O cronograma da folha de pagamento é uma ferramenta que ajuda a ter mais precisão nos processos de emissão e gerenciamento deste documento, já que consiste em um calendário de atividades fácil de seguir e monitorar.
Na prática, envolve a definição das tarefas e dos prazos para a emissão da folha de pagamento conforme as regras da CLT. O processo inclui a identificação das etapas, datas para execução e responsáveis.
Neste conteúdo, explicaremos como montar este cronograma e como implementá-lo no RH da sua empresa. Confira.
Principais aprendizados deste artigo
- Cronogramas são ferramentas que ajudam a organizar as tarefas a fazer, pois permitem criar um calendário com datas e atividades. Aplicados à folha de pagamento, facilitam o cumprimento dos prazos.
- Antes de montar um cronograma, é necessário conhecer as diferentes etapas, como coleta de dados para atualização do registro, processamento e envio das informações ao eSocial.
- Ao preparar o calendário, preste atenção aos prazos previstos na CLT, que determinam o pagamento até o quinto dia útil e o envio ao eSocial até o dia 15.
- Para montar o cronograma, também é preciso definir as datas de abertura e fechamento da folha, os prazos para finalizar cada tarefa — como cálculo de benefícios ou controle de ponto — e o dia do pagamento.
- Um sistema de folha de pagamento ajuda a criar e a seguir o cronograma, pois permite automatizar tarefas para mais precisão e agilidade na emissão do documento.
O que é um cronograma de folha de pagamento e como funciona?
O cronograma de folha de pagamento é uma ferramenta que ajuda a manter o foco nas tarefas essenciais e funciona a partir da criação de um calendário. Logo, é útil para planejar e organizar as demandas para garantir que a empresa cumpra com as suas obrigações nos prazos estabelecidos pela legislação trabalhista.
O procedimento, portanto, ajuda a otimizar a rotina do departamento pessoal, facilitando a criação de um fluxo de trabalho mais fluido para o time. Em outras palavras, a equipe é capaz de executar todas as tarefas em tempo hábil, pois tem uma visão mais clara dos prazos e responsabilidades.
Outro ponto positivo do cronograma é o de assegurar que a empresa não atrase o pagamento dos seus funcionários e, assim, evitar problemas com as leis do trabalho.
Adicionalmente, ter um cronograma ajuda a manter a qualidade dos registros, porque também mostra as informações essenciais que devem ser adicionadas.
Um detalhe importante: para dar certo e funcionar como o esperado, ele deve considerar as diferentes etapas da folha de pagamento. Veremos quais são elas a seguir.
Quais são as etapas da folha de pagamento?
Podemos dividir a folha de pagamento nas seguintes etapas:
- Coleta de dados para atualização dos registros: horas trabalhadas, benefícios, bonificações e possíveis descontos;
- Processamento da folha: com o cálculo do salário líquido, o salário base após os descontos e adicionais;
- Emissão do documento: contendo todas as informações anteriores detalhadas — ou seja, valor e motivos dos descontos ou adicionais, quantidade de horas extras;
- Pagamento: o envio dos salários para as contas bancárias dos colaboradores;
- Envio das informações: dentro do prazo, ao eSocial;
Agora que você já conhece as etapas para fechamento da folha de pagamento, o desafio é conseguir executar todas essas tarefas sem atraso. Veja a seguir quais são os prazos e as principais obrigações da folha de pagamento para as empresas.
Quais os prazos e principais obrigações da folha de pagamento?
O artigo nº 459 da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) determina que os colaboradores devem ser pagos até o quinto dia útil do mês seguinte à jornada de trabalho. A empresa tem até o dia 15 do mês subsequente ao mês de referência da folha de pagamento para enviar o documento ao eSocial. Esse processo comprova que a organização cumpriu as suas obrigações.
Ao emitir a folha de pagamento, a empresa também é obrigada a apresentar informações, como:
- dados do empregador e do empregado — nome, documento de identificação (CPF ou CNPJ) e função que exerce;
- quantidade de dias que o funcionário trabalhou no mês;
- adicionais e seus valores específicos;
- benefícios;
- descontos;
- cálculo — valor antes e depois dos descontos e adicionais.
Com tantas informações e datas, existe o risco de cometer falhas que comprometem a qualidade do documento. Veja quais são os erros mais comuns do calendário da folha de pagamento e, em seguida, como montar um cronograma para evitá-los.
Quais são os erros mais comuns na folha de pagamento?
Os principais erros que o departamento pessoal ou de RH costuma cometer ao emitir a folha de pagamento são:
- equívocos na hora de calcular os valores devidos — acima ou abaixo dos valores corretos;
- esquecer de registrar faltas, atrasos ou horas extras;
- deixar de contabilizar um desconto ou adicional;
- não considerar as mudanças na legislação ou acordo para o setor.
Esses erros são potencialmente danosos à empresa. Entre as consequências, está, por exemplo, o pagamento de multas. Por esse motivo, é importante entender como montar um cronograma de folha de pagamento eficiente.
Como montar o calendário da folha de pagamento?
O passo a passo para montar um cronograma da folha de pagamento envolve:
- estabelecer as datas de abertura e fechamento da folha;
- definir as tarefas e as datas-limite para execução conforme as diferentes etapas — por exemplo, atualizar o registro de ponto até a última semana do mês ou validar as informações até o último dia útil;
- programar o dia de emissão dos holerites — também conhecidos como contracheques;
- determinar a data de pagamento dos funcionários — lembre-se de que o prazo da CLT é até o quinto dia útil — e o envio dos dados ao eSocial.
Um processo que não é obrigatório, mas vale incluir no seu calendário, é escolher um dia para revisar a folha — antes de fazer os pagamentos — para garantir que as informações estejam corretas. Essa revisão pode acontecer na etapa que antecede a emissão dos holerites.
Como a automação otimiza a sua folha de pagamento?
Montar um cronograma de folha de pagamento pode ser uma tarefa desafiadora. Afinal, é preciso considerar não apenas as tarefas e os prazos, mas também os cálculos dos salários e benefícios, o que pode sobrecarregar a equipe, deixando o trabalho mais suscetível a falhas
Para evitar esse tipo de problema — e todos os erros que apresentamos neste artigo — o ideal é contar com o apoio de um software de gestão de folha de pagamento para automatizar as tarefas.
A solução de Folha de Pagamento com cálculo automático da LG lugar de gente, por exemplo, oferece diversos recursos que simplificam a emissão do documento, como:
- cálculo automático de salários, tributos e encargos;
- armazenamento em nuvem para centralizar o acesso às informações;
- conformidade com a legislação trabalhista e atualização automática conforme mudanças legais;
- integração com o eSocial e outros módulos da LG, como Controle de Ponto e LG Benefícios, proporcionando uma gestão de folha de pagamentos mais centralizada.
Quer ver como nossa solução funciona na prática? Solicite uma demonstração com um dos nossos consultores e veja como a Folha de Pagamento com cálculo automático da LG lugar de gente pode ajudar a sua empresa.
FAQ: Principais perguntas sobre cronograma de folha de pagamento
Quais são os prazos obrigatórios da folha de pagamento?
Os prazos obrigatórios são os de pagamento do salário aos colaboradores, que é até o quinto dia útil do mês seguinte, e de envio das informações do documento ao eSocial, que é até o dia 15 do mês subsequente ao referente à remuneração. As demais datas podem ser ajustadas conforme a necessidade da empresa.
Como montar um cronograma de folha para evitar multas?
Para montar um cronograma de folha eficiente e evitar multas, considere:
- definir os dias para abrir e fechar a folha;
- estabelecer os prazos para cada tarefa;
- programar o dia de emissão dos holerites;
- determinar a data de pagamento dos funcionários e o envio dos dados ao eSocial.
O que acontece se houver atraso no fechamento da folha?
Caso haja atraso no fechamento da folha, a empresa pode demorar mais do que o esperado para pagar aos seus funcionários, o que pode gerar a abertura de ações trabalhistas e o pagamento de multas. Como consequência, a organização pode ter a sua imagem prejudicada no mercado e perder possíveis talentos da equipe.
Como a tecnologia pode ajudar a cumprir o cronograma da folha?
A tecnologia ajuda a cumprir o cronograma da folha por permitir automatizar todas as etapas do processo. Dessa maneira, as tarefas são executadas de forma automática sempre que chegar o dia programado, como coleta de informações, cálculo dos valores e envio das informações.
Quem é responsável por validar as etapas da folha de pagamento?
No geral, os setores de Recursos Humanos, Financeiro ou Departamento Pessoal podem ser os responsáveis por validar as etapas da folha de pagamento. A escolha depende da organização da empresa. O importante é que o cronograma seja criado e os responsáveis pela execução, monitoramento e validação sejam claramente definidos.
