A transformação digital tem se consolidado como uma das principais forças de mudança no mercado de trabalho, redefinindo processos, otimizando tempo e elevando a eficiência operacional.
No âmbito dos Departamentos Pessoal (DP) e de Recursos Humanos (RH), essa revolução ganha destaque com a implementação da admissão digital, um processo que não apenas moderniza, mas também desburocratiza e agiliza a integração de novos colaboradores.
A admissão digital representa a evolução natural dos processos tradicionais, substituindo pilhas de papel, formulários manuais e longas esperas por uma experiência ágil, segura e integrada.
Por meio de softwares especializados, todas as etapas do processo admissional são centralizadas, desde a coleta de documentos até a integração com sistemas como o eSocial. Essa mudança não é apenas uma tendência, mas uma necessidade em um mundo cada vez mais digital e conectado.
O que é admissão digital?
A admissão digital consiste na realização do processo admissional de forma totalmente ou parcialmente digital, utilizando plataformas específicas que permitem a coleta, armazenamento e gerenciamento de dados dos colaboradores.
Essas plataformas operam na nuvem, garantindo segurança, acessibilidade e conformidade com as normas legais, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e as diretrizes do eSocial.
Com a admissão digital, o candidato aprovado em um processo seletivo recebe um link para preencher seus dados pessoais, anexar documentos e assinar digitalmente os contratos e demais formulários.
Tudo isso pode ser feito de qualquer dispositivo, em qualquer lugar e a qualquer momento, eliminando a necessidade de deslocamentos e reduzindo significativamente o tempo de integração.
Por que implementar a tecnologia no DP e RH é uma necessidade?
A burocracia é um dos maiores desafios enfrentados pelas empresas brasileiras. Segundo a Federação das Indústrias do Estado de São Paulo (FIESP), 83,2% das empresas enfrentam dificuldades para iniciar ou expandir seus negócios devido à complexidade dos processos burocráticos. No contexto do RH e DP, essa burocracia se traduz em atrasos, erros e sobrecarga de trabalho.
A admissão digital surge como uma solução para esses problemas, oferecendo benefícios como:
- Redução de custos e armazenamento Físico:
A eliminação de papéis, pastas e impressões reduz custos operacionais e libera espaço físico. Além disso, o armazenamento em nuvem garante segurança e proteção contra perdas por incêndios, alagamentos ou outros desastres. - Aumento da produtividade:
Com a automação de tarefas repetitivas, como o preenchimento de formulários e cálculos de folha de pagamento, os profissionais do DP e RH podem focar em atividades estratégicas, como o desenvolvimento de talentos e a melhoria da experiência do colaborador. - Conformidade legal e segurança de dados:
As plataformas de admissão digital são desenvolvidas para atender às exigências da LGPD, garantindo a proteção e o uso adequado dos dados dos colaboradores. Isso reduz riscos de multas e processos trabalhistas. - Agilidade no processo admissional:
O tempo de admissão é drasticamente reduzido. Enquanto um processo tradicional pode levar dias ou semanas, a admissão digital permite que tudo seja concluído em minutos, com notificações automáticas para os setores envolvidos. - Melhoria na experiência do candidato:
A facilidade de enviar documentos e assinar contratos remotamente cria uma experiência positiva para o novo colaborador, aumentando o engajamento desde o primeiro contato com a empresa.
Saiba mais:
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Como funciona a admissão digital?
O processo de admissão digital é simples e intuitivo. Após a aprovação no processo seletivo, o candidato recebe um link para acessar a plataforma de admissão. Lá, ele preenche seus dados pessoais, anexa documentos como RG, CPF, comprovante de residência e atestado de saúde ocupacional, e assina digitalmente os contratos de trabalho.
Do lado da empresa, os dados são automaticamente validados e integrados ao sistema de folha de pagamento e ao eSocial. O RH e o DP têm acesso a todas as informações em tempo real, facilitando a gestão e a tomada de decisões.
Vantagens estratégicas da admissão digital
Além dos benefícios operacionais, a admissão digital traz vantagens estratégicas que impactam positivamente a cultura organizacional e a competitividade da empresa:
- Desburocratização e eficiência:
A automação elimina gargalos e reduz a necessidade de intervenção manual, tornando os processos mais ágeis e menos propensos a erros. - Engajamento dos colaboradores:
Profissionais do RH e DP ganham mais tempo para focar em iniciativas que promovem o engajamento e o bem-estar dos colaboradores, como programas de onboarding e desenvolvimento de carreira. - Sustentabilidade:
A redução no uso de papel e recursos físicos contribui para práticas mais sustentáveis, alinhadas às demandas atuais por responsabilidade ambiental. - Escalabilidade:
A admissão digital é escalável, permitindo que empresas de qualquer porte ou segmento adotem a solução e se adaptem às mudanças do mercado.
Desafios e considerações importantes
Apesar dos inúmeros benefícios, a implementação da admissão digital exige atenção a alguns aspectos:
- Escolha da plataforma certa:
É essencial selecionar um software que atenda às necessidades da empresa, oferecendo funcionalidades como integração com outros sistemas, conformidade com a LGPD e suporte técnico eficiente. - Capacitação dos profissionais:
A equipe de RH e DP deve ser treinada para utilizar a nova ferramenta, garantindo que todos os recursos sejam explorados ao máximo. - Armazenamento de documentos físicos:
Embora a maioria dos documentos possa ser armazenada digitalmente, alguns, como atestados de saúde ocupacional, ainda exigem versões físicas. Portanto, é importante manter um equilíbrio entre o digital e o físico.
O Futuro do RH e DP: digital e humano
Um software de admissão digital é uma solução cada vez mais buscada pelo RHs que entendem os benefícios do uso de ferramentas que otimizam rotinas e automatizam processos.
Como vimos, falamos de uma ferramenta que permite que todo o processo de admissão seja feito de forma digital e remota, inclusive o envio e a assinatura de documentos.
Além de agilizar o processo, o software evita que as pessoas contratadas precisem ir à empresa para cumprir a parte burocrática da admissão. O próprio RH pode cuidar disso remotamente também.
Vale lembrar que a escolha da plataforma de admissão digital ideal deve considerar sua premissa básica, a privacidade dos envolvidos ― conforme a LGPD ― e outras facilidades que as funcionalidades da ferramenta podem agregar à rotina do RH.
Agora que você já sabe o que é software de admissão digital e como escolher a melhor solução para a sua empresa, conheça mais sobre o Admissão Digital da LG lugar de gente!
