Ao longo deste artigo, veja o que é o pré-onboarding, qual a sua importância e como aplicá-lo de forma estratégica no processo de contratação e integração de funcionários.
Principais aprendizados deste artigo
- O pré-onboarding é a primeira etapa do processo de onboarding e tem início antes mesmo do primeiro dia do colaborador na empresa.
- O objetivo é assegurar uma boa adaptação ao trabalho, aumentar o engajamento de colaboradores e reduzir a taxa de rotatividade.
- Essa etapa é essencial para criar e fortalecer a marca empregadora, o que, por sua vez, aumenta a lealdade dos colaboradores.
- Para um bom pré-onboarding, é interessante que o RH já apresente a equipe com a qual o recém-contratado terá contato no dia a dia, envie documentos importantes de forma antecipada e explique o cronograma para os primeiros meses.
- Os sistemas de admissão digital podem ser usados nesse processo, já que facilitam o envio de documentos e outras informações aos novos funcionários, além de contribuírem para uma experiência mais fluida desde o início da jornada.
O que é pré-onboarding?
É a primeira etapa da integração e começa logo após a assinatura do contrato de trabalho. Esse processo costuma acontecer em até 5 dias antes do início das atividades e serve para familiarizar o novo funcionário com a empresa e deixar tudo preparado para o início da sua jornada como colaborador.
Nesta etapa, a organização faz contato com o profissional para alinhar informações importantes, como horários e dress code, ou seja, o código de vestimenta da empresa, além de preparar os recursos necessários para a rotina, como acesso aos sistemas e criação de um e-mail corporativo.
O principal objetivo é preparar o novo colaborador para o primeiro dia de trabalho, além de garantir que as demais etapas do onboarding sejam mais eficientes. Veja o passo a passo a seguir.
Quais são as demais etapas do onboarding?
Além do pré-onboarding, o processo de integração de um novo funcionário à equipe é composto pelas seguintes etapas:
- Orientação: primeiro dia de trabalho, quando o profissional é apresentado à equipe, às políticas internas e à cultura organizacional;
- Treinamento: logo nas primeiras semanas acontece a capacitação para que o novo membro do time entenda as suas responsabilidades e aprenda como usar as ferramentas e sistemas internos;
- Acompanhamento: os primeiros meses após o treinamento são dedicados ao monitoramento do funcionário para garantir a boa adaptação ao ambiente de trabalho;
- Integração: entre 3 e 6 meses após a contratação, o colaborador deve estar adaptado à nova rotina e alinhado à organização.
Veja a seguir qual é a importância do pré-onboarding e as principais estratégias para implementar um processo de integração de funcionários de forma estruturada e eficiente na empresa.
Qual a importância do pré-onboarding para as empresas?
A aplicação dessa estratégia pode aumentar o engajamento de colaboradores, uma vez que os novos contratados são incentivados a participar desde o início dos processos internos e, assim, tendem a ficar mais empolgados e confiantes. Esse envolvimento antecipado contribui para uma adaptação mais rápida à rotina de trabalho. A apresentação inicial também ajuda a criar uma imagem positiva da organização.
O resultado é que a empresa pode ser vista como um local acolhedor e preocupado com o bem-estar da sua equipe, fator cada vez mais relevante no contexto da contratação de funcionários.
Como consequência, há um aumento da lealdade, afinal, empresas boas para trabalhar retêm mais talentos e, consequentemente, têm uma menor taxa de turnover, além do fortalecimento da cultura organizacional. Este último ponto acontece devido à introdução precoce do novo funcionário ao negócio.
Agora que abordamos o que é pré-onboarding e qual é a sua importância, veja como adotar essa prática na sua empresa com o passo a passo que preparamos no próximo tópico.
Como implementar o pré-onboarding no seu negócio?
Para implementar a estratégia, é importante seguir algumas práticas:
- Enviar os materiais importantes para o trabalho;
- Apresentar a equipe;
- Informar a programação completa da integração;
- Preparar os insumos e recursos necessários para o trabalho..
Veja, a seguir, como estruturar cada uma dessas ações para um pré-onboarding mais eficiente.
1. Enviar os materiais importantes para o trabalho
O primeiro passo para ter um bom pré-onboarding é enviar um e-mail com todos os materiais que o novo colaborador precisa ler antes de começar a trabalhar. Por exemplo, o manual do funcionário, um documento que apresenta a organização, seus objetivos e as principais diretrizes e regras internas.
Dessa maneira, o recém-contratado tem tempo para se adaptar de forma mais estruturada e já começar a sua jornada de trabalho ciente de como a organização funciona, o que reduz inseguranças comuns no início da contratação de funcionários.
2. Apresentar a equipe
Em seguida, vale a pena já apresentar a nova contratação à equipe. Nas situações em que a empresa tiver dezenas de departamentos e centenas de funcionários, pode ser necessário limitar essa apresentação às pessoas com quem esse funcionário interagirá mais, como gestor, colegas de setor e o RH, favorecendo uma integração mais próxima desde o primeiro contato.
3. Informar a programação completa da integração
Também se certifique de montar e enviar a programação completa do onboarding, com a descrição e os prazos para cada uma das etapas, como início e fim do treinamento e os critérios e métodos de acompanhamento de desempenho.
Essa atitude permite que os novos colaboradores se preparem para os próximos meses e ajuda a fazer com que as demais fases da integração sejam mais fluidas. Isso porque os participantes já sabem o que esperar e, assim, conseguem reduzir inseguranças comuns no início da jornada profissional.
4. Preparar os insumos e recursos necessário para o trabalho
O quarto e último passo é deixar o material de trabalho pronto. Aqui, a organização deve liberar o acesso aos sistemas internos e preparar crachás, uniformes e equipamentos de proteção, , quando aplicável à função.
Com essas etapas, é possível compreender como implementar o pré-onboarding de forma estruturada e alinhada às boas práticas de integração e adotar essa estratégia no seu negócio. Para facilitar, é possível usar a tecnologia como apoio.
No próximo tópico, mostramos como a tecnologia pode apoiar o pré-onboarding e tornar esse processo mais ágil e seguro para o RH.
Como a LG lugar de gente pode ajudar no pré-onboarding da sua empresa?
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A plataforma é capaz de automatizar processos e integrar todas as etapas, usando inteligência artificial para validar documentos, enviar contratos para assinatura eletrônica, e fazer a comunicação com os candidatos , para uma admissão mais ágil, segura, escalável e em conformidade com a legislação trabalhista.
Assim, você entrega uma experiência de excelência ao novo colaborador, desde o primeiro contato com a empresa, enquanto poupa tempo e reduz custos operacionais do RH.
Se a sua empresa busca mais eficiência na contratação de funcionários e um pré-onboarding estruturado, entre em contato com a nossa equipe comercial para conhecer a solução na prática ou solicitar uma proposta personalizada.
FAQ: Principais perguntas sobre pré-onboarding
Como medir o sucesso do pré-onboarding?
O sucesso do pré-onboarding pode ser medido a partir do monitoramento de indicadores como a taxa de engajamento dos colaboradores com o conteúdo apresentado e o tempo de conclusão do processo.
Outras métricas relevantes incluem a satisfação dos novos colaboradores, a taxa de retenção de talentos, a taxa de turnover e a produtividade dos novos contratados nos primeiros meses.
Quais são as principais etapas do pré-onboarding?
O pré-onboarding pode ser dividido em algumas etapas principais: admissão dos novos funcionários; envio dos documentos e do manual do colaborador; apresentação da empresa, da cultura organizacional e da equipe; e início estruturado do processo de onboarding.
Como o pré-onboarding pode melhorar o engajamento dos colaboradores?
O pré-onboarding melhora o engajamento ao aumentar a confiança dos novos colaboradores em relação ao novo trabalho. A prática também ajuda a criar um senso de lealdade com a empresa, fazendo com que os funcionários se sintam mais dispostos e participem de forma mais ativa da rotina desde o início.
Quais ferramentas ou técnicas podem ser usadas para implementar o pré-onboarding?
Ferramentas de admissão digital, como a da LG lugar de gente, podem ser usadas para implementar o pré-onboarding ao integrar e automatizar processos, tornando-os mais eficientes e seguros.
Essas plataformas facilitam o envio e a assinatura de documentos e contribuem para uma experiência do colaborador mais fluida desde a contratação.
