ao RH e aos colaboradores.

Todos esses recursos fazem com que promover a automação do RH de maneira inteligente seja um processo mais fácil, rápido e seguro, reduzindo tarefas operacionais e aumentando a eficiência da gestão de pessoas.

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