Uma empresa tem diversas obrigações ao emitir a sua folha de pagamento, como informar os valores das remunerações dos colaboradores e fazer os descontos obrigatórios, sendo um deles a retenção de IRRF.
A sigla diz respeito ao Imposto de Renda Retido na Fonte, um tributo federal cobrado sobre os rendimentos dos brasileiros que deve ser descontado em folha pelas empresas mensalmente.
O cálculo considera não apenas um percentual fixo sobre a remuneração, mas também descontos, como o valor da contribuição ao INSS e os gastos com os possíveis dependentes.
Neste conteúdo explicaremos tudo o que você precisa saber sobre o assunto: o que é este tributo, a tabela atualizada em 2025 e como calcular o desconto corretamente. Continue a leitura a seguir.
Principais aprendizados deste artigo
- A retenção de IRRF na folha é um adiantamento do imposto de renda em parcelas mensais que variam conforme o valor da remuneração.
- A obrigação de reter o imposto de renda na fonte é de todas as pessoas que recebem salários e outros tipos de rendimentos de pessoas físicas ou jurídicas.
- As obrigações trabalhistas da empresa em relação ao IRRF são fazer o cálculo dos valores, conforme a tabela de alíquotas, e emitir uma declaração anual que comprove os repasses.
- Organizações que não cumprirem os prazos ou usarem valores errados nos documentos estão sujeitas à autuação pela Receita Federal e ao pagamento de multas.
- Contar com um sistema automatizado para fazer a gestão da folha de pagamento facilita os processos de cálculo e desconto do IRRF.
O que é retenção de IRRF na folha de pagamento?
A retenção de IRRF diz respeito ao pagamento antecipado do imposto de renda, um tributo federal obrigatório para todas as pessoas que têm algum tipo de rendimento.
Em outras palavras, o IRRF permite que o valor seja descontado antes de chegar às mãos do contribuinte, para evitar problemas como sonegação de impostos ou erros no envio dos encargos.
A retenção corresponde a uma alíquota, um percentual fixo. O cálculo também considera os descontos permitidos por lei, como a contribuição ao INSS e os gastos com dependentes, como:
- filhos menores de 21 anos ou até 24 anos, caso cursem universidade ou escola técnica;
- cônjuges e companheiros em união estável, que estejam juntos há mais de 5 anos, tenham filhos em comum ou convivência familiar reconhecida;
- filhos com características que os tornam incapazes de trabalhar, comprovados com a documentação adequada.
Os valores desses descontos são fixos e variam conforme a base de cálculo, que é o rendimento do contribuinte. Ou seja, quanto ele recebe.
Um detalhe importante é que, nas deduções do IRRF, quem deve calcular o valor do desconto é o pagador. Ou seja, se o contribuinte for um funcionário, a empresa é que deve descontar e enviar a contribuição à Receita Federal.
Caso o responsável não faça a retenção ou use valores incorretos, ele pode ser autuado pela Receita Federal e ainda pagar multas e juros sobre o valor devido.
Para quem as deduções do IRRF na folha são obrigatórias?
A Receita Federal, mediante o artigo nº 7 da Lei nº 7.713, determina que estão sujeitos à retenção do imposto de renda na folha os rendimentos tributáveis derivados de:
- salários, honorários e rendimentos provenientes de trabalho assalariado pagos por pessoas físicas ou jurídicas;
- pagamentos por serviços prestados por pessoas físicas a empresas (autônomos);
- aluguéis e royalties, desde que o pagamento seja feito por pessoas jurídicas a pessoas físicas;
- rendimentos provenientes de investimentos, como juros e dividendos pagos por pessoas jurídicas a pessoas físicas.
Também vale ressaltar que o artigo nº 19 da Lei nº 8.134, de 1990, estabelece que as empresas que fizerem a retenção de imposto de renda na folha devem enviar aos beneficiários um comprovante dos descontos até o dia 28 de fevereiro do ano seguinte.
O nome desse documento é Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF), e deve ser enviado anualmente pela empresa para informar os valores de IRRF retidos e repassados à Receita Federal. Veja como emitir a DIRF.
Qual é a tabela de IRRF atualizada?
A tabela de IRRF é atualizada anualmente pelo Governo Federal. Veja a tabela progressiva do IR para a base de cálculo mensal no exercício de 2025 (ano-calendário de 2024):
| Base de cálculo | Alíquota | Valor a deduzir |
| Até R$ 2.259,20 | 0%, ou seja, isento | — |
| De R$ 2.259,21 até R$ 2.826,65 | 7,5% | R$ 169,44 |
| De R$ 2.826,66 até R$ 3.751,05 | 15% | R$ 381,44 |
| De R$ 3.751,06 até R$ 4.664,68 | 22,5% | R$ 662,77 |
| Acima de R$ 4.664,68 | 27,5% | R$ 896,00 |
Agora, vamos colocar o conhecimento adquirido até aqui e a tabela acima em prática e entender como calcular o IRRF na folha de pagamento. Vejo como fazer a seguir.
Como calcular IRRF na folha de pagamento?
Para calcular o valor da retenção de IRRF na folha de pagamento é necessário considerar diferentes aspectos como INSS, dependentes e outras deduções, além da alíquota de IRRF.
Vamos ver um exemplo, para entender, na prática, como fazer o cálculo.
Vamos considerar o salário bruto de R$ 4.500 e que o trabalhador tem dois filhos. O desconto do INSS será de 14% sobre o salário e a dedução por dependentes será de R$ 189,59 por dependente.
1. Cálculo do Desconto do INSS:
Salário Bruto: R$ 4.500
Alíquota de INSS: 14%
INSS = R$ 439,60
2. Dedução por Dependentes:
O trabalhador tem dois filhos, portanto a dedução será:
Dedução por Dependentes = 2 × 189,59 = R$ 379,18
3. Base de Cálculo do IRRF:
Agora, subtraímos o valor do INSS e a dedução por dependentes do salário bruto para obter a base de cálculo do IRRF:
Base de Cálculo do IRRF = 4.500 – 439,60 – 379,18 = R$ 3.681,22
4. Aplicação da Alíquota do IRRF:
Agora, aplicamos a alíquota de 15% para a faixa de R$ 3.681,22 (base de cálculo do IRRF).
IRRF Bruto = 3.681,22 × 15% = R$ 552,18
5. Dedução de acordo com a Tabela IRRF:
Para a faixa de R$ 3.681,22, o valor a deduzir da tabela de IRRF para essa faixa é R$ 381,44.
IRRF Líquido = 552,18 – 381,44 = R$ 170,74
Resultado: O valor do IRRF a ser retido é R$ 170,74.
Como a tecnologia otimiza o cálculo do IRRF?
Contar com um sistema de folha de pagamento como a solução em nuvem da LG lugar de gente, ajuda a otimizar o cálculo, não somente da retenção de IRRF, mas também de outros encargos trabalhistas, como 13º salário, INSS, férias remuneradas e adicionais obrigatórios.
Com a Folha de Pagamento com cálculo automático de salários, encargos e tributos, é possível reduzir erros e retrabalhos e manter a conformidade com a legislação brasileira. Tudo de forma centralizada e integrada, tanto com outros módulos da nossa plataforma, como com sistemas externos, como o eSocial.
Assim, a equipe do Departamento Pessoal poupa tempo e garante a precisão dos cálculos para evitar problemas trabalhistas.
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FAQ: Principais perguntas sobre retenção de IRRF
Quem é responsável pela retenção de IRRF na folha de pagamento?
O responsável por calcular e fazer a retenção de IRRF na folha de pagamento é a origem dos rendimentos. No caso dos trabalhadores, a empresa contratante. O valor devido deve ser enviado todos os meses e informado aos colaboradores. No ano seguinte, a organização ainda precisa emitir uma declaração dos descontos.
Quais rendimentos estão sujeitos à retenção de IRRF?
Os seguintes rendimentos estão sujeitos à retenção de IRRF:
- salários, honorários e rendimentos provenientes de trabalho assalariado pagos por pessoas físicas ou jurídicas;
- pagamentos por serviços prestados por autônomos;
- pagamentos por trabalhos não assalariados derivados de pessoas jurídicas;
- aluguéis e royalties, desde que o pagamento seja feito por pessoas jurídicas a pessoas físicas;
- rendimentos provenientes de investimentos.
Como aplicar as alíquotas progressivas no cálculo do IRRF?
Para aplicar as alíquotas progressivas no cálculo do IRRF, é necessário conferir qual é o salário bruto do colaborador, fazer as deduções, encontrar a base de cálculo do IRRF e então aplicar a alíquota e a dedução de acordo com a faixa de rendimento que consta na tabela de IRRF vigente.
O que pode ser deduzido do cálculo do IRRF?
Uma das possíveis deduções no cálculo do IRRF são os gastos com dependentes, que se caracterizam como filhos menores de 21 anos ou de até 24 anos que estudam em universidades ou escolas técnicas, cônjuges ou companheiros em união estável e filhos com deficiência que, portanto, são incapazes de trabalhar por conta própria. Outras deduções são o INSS, pensão alimentícia e contribuições para a previdência complementar.
Como garantir que a retenção de IRRF está sendo feita corretamente?
A melhor maneira de assegurar a retenção correta de IRRF é com a ajuda de um sistema de folha de pagamento, como o da LG lugar de gente. A plataforma consegue automatizar os cálculos, já utiliza a alíquota correspondente a cada colaborador e conta com atualizações automáticas conforme mudanças legais.
