Você sabe o que significa automatizar processos, seja de RH ou de outros departamentos? De forma resumida, é a substituição de atividades manuais por ferramentas de tecnologia que conseguem integrar várias pessoas em um mesmo procedimento.
Por exemplo, como funciona a requisição de um novo colaborador na sua empresa? O gestor solicita essa necessidade para o RH de que maneira? Em geral, ela é uma tarefa que possui muitos envolvidos e que depende de respostas ágeis para que a vaga seja preenchida de forma rápida. Esse é um típico exemplo de processo que pode ser automatizado através de uma ferramenta de workflow.
Por que investir na automação do RH é tão relevante para a companhia? O que sua empresa pode ganhar com isso? Confira 4 motivos para adquirir uma solução de workflow:
1 – Aderência às necessidades legais
Um dos principais benefícios da automatização é o cumprimento das políticas estabelecidas pela organização, assim como das obrigações trabalhistas, previdenciárias, fiscais, contábeis, dentre outras. Ou seja, a gestão de compliance.
Afinal, quando os processos estão automatizados, os erros operacionais são eliminados, cresce a confiabilidade e a segurança das informações e a gestão de pessoas consegue cumprir suas funções de forma muito mais consistente e segura. Benefícios que, com o eSocial, se tornam ainda mais relevantes, já que para cumprir com o que pede o projeto, será necessário o trabalho conjunto de várias áreas.
2 – Agilidade na entrega
Além de garantir dados confiáveis, uma ferramenta de workflow também proporciona agilidade na disponibilização de serviços e produtos. O que isso significa?
Segundo a Gerente de Sucesso do Cliente da LG lugar de gente, Giovânia Ferreira, com processos automatizados, a empresa ganha em produtividade e eficiência. “O meu RH fica mais estratégico porque eu otimizo as atividades. As ações muito repetitivas deixo que o sistema faça por mim”, destaca.
Segundo ela, os ganhos se expandem a todos os membros da companhia. “O RH fica mais próximo dos colaboradores e atua como parceiro de negócio, ou seja, com uma postura consultiva e atenta às dúvidas dos gestores”, conta a gerente.
3 – Redução de custos
Outro benefício da automação do RH é a redução de custos, tanto com espaço de armazenamento quanto de impressões e cópias de documentos. Sem contar a economia de tempo das pessoas envolvidas.
Ricardo Guedes, Gerente de Informações, Controles e Otimizações da Oi, explica como a ferramenta de workflow tem ajudado a companhia a reduzir os custos com o auxílio-creche, por exemplo. “Antes, os colaboradores elegíveis a esse benefício, precisavam encaminhar os formulários preenchidos via Correios. Isso gerava um alto custo de envio, os documentos demoravam a chegar para o RH, que ainda fazia a análise manualmente e só depois enviava para a folha de pagamento”, destaca.
Ele reforça ainda que, com a solução de workflow da LG lugar de gente, a empresa criou um fluxo de trabalho para automatizar esse processo.
Agora, através do portal de autoatendimento, o colaborador insere o documento digitalizado, cujos dados irão automaticamente para a folha de pagamento. “A digitalização desse processo gerou economia de mais de R$ 300 mil por ano e ainda permitiu que os documentos, antes salvos em meio físico, fiquem arquivados digitalmente”, complementa Ricardo.
4 – Acompanhamento dos processos
Giovânia explica que, quando a empresa tem a cultura de automatizar os processos, as informações ficam centralizadas, o que garante a padronização das atividades. “Com isso, fica fácil rastrear atividades em andamento, porque o RH deixará de receber solicitações por e-mail, telefone ou papel. Também é possível medir a evolução desse processo e acompanhar com quem a solicitação está parada”, destaca ela.
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