Como escolher um software HCM? Guia completo para RH

Conheça quais são os atributos que devem ser levados em consideração na hora de decidir por um parceiro de gestão de capital humano.

O processo de como escolher um software HCM envolve conhecer o atual cenário da empresa e as mudanças do mercado, avaliar o que cada ferramenta oferece, envolver outras áreas na tomada de decisão e buscar recomendações, como referências de quem já utiliza a solução, avaliações e reconhecimentos do mercado.

Vale considerar também como esse tipo de solução ajuda a implementar a Inteligência Artificial no RH. Afinal, essa tecnologia permite, por exemplo, automatizar tarefas de alto volume, analisar dados preditivos e personalizar a comunicação com o colaborador.

Inclusive, a Gartner afirma que, até 2025, 60% das organizações de grande porte terão adotado uma tecnologia para gestão de RH baseada em IA, com o objetivo de melhorar a experiência do colaborador e fortalecer a confiança na organização.

Além disso, a Inteligência Artificial otimiza o gerenciamento de habilidades, a gestão de talentos e abre caminho para o uso de assistentes virtuais de RH, como a LiGiaPro, da LG lugar de gente.

Contudo, para usufruir desses recursos, o primeiro passo é descobrir como escolher um software HCM alinhado às necessidades do negócio.

Neste artigo, apresentamos os critérios essenciais e também os benefícios da automação de processos de RH.

Principais aprendizados deste artigo

• A escolha do software HCM é um processo estratégico que exige alinhamento com a cultura da empresa e a participação de TI, RH e alta gestão desde o início.
• O HCM (Human Capital Management) difere de HRIS e HRMS por focar a gestão estratégica do capital humano, desempenho e desenvolvimento de talentos;
• A implementação correta de um HCM permite a automação dos processos de onboarding, o que melhora a experiência do colaborador e a eficiência operacional;
• Evitar erros, como falta de integração, ausência de customização e subutilização de recursos, é crucial para garantir o retorno sobre o investimento (ROI);
• A tecnologia para gestão de RH e a Inteligência Artificial transformam o setor reativo em preditivo e fornecem insights para decisões fundamentadas em dados.

O que é um software HCM?

Trata-se de uma plataforma que unifica e automatiza a administração de pessoas em uma empresa, desde o recrutamento até o desligamento. O principal objetivo desse sistema é maximizar o valor estratégico dos colaboradores, por meio de tecnologia, para aprimorar a produtividade, a experiência e o desenvolvimento profissional.

A sigla HCM representa o termo em inglês Human Capital Management, que em português significa gestão de capital humano.

Entender o que é um software HCM é importante para diferenciá-lo de outras ferramentas de automação e conhecer a sua abrangência. Afinal, esse sistema vai muito além da simples gestão de folha de pagamento ou controle de ponto, tarefas tradicionalmente associadas ao departamento pessoal.

Em sua essência, consiste em uma ferramenta estratégica que promove a jornada digital do RH e transforma esse setor de um centro administrativo em um núcleo que gera valor e inteligência para a organização.

Esse tipo de ferramenta de gestão de pessoas trata os colaboradores não apenas como recursos, mas como capital humano, um ativo que exige investimento e desenvolvimento contínuos.

O sistema abrange todos os processos relacionados à experiência do colaborador, como atração, retenção, engajamento, treinamento e gestão de desempenho.

Por meio da digitalização, a plataforma permite que o RH tome decisões mais rápidas e fundamentadas em dados concretos.

Quais as diferenças entre HRIS, HRMS e HCM?

A finalidade e a abrangência diferenciam cada sistema. Enquanto o HRIS lida com dados transacionais e registro de pessoal, o HRMS agrega funcionalidades operacionais, como folha de pagamento. Já o HCM tem foco mais estratégico e atua no engajamento e desenvolvimento de talentos.

Entender essa diferença é um dos primeiros passos do processo de como escolher um software HCM. Essa compreensão é crucial para encontrar a ferramenta certa para as necessidades e os fluxos da empresa.

Assim, vale saber que:

• HRIS (Human Resources Information System ou sistema de informação de recursos humanos): representa a camada mais básica, uma solução que armazena, rastreia e processa informações essenciais sobre os colaboradores, como históricos de emprego, dados cadastrais, benefícios e registro de presença. É a base de dados de pessoal;
• HRMS (Human Resources Management System ou sistema de gestão de recursos humanos): engloba as funções do HRIS e adiciona recursos operacionais e transacionais mais complexos, como processamento de folha de pagamento, administração de benefícios e gestão de tempo e ausências. Move-se do registro de dados para o gerenciamento de operações;
• HCM (Human Capital Management ou gestão de capital humano): atinge patamar estratégico, pois inclui todas as funcionalidades e adiciona módulos de desenvolvimento de talentos. Integra, por exemplo, gestão de performance e plano de sucessão. O objetivo principal está na otimização e maximização do valor do colaborador como um ativo estratégico para a empresa.

Quais são os benefícios do software HCM?

A adoção desse tipo de tecnologia para gestão de RH gera eficiência operacional, reduz o tempo gasto em tarefas manuais e minimiza erros. Além disso, aprimora a análise de dados estratégicos, eleva o engajamento dos talentos e impulsiona a tomada de decisões, o que resulta em mais produtividade.

Os benefícios do software HCM também se estendem por outras áreas da empresa e impactam desde a rotina do departamento de recursos humanos até os resultados financeiros da organização.

A principal vantagem está na automação de processos de RH, a qual elimina atividades repetitivas e burocráticas e libera o time para lidar com iniciativas estratégicas, como desenvolvimento de lideranças.

Entender os benefícios dessa ferramenta é mais um passo para saber como escolher um software HCM alinhado aos objetivos do negócio.

Veja outros pontos positivos:

• decisões orientadas por dados: ao centralizar informações de desempenho, treinamento e engajamento, o sistema fornece analytics e insights valiosos. O RH se transforma em um verdadeiro consultor interno, pois pode usar dados precisos para prever necessidades de pessoal e otimizar investimentos em desenvolvimento, por exemplo;
• melhoria na experiência e engajamento: esse tipo de ferramenta de gestão de pessoas simplifica a interação entre funcionário e empresa, oferece acesso fácil a informações, solicitações e plataformas de aprendizado. Essa facilidade melhora a experiência do colaborador, um fator essencial para a retenção de talentos e a construção de uma cultura organizacional positiva;
• conformidade legal e segurança: softwares modernos e constantemente atualizados garantem que as atividades do RH permaneçam em conformidade com as leis trabalhistas e fiscais (incluindo obrigações como o eSocial, quando aplicável), o que minimiza riscos de multas e processos.

Quais funcionalidades do HCM são essenciais?

Esse tipo de ferramenta de gestão de pessoas deve abranger todo o ciclo de vida do funcionário, ou seja, do recrutamento ao desligamento. Assim, precisa contar com diferentes recursos, como automação de processos de RH, gestão de talentos, gerenciamento de performance e metas, analytics e inteligência.

Confira, a seguir, detalhes de cada uma das principais funcionalidades do HCM.

Automação de processos rotineiros

Não há como escolher um software HCM sem analisar como o recurso ajuda a transformar tarefas manuais e frequentes em um fluxo automatizado.

Assim, o sistema deve, por exemplo, gerar documentos de admissão automaticamente, disparar notificações para aprovação de férias e processar a folha de pagamento em poucos cliques, a fim de reduzir a chance de erros humanos.

Gestão de talentos

Um bom HCM deve incluir também módulos voltados para recrutamento e seleção, onboarding e módulos de aprendizagem (Learning Management System – LMS). Esses recursos asseguram a contratação e o desenvolvimento contínuo dos colaboradores.

Gerenciamento de performance e metas

Esse recurso permite acompanhar de forma automática os objetivos individuais e de equipe, realizar avaliações de desempenho contínuas, desenvolver e aplicar planos de desenvolvimento pessoal, tudo alinhado ao trabalho diário e aos propósitos estratégicos da empresa.

Analytics e inteligência

O processo de como escolher um software HCM compatível com o negócio precisa considerar a oferta de recursos avançados que utilizam a Inteligência Artificial no RH para prever turnover, identificar lacunas de competências e sugerir ações de engajamento, por exemplo.

Essa funcionalidade transforma dados em conhecimento aplicável e acelera a tomada de decisões estratégicas para o RH e lideranças.

Como escolher um software HCM? Conheça 4 critérios

Conhecer o cenário atual da empresa e do mercado de atuação, avaliar as funcionalidades que o sistema oferece e comparar com as necessidades do negócio, envolver outras áreas na tomada de decisão e avaliar recomendações de quem já usou a solução são os principais critérios de análise.

Tenha em mente que o processo de escolher um software HCM é estratégico e demanda uma análise profunda da solução, que vai além da simples comparação de preços ou funcionalidades.

Além disso, o investimento deve se alinhar à cultura e aos objetivos de longo prazo da organização.

Confira detalhes de como promover a jornada digital do RH da sua empresa por meio de um sistema de gestão de capital humano.

1. Conheça o seu cenário e o mercado

Para dar início ao processo de como escolher um software HCM, é importante conhecer a sua realidade e em qual nível de amadurecimento de processos a sua organização se encontra. Depois, olhe para o mercado: quais são as melhores condutas? O que especialistas falam sobre o assunto?

Felipe Azevedo, presidente da LG lugar de gente, aconselha que as empresas busquem um parceiro com profundo conhecimento de fluxos de gestão de pessoas e boas práticas.

“E que tenha, de fato, uma postura consultiva”, complementa Felipe.

Além disso, tenha em mente a resposta à pergunta: “Quais problemas eu quero resolver com a aquisição dessa solução?”

2. Avalie o que o software oferece

Imagine as atividades de gestão do capital humano separadas, cada uma com uma interface ou acopladas em plataformas diferentes. Segundo o presidente, essa não é uma alternativa.

“O sistema precisa ser integrado e totalmente na nuvem, que reúna em dashboards indicadores e analytics com insights para tomada de decisão por gestores e pelo RH”, afirma.

Além disso, dê preferência aos sistemas nativos, pois um software brasileiro tem mais aderência à cultura, conta com suporte local com mais agilidade e disponibilidade.

“Sem contar a flexibilidade para customizações e o possível atendimento especializado”, comenta o presidente.

Outros pontos que valem a pena avaliar durante o processo de como escolher um software HCM são a experiência do usuário e a portabilidade da ferramenta, se atende em mobile e desktop, por exemplo.

3. Envolva outras áreas

Na sua companhia, quantas áreas precisam ser envolvidas quando o assunto é sistemas de gestão de pessoas? Na maioria das vezes, pelo menos TI, RH e alta gestão, como presidência ou conselho administrativo. Lembre-se de incluí-los desde o início do processo.

Para Marcello Porto, diretor de produtos, inovação e IA da LG lugar de gente, não adianta um grupo escolher o sistema se será usado por outro.

“Sempre envolva os responsáveis pela utilização e sustentação do produto”, avalia Marcello.

4. Recomendação do sistema

Por fim, Felipe Azevedo sugere que o player escolhido tenha referências de mercado e uma base de clientes relevante.

Nesse momento, vale a pena avaliar as premiações do setor, como o TOP 500 HCM, organizado pela  Apps Run The World.

O ranking acontece desde 2003 e classifica e analisa os 500 principais fornecedores de software de gestão do capital humano do mundo com base, entre outros critérios,  em indicadores como performance financeira e escopo de atuação, em 21 setores e 22 segmentos.

A análise tem como base as informações financeiras das empresas no ano anterior. O relatório fornece insights sobre as companhias e informações contextuais sobre quais tipos de software corporativos e outras tecnologias relevantes estão em execução e crescimento no mercado de RH.

A LG lugar de gente está nesse ranking!

Pelo 5º ano consecutivo, a LG lugar de gente figura entre os 500 maiores fornecedores de software para gestão de capital humano do mundo no ranking da Apps Run The World.

“Isso mostra nosso crescimento, com mais clientes e mais receita, e também que temos um sistema de HCM ainda melhor. É o reflexo da estratégia acertada em investir no desenvolvimento dos nossos produtos e adquirir empresas ‘best of breed’ para compor a solução completa e integrada para RH”, comemora Felipe.

Ao ser questionado sobre as expectativas da LG com sua oferta HCM, o presidente destaca:

“Nosso objetivo é gerar mais engajamento dos colaboradores e aumentar a produtividade das empresas, alinhando as melhores estratégias para gestão de pessoas com ferramentas práticas, fáceis de usar, atrativas e que trazem resultados mensuráveis”, conclui.

Quais os erros comuns ao escolher um software HCM?

Falta de integração entre sistemas, ausência de customização e subutilização de recursos são fatores que afetam a contratação desse tipo de tecnologia para gestão de RH. Para resolvê-los, o ideal é mapear os processos internos e envolver todas as áreas usuárias (RH, TI e gestores), para garantir flexibilidade e suporte.

Durante o processo de escolha de um software HCM realmente alinhado às necessidades do negócio, é crucial não negligenciar a facilidade de integração com os sistemas que a empresa já utiliza, como ERPs ou sistemas de Business Intelligence.

Ignorar esse critério pode criar silos de dados, exigir lançamentos manuais constantes e atrasar a geração de insights, o que limita a visão unificada do capital humano.

No que se refere à ausência de customização, é fundamental priorizar sistemas flexíveis que se adaptem às regras específicas do negócio, para que o RH não precise criar soluções alternativas ou manuais.

Já a subutilização de recursos afeta diretamente o retorno sobre o investimento (ROI), pois a empresa perde a oportunidade de utilizar módulos estratégicos, como gestão de talentos e analytics preditivos.

Qual o papel das ferramentas de gestão de pessoas?

Esses recursos promovem a jornada digital do RH e, dessa forma, automatizam atividades e ajudam a melhorar a experiência do colaborador. As soluções certas também contribuem para a execução da estratégia organizacional, por meio da análise de talentos e geração de dados para tomadas de decisão.

Quando um gestor busca orientações de como escolher um software HCM, percebe que esse sistema vai além de apenas eliminar tarefas manuais.

Na prática, as ferramentas de gestão de pessoas também:

• garantem o alinhamento cultural;
• impulsionam a produtividade em todos os níveis hierárquicos;
• traduzem as metas do negócio em planos de desempenho individuais e de equipe;
• entregam visibilidade completa para o RH agir preventivamente em relação a diversas questões, como turnover e engajamento.

Por todos esses motivos, é tão importante entender o que é um software HCM, seus benefícios, funcionalidades e qual é o melhor do mercado para promover a jornada digital do RH da sua empresa.

Tecnologia para gestão de RH: qual utilizar?

A LG lugar de gente oferece soluções integradas, tecnologia de ponta e Inteligência Artificial para cada etapa da jornada do colaborador: do planejamento estratégico ao desligamento. Nosso sistema conta com recursos que transformam, otimizam e automatizam a gestão de pessoas de empresas dos mais variados segmentos.

Planeje, estruture, recrute, selecione, admita, contrate, organize, capacite, avalie e homologue tudo em um único ambiente.

Tenha também a LiGia como assistente, nossa Inteligência Artificial para RH capaz de entender, responder e executar tarefas 24/7 por meio dos seus agentes inteligentes. Tudo com uma conversa fluida e empática.

Agora que você sabe como escolher um software HCM, e que a LG lugar de gente oferece a plataforma mais completa e integrada, confira a nossa jornada completa e descubra como podemos transformar a gestão de pessoas da sua empresa.

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