Uma empresa depende de diversos procedimentos para funcionar corretamente, e um dos mais importantes é o fechamento da folha de pagamento — o documento que mostra detalhes sobre a remuneração dos colaboradores.
O processo costuma ser feito mensalmente, sempre próximo da data de pagamento dos salários, a fim de garantir que a organização não passe do prazo (normalmente, o quinto dia útil de cada mês).
A boa notícia é que fazer esse cálculo não é tão complicado quanto parece. Quer aprender?
Então, continue a leitura, pois, no artigo a seguir, você confere o passo a passo para fazer o fechamento da folha de pagamento e uma dica de como otimizar esse procedimento na sua empresa. Vamos lá?
Principais aprendizados deste artigo
- O fechamento da folha de pagamento é o processo de coletar e conferir os dados sobre a jornada de trabalho a fim de calcular a remuneração devida a cada colaborador no período, conforme seu salário bruto (ou base).
- O procedimento é essencial tanto para garantir o pagamento correto aos funcionários quanto para evitar problemas com as leis trabalhistas.
- Ao fechar a folha de pagamento, é necessário reunir os dados de cada funcionário referentes ao período considerado. Essa ação garante que a empresa terá todas as informações necessárias para calcular o salário líquido.
- Em seguida, é necessário emitir o documento, executar os pagamentos e enviar as informações para o eSocial como forma de comprovar o cumprimento das obrigações.
- Uma maneira eficaz de otimizar o processo é com um sistema de folha de pagamento, plataforma que facilita o acesso às informações e ainda automatiza o cálculo e a emissão dos documentos.
O que é o processo de fechamento da folha de pagamento?
O fechamento da folha de pagamento consiste em apurar os dados e calcular os valores que cada colaborador de uma empresa deve receber em um período. Esse procedimento costuma ficar sob a responsabilidade do departamento de Recursos Humanos (RH), que o executa sempre um pouco antes da data de pagamento dos salários.
O documento registra informações essenciais sobre a remuneração, como:
- faltas;
- horas extras;
- férias;
- licenças (remuneradas ou não);
- adicionais (por trabalho noturno ou periculosidade);
- encargos trabalhistas.
O objetivo é garantir o pagamento (e descontos) correto, tanto das horas trabalhadas quanto dos encargos trabalhistas. Portanto, é um processo indispensável para qualquer empresa.
Compreendeu o que é o fechamento da folha de pagamento? Agora, vamos explicar os desafios que as empresas costumam enfrentar ao executar esse processo (e que você pode superar). Está preparado?
Quais os desafios que as empresas enfrentam no cálculo da folha de pagamento?
Um dos principais desafios do cálculo da folha de pagamento é terminar o período —normalmente, o mês — com informações desatualizadas (como as do controle de ponto). Outro desafio bastante comum é a dificuldade de acompanhar as alterações tributárias (como nas alíquotas dos encargos trabalhistas).
À primeira vista, esses problemas podem até parecer simples, mas a verdade é que podem causar divergências no pagamento e, consequentemente, complicações com as legislações trabalhistas e fiscais.
Entretanto, você não precisa encarar a folha de pagamento como uma grande dificuldade, já que consegue superar todos os desafios com organização e ajuda da tecnologia.
Quer entender melhor? Continue a leitura, pois explicamos o que fazer nos próximos tópicos!
Aproveite para conferir nosso artigo que mostra os 4 erros que o RH nunca deve cometer na folha de pagamento!
Como fazer o fechamento da folha de pagamento? Passo a passo e boas práticas!
O passo a passo para fechar uma folha de pagamento envolve:
- Coletar os dados de cada colaborador (horas trabalhadas, faltas, adicionais, benefícios, licenças, encargos trabalhistas e descontos);
- Calcular o salário líquido a ser pago (adicione os valores adicionais ao salário bruto — ou base — e, em seguida, aplique os descontos e outras deduções);
- Emitir a folha de pagamento;
- Realizar o pagamento dos salários na data prevista;
- Enviar os dados sobre as obrigações trabalhistas ao eSocial para validar seu cumprimento.
Para completar, temos uma lista de boas práticas para fazer o fechamento correto da folha de pagamento da sua empresa, que inclui:
- cruzar as informações com diferentes fontes a fim de garantir sua integridade;
- sempre validar os dados antes de lançar o documento;
- usar um checklist com todas as tarefas para não se esquecer de nenhuma;
- integrar os sistemas de controle de ponto e folha de pagamento;
- treinar a equipe de RH para que se mantenha sempre atualizada e ciente das últimas normas e procedimentos.
Por último, vale muito a pena investir na tecnologia, especialmente na integração de sistemas de RH. Veja a seguir como essa atitude facilita o fechamento da folha de pagamento!
Como a automação e a integração de processos no RH facilitam o fechamento da folha de pagamento?
A tecnologia pode ser uma grande aliada no fechamento da folha de pagamento. Os sistemas de automação de processos no RH, por exemplo, são capazes de coletar os dados, realizar os cálculos e gerar os documentos de maneira automática e em pouco tempo.
Dessa maneira, a equipe do departamento tem um ganho de tempo, que pode ser usado em tarefas mais estratégicas. Adicionalmente, investir em ferramentas do tipo ajuda a reduzir os erros no cálculo e, assim, aumenta a segurança jurídica da empresa.
E, sim, temos uma dica de plataforma do tipo, a LG lugar de gente. O sistema de folha de pagamento é completo e, portanto:
- centraliza os processos do RH;
- disponibiliza as informações em nuvem (o que facilita o acesso);
- ajuda a manter a conformidade com a legislação trabalhista;
- promove a integração com outros sistemas;
- permite o acesso independente ao eSocial a fim de agilizar o envio das informações.
Ficou curioso para ver como funciona na prática? Então, agende um bate-papo com um dos nossos consultores comerciais e conheça a ferramenta de gestão de folha de pagamento mais completa do mercado!
Perguntas frequentes
O que é o fechamento da folha de pagamento?
O fechamento da folha de pagamento é o processo de apuração e cálculo dos salários dos colaboradores de uma empresa, o que inclui informações como quantidade de faltas, horas extras, licenças, adicionais, descontos e encargos trabalhistas.
Quais são os principais erros no fechamento da folha?
O principal erro no fechamento da folha de pagamento é usar informações desatualizadas para calcular a remuneração dos funcionários. Adicionalmente, temos o cálculo equivocado dos encargos trabalhistas, descontos e outras obrigações fiscais.
Como evitar retrabalho no processo de fechamento?
Uma das maneiras de evitar o retrabalho no processo de fechamento da folha de pagamento é sempre validar as informações antes de emitir o documento. Adicionalmente, você pode adotar um sistema integrado com o controle de ponto e outras ferramentas do RH a fim de facilitar o compartilhamento de dados.
O que a lei exige no fechamento da folha?
A lei trabalhista exige que, no fechamento da folha de pagamento, constem informações sobre os colaboradores (como nome, função e salário bruto), o salário líquido (valor após os descontos e pagamento dos adicionais), dados sobre os benefícios e os valores dos encargos trabalhistas.
Como um sistema de RH pode ajudar no fechamento da folha?
Um sistema de RH pode ajudar no fechamento da folha de duas maneiras. Primeiro, por se integrar a outras plataformas para facilitar a coleta dos dados essenciais. Segundo, por automatizar o processo de apuração das informações, cálculo da remuneração e emissão dos documentos.
