A CLT e a folha de pagamento são complementares, já que o documento que formaliza os pagamentos dos colaboradores deve seguir certas regras e prazos para garantir a conformidade legal das empresas.
Por exemplo, a legislação diz que o pagamento deve acontecer até o quinto dia útil e as organizações precisam manter uma cópia do holerite, documento emitido a partir da folha de pagamento que detalha vencimentos, descontos e o valor líquido recebido pelo colaborador.
Ainda há outras obrigações, especialmente no que se refere às informações obrigatórias que devem constar no documento.
Ao longo deste artigo, você entenderá quais normas precisam ser observadas para assegurar a conformidade entre a legislação trabalhista e a folha de pagamento e, assim, evitar riscos e passivos para o seu negócio.
Principais aprendizados deste artigo
- A CLT determina os prazos para a empresa realizar o pagamento dos seus colaboradores e atribui às organizações a responsabilidade de calcular e emitir a folha de pagamento.
- Este documento deve apresentar informações que permitam identificar ambas as partes, empregado e empregador, além de dados sobre salários e cargos.
- O documento também mostra os descontos, benefícios e o total de dias efetivamente trabalhados no mês.
- Descumprir as regras da CLT pode acarretar o pagamento de multas e o acúmulo de passivos trabalhistas.
- Fazer a gestão da folha de pagamento com um software dedicado é a melhor maneira de garantir a conformidade com a CLT e evitar problemas com a justiça do trabalho.
O que diz a CLT sobre a folha de pagamento?
A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), no artigo nº 459 da CLT, determina que a empresa deve pagar os colaboradores até o quinto dia útil do mês seguinte ao trabalhado. Logo, esse é o prazo final para que a folha esteja pronta. Para dar tempo de não só emitir, mas também conferir as informações do holerite para evitar erros, uma boa prática é providenciá-lo até o último dia do mês.
Assim, a empresa consegue calcular os valores devidos e ainda resolver quaisquer inconsistências encontradas.
Já o artigo nº 225 do decreto nº 3.048 de 1999 estabelece que o empregador é o responsável por elaborar a folha de pagamento de todos os segurados a seu serviço, em conformidade com os prazos e regras da CLT.
No que diz respeito às informações, a folha de pagamento deve conter, no mínimo:
- dados do empregador: razão social e CNPJ;
- dados do empregado: nome, CPF, cargo e função;
- descontos obrigatórios: INSS, IRRF (quando aplicável) e faltas;
- descontos opcionais e benefícios: vale-transporte, vale-refeição/alimentação, convênios autorizados;
- encargos do empregador: recolhimento do FGTS (não é descontado do empregado, mas calculado sobre a folha);
- total de dias trabalhados no mês;
- remuneração: salário-base, adicionais (como horas extras, adicional noturno, insalubridade, periculosidade), gratificações e comissões;
- outros valores: como pedidos de adiantamento de salário ou horas extras;
- valores totais: remuneração bruta, descontos e valor líquido a receber.
Cumprir estas exigências, tanto dos prazos quanto das informações, é fundamental para manter a conformidade entre CLT e folha de pagamento, evitando multas, autuações e passivos trabalhistas. Entenda as demais obrigações sobre o documento e o porquê de manter a conformidade.
Quais são as demais obrigações da empresa sobre a folha de pagamento?
O artigo nº 225 do decreto nº 3.048 determina que as empresas também são obrigadas a:
- manter uma via da folha e os recibos no estabelecimento;
- fazer o lançamento das contribuições, descontos e valores recolhidos;
- registrar mensalmente as informações da folha, hoje feitas via eSocial, conforme exigência da Previdência Social;
- informar no holerite os descontos referentes à contribuição previdenciária;
- identificar todos os segurados com seus dados, seja trabalhador avulso ou contribuinte individual;
- destacar o nome das colaboradoras que usam o salário-maternidade;
- mostrar o número de parcelas de salário-família que cada segurado tem direito a receber.
Destacamos que é essencial se atentar a todos esses elementos para evitar problemas com a legislação trabalhista durante a emissão da folha de pagamento. Veja, abaixo, os motivos que tornam esse cuidado importante.
Por que é importante manter a conformidade entre CLT e folha de pagamento?
Garantir o cumprimento das normas da CLT na folha de pagamento é essencial para a saúde financeira, segurança jurídica e reputação da empresa, já que um erro na emissão do documento, pode causar problemas sérios. Por exemplo, pagamento de multas, acúmulo de passivos trabalhistas, fiscalizações do MTE, ações judiciais e, consequentemente, a perda de credibilidade no mercado.
Esse último efeito deriva do fato de que a organização pode ficar com a sua imagem de marca empregadora manchada, ao ser conhecida como um negócio que não cumpre com as suas obrigações trabalhistas.
O resultado direto não é somente a fuga de talentos, profissionais habilidosos, mas também a diminuição do número de candidatos qualificados interessados nas vagas. Isso porque essas pessoas não confiam no ambiente de trabalho oferecido devido à sua reputação no mercado.
Por esse motivo, o departamento pessoal da organização deve estar preparado para fazer os cálculos e ciente das obrigações legais da empresa em relação à folha de pagamento.
Uma maneira de assegurar a conformidade entre CLT e folha de pagamento é investir em tecnologia. Veja como o sistema integrado da LG lugar de gente pode ajudar a sua empresa nesta tarefa.
Como a tecnologia ajuda a manter a conformidade entre a legislação trabalhista e a folha de pagamento?
A tecnologia é uma grande aliada das empresas que desejam manter a conformidade entre CLT e folha de pagamento, já que os sistemas de gestão de folha de pagamento atuais contam com recursos de automação de processos.
Dessa maneira, conseguem executar tarefas repetitivas, como cálculo de descontos ou da retenção de encargos, de maneira mais rápida e precisa. É o caso da solução de Folha de Pagamento com cálculo automático da LG lugar de gente.
Com a ferramenta você consegue:
- automatizar o cálculo de salários, tributos e encargos, reduzindo erros e retrabalhos;
- centralizar as informações com armazenamento em nuvem;
- integrar o sistema a outros módulos da LG e plataformas externas, como o eSocial;
- identificar erros e inconsistências na folha de pagamento;
- visualizar dashboards com atualização em tempo real.
Além desses recursos, nossa solução é totalmente aderente à legislação brasileira e conta com atualizações automáticas conforme mudanças legais. Nossa plataforma é responsiva, funciona bem em dispositivos móveis e preza pela segurança dos dados do seu negócio.
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FAQ: Principais perguntas sobre CLT e folha de pagamento
O que diz a CLT sobre a obrigatoriedade da folha de pagamento?
A CLT determina que as empresas que empregam funcionários sob este regime devem fazer o repasse das remunerações até o quinto dia útil do mês seguinte. Além disso, o art. 225 do Decreto nº 3.048/1999 determina que é responsabilidade do empregador elaborar folha de pagamento para todos os segurados a seu serviço. A legislação também prevê as informações essenciais e as obrigações relacionadas à comunicação dos dados do documento.
Quais dados não podem faltar na folha de pagamento segundo a CLT?
Os dados que não podem faltar na folha de pagamento são:
- Informações que permitam identificar o empregador e o empregado, como nome, número do documento, cargo e função;
- Descontos;
- Dias trabalhados;
- Adiantamento de salário e horas extras;
- Valor da remuneração base e o total após os descontos;
- Quantidade de parcelas do salário-família;
- Nome das colaboradoras com o salário-maternidade.
A CLT exige assinatura na folha de pagamento?
Depende. A CLT exige que os funcionários assinem um documento que comprova o recebimento da remuneração e conhecimento sobre os descontos na folha de pagamento quando o pagamento for em espécie. Quando ocorre por transferência bancária, o recibo serve como comprovante, sem a necessidade de assinatura.
Como comprovar o pagamento dos salários conforme a CLT?
A comprovação de que a empresa pagou os salários conforme determina a CLT pode ser feita por meio dos recibos que os funcionários assinam ao receber a remuneração ou pelos extratos bancários das transferências para contas cujos titulares sejam os colaboradores.
Como evitar erros e multas no cumprimento da CLT?
A maneira mais eficiente de evitar erros e multas no cumprimento das regras da CLT é adotar uma plataforma de gestão de folha de pagamento. Isso porque o sistema é capaz de automatizar os processos de cálculo e emissão, tornando-os mais precisos e, consequentemente, seguros.
