O que é gestão compartilhada e por que implementar?

Há alguns anos, os funcionários precisavam acionar o RH caso quisessem informações sobre faltas ou feedbacks, o que gerava sobrecarga na área e impactava negativamente a experiência dos colaboradores, já que era difícil acompanhar todas as solicitações. Agora, esses processos podem ser simplificados com a gestão compartilhada.

É importante ressaltar que, ao facilitar o acesso aos dados, as operações ficam mais ágeis e simples, os líderes acompanham suas equipes sem depender do RH e a experiência do colaborador é aprimorada.   

Neste artigo, você verá como uma solução automatizada pode transformar a gestão de pessoas na sua empresa e como implementar a gestão compartilhada no seu RH com a ajuda da tecnologia.

Principais aprendizados deste artigo

• A gestão compartilhada é um modelo que estimula o engajamento e promove a autonomia dos colaboradores, pois permite que eles participem ativamente dos processos da empresa.  
• A prática pode ser bastante vantajosa para as companhias, uma vez que ajuda a reduzir os custos operacionais e facilita o acesso às informações.  
• A tecnologia tem um papel central na gestão compartilhada, pois viabiliza o registro, o acompanhamento e o compartilhamento das demandas de forma estruturada.
• Uma das funcionalidades que ajudam na adoção desse modelo de administração é a de autoatendimento no RH, quando os funcionários podem acessar informações e fazer solicitações por conta própria.  
• Promover a transformação digital no RH não é complicado, basta escolher um bom sistema que ofereça os recursos necessários para conectar o departamento ao resto da empresa e aumentar a eficiência operacional em gestão de pessoas.  

O que é gestão compartilhada no RH?

Consiste em um modelo de administração em que as decisões são descentralizadas. Ou seja, a liderança não toma para si todas as responsabilidades. Pelo contrário, os processos são divididos por níveis e diferentes perfis da organização podem participar ativamente das rotinas de gestão de pessoas.

A prática é o oposto da chamada gestão centralizada que, como o nome já diz, concentra o poder de tomar decisões em uma única figura, como o dono da empresa ou o líder de um departamento. Para contextualizar, apresentamos as diferenças na tabela abaixo. 

Quais são as vantagens da gestão compartilhada no RH?

A lista de vantagens da gestão compartilhada no RH inclui:

• controle automatizado das informações;  
• otimização operacional, com automatização de processos, redução do uso de papel e maior engajamento das pessoas;  
• atualização prática para o cumprimento de exigências legais;  
• maior autonomia aos gestores no gerenciamento online de suas equipes;  
• acesso às informações a qualquer hora, sem limitação de  local e por meio de diferentes dispositivos;
• redução de custos operacionais do RH e da burocracia.  

Para alcançar esses resultados, é importante contar com a ajuda da tecnologia. Entenda melhor no próximo tópico.

Qual é o papel da tecnologia na gestão compartilhada?

O papel da tecnologia na gestão compartilhada é facilitar a integração entre os diferentes departamentos, permitindo o controle e o monitoramento das demandas e dos resultados em um único sistema. Além disso, viabiliza a análise dos dados coletados e a geração de insights que apoiam o planejamento e a tomada de decisão.

Para Amaro Augusto, Gerente de Tecnologia da Informação na Solar BR, cliente da LG lugar de gente desde 2020, ao não investir em digitalização, as empresas perdem muito.

“A transformação digital no RH é a base de um movimento em direção às pessoas. Nesse contexto, o setor reduz erros e melhora a qualidade dos serviços. As decisões passam a ser tomadas por meio de perspectivas estruturadas, o que proporciona resultados direcionados e mais consistentes e sustentáveis..”

Para manter a conexão e dar autonomia aos 16 mil funcionários, a organização se preocupou em inserir a digitalização de forma gradual. A decisão permitiu que o RH tivesse mais tempo para planejamento e, consequentemente, atuasse de forma mais estratégica.

Hoje, processos como folha de pagamento, feedback e movimentação podem ser feitos de forma automatizada. Essa mudança permite que a gestão de pessoas cuide ativamente da experiência dos funcionários, da marca empregadora e, principalmente, contribua para a eficiência operacional em gestão de pessoas e para o aumento da produtividade da empresa.

Como o autoatendimento no RH promove a eficiência operacional na gestão de pessoas?

O autoatendimento no RH promove a eficiência operacional ao facilitar o acompanhamento dos processos de gestão de pessoas em um único ambiente. Isso inclui tarefas como a solicitação de férias, avaliação de desempenho e acesso ao recibo de pagamento, realizadas em poucos cliques, seja  pelo desktop ou em um aplicativo mobile.

Essas são alguns motivos pelos quais o autoatendimento no RH pode melhorar a experiência dos colaboradores em uma organização.

A MV é uma empresa com 1.850 funcionários que já aproveita todos os benefícios que o autosserviço proporciona para a gestão de pessoas, através da solução Autoatendimento.

Felipe Negromonte, Coordenador de Gente e Gestão da companhia, conta sobre essa experiência. “Quando adotamos o autoatendimento, o impacto foi muito positivo, eliminamos ferramentas paralelas. Disponibilizamos também autonomia para todos, com holerite, informe de rendimentos, declarações, marcação de ponto, relatórios e feedback”, lista.

De acordo com o Coordenador, a solução de autosserviço trouxe mais celeridade para o retorno aos funcionários. “Em uma estrutura com várias empresas, o autoatendimento é muito bom. Nos possibilitou criar links, workflow de alterações cadastrais, férias, desligamento, promoção, mudança de sindicato e muitas outras funcionalidades que conseguimos implantar com a ferramenta”, revela.

A Solar BR também aderiu à solução e otimizou a gestão de pessoas. Raphael Guedes, Gerente de Centro de Serviço Compartilhado (CSC) na Solar BR, destaca que a adoção e utilização efetiva da tecnologia foram pensadas a longo prazo.

Dessa forma, a inserção na rotina da empresa ocorreu sem intercorrências. “Parte da nossa preocupação quando implantamos a ferramenta da LG era perpetuar um processo que não fosse otimizado.

Então, olhamos para os procedimentos e políticas para que elas fossem simplificadas. Assim, quando as tornamos acessíveis e na palma da mão dos funcionários, elas fluíram”, compartilha.

Quais são os principais recursos da solução de autoatendimento no RH?

Um bom sistema de autoatendimento deve oferecer alguns recursos que facilitam o compartilhamento de dados. Dentre os principais, podemos destacar: personalização da interface para facilitar o uso, gestão de faltas com atualização em tempo real e acompanhamento simultâneo permitindo o acesso por diferentes dispositivos.  

Entenda melhor o papel de cada um na gestão compartilhada logo abaixo.

Personalização

Uma solução engessada dificilmente será vista pelos colaboradores como recurso de apoio; pensando nisso, uma interface customizável é primordial.

Por esse motivo, o autoatendimento no RH pode trazer os serviços mais requisitados em destaque. A criação de widgets também é uma possibilidade da solução; eles permitem a organização de diferentes assuntos sem gerar sobrecarga de informações.

Gestão de faltas

Uma das mais recentes aplicações é o painel de ausências. Nesse recurso, o gestor tem acesso a informações como férias, afastamentos e ausências, de forma centralizada e atualizada.

Dessa forma, o colaborador pode visualizar suas próprias ausências, enquanto o gestor tem visibilidade integral da equipe.

Para Negromonte, o recurso ajuda no controle de um ponto crítico para as organizações: o absenteísmo.

“O acesso a esses indicadores apoia o gestor no acompanhamento da produtividade e até da sobrecarga de demandas, o que afeta diretamente o planejamento de novas contratações e desligamentos”, pontua.

Acompanhamento simultâneo

O gerenciamento online é um recurso essencial para as soluções de autoatendimento. O acesso em diferentes dispositivos proporciona agilidade e garante a realização de tarefas, independentemente da localização dos colaboradores.

Na LG lugar de gente, a conexão constante entre as pessoas e os dados é garantida pela hospedagem na nuvem, o que assegura disponibilidade das informações em tempo real e contribui para a eficiência operacional em gestão de pessoas.

O que as lideranças têm a dizer sobre a cultura de autonomia no RH?

Além de melhorar a experiência dos colaboradores, o uso da tecnologia na promoção da cultura de autonomia permite independência para líderes, já que o gerenciamento das equipes e atividades ocorre em tempo real. Atividades como solicitação de treinamentos e visualização de indicadores se tornam acessíveis e podem ser feitas de forma direta.

Para Negromonte, as integrações no autoatendimento possibilitam uma série de facilidades, mas a principal é a exatidão.

“Ninguém consegue fazer uma promoção que não esteja adequada à faixa salarial. Ou seja, tem ferramentas que inibem erros. Muita coisa não percebemos como valor agregado, mas quem é do RH percebe, porque os cenários vêm redondos para execução”, considera Raphael.

Esse controle e maior transparência dos processos também facilitaram a rotina da MV. Negromonte comenta sobre esse avanço: “Para a área de administração de pessoal, o maior ganho é ter segurança nos dados, otimizando os fluxos com consultas.

Esse ponto em nossa empresa foi um ganho significativo, pois antes de qualquer demissão, basta olhar o sistema e o gestor já consegue visualizar, sem ter a necessidade de chamar o RH para avaliar”.

Quais os benefícios para os negócios?

Para Fernanda Pontes, Coordenadora de Administração Pessoal na Demarest Advogados, as vantagens para os líderes são inquestionáveis. Entre os principais ganhos, ela pontua a aprovação em tempo real, a rapidez para consultar informações e a própria autonomia dos profissionais.

“O autoatendimento é muito intuitivo e proporciona mais facilidade no acesso às informações dos colaboradores e gestores.”

Outro ponto crucial é a rastreabilidade que soluções digitais trazem aos processos. Raphael Guedes, Gerente de CSC na Solar BR, cita como isso acontece na prática. “Uma vez solicitada via portal, você tem o acompanhamento das etapas, ou seja, com quem está a aprovação, quanto tempo demorou, quando vai acontecer. Isso tudo traz mais transparência e segurança.”

A centralização das demandas em uma única ferramenta é um cenário buscado por muitas empresas. Por isso, Fernanda compartilha algumas práticas que foram importantes na Demarest Advogados.

“Os principais itens para uma boa implantação de autoatendimento são identificar as necessidades de gestores e colaboradores, mapear processos, escolher tecnologias certas, buscando interações simples e intuitivas, esclarecer e divulgar os serviços para o público-alvo e, por fim, acompanhar resultados e feedbacks”, conta.

Amaro Augusto, Gerente de Tecnologia da Informação na Solar BR, ressalta os resultados de investir em tecnologia e utilizar os dados a favor das pessoas.

“Hoje, nós temos, com as ferramentas estratégicas, a condição de um olhar diferenciado para cada colaborador, em vários aspectos, tanto os benefícios que ele possui, quanto o que gera valor para ele no ambiente de trabalho. Coletamos isso através dessas ferramentas, para tentar dar uma experiência melhor a ele”, conclui.

Como implementar a gestão compartilhada na empresa?

Considerando as facilidades que um sistema de autoatendimento no RH pode oferecer aos colaboradores, a LG lugar de gente investe em inovação e evolução contínua do Autoatendimento. Para Felipe Azevedo, Presidente da LG Lugar de Gente, essa é uma forma de garantir que a tecnologia seja um facilitador e não uma nova barreira.

“Nossos mais de 37 anos de mercado nos ensinam que a experiência do colaborador é determinante. As empresas precisam de agilidade, layouts modernos e dados que sejam compreendidos facilmente. É isso que entregamos.”

Conheça as soluções da LG lugar de gente e veja como a tecnologia pode apoiar a implementação da gestão compartilhada no seu RH. Entre em contato com nosso time e saiba mais.