Segurança de dados na folha: como proteger sua equipe?

Basta uma busca no Google por “vazamento de dados” para encontrar casos cada vez mais frequentes. E aí surge a dúvida: “Será que faço tudo o que posso para garantir a segurança de dados na folha de pagamento e do RH?”

Em 2022, por exemplo, a Record confirmou um ataque hacker que vazou detalhes sensíveis de ex-funcionários. Informações sobre salários, dependentes e até de saúde foram expostas, inclusive de quem saiu da empresa há quase 10 anos.

Quando a companhia falha nesse tipo de proteção, abre espaço para processos judiciais, fraudes e perda de confiança. Com a LGPD em vigor, a responsabilidade não admite brechas.

Continue a leitura para entender como cuidar dos dados dos seus profissionais, o que a lei exige e quais práticas fortalecem a confiança na sua operação!

Resumo:

• A segurança da informação no RH é fundamental para proteger dados sigilosos dos colaboradores e preservar a confiança na empresa.
• A importância da privacidade e da segurança dos dados na folha reside na presença de informações como CPF, salários, benefícios e registros bancários.
• A LGPD no RH impacta a folha de pagamento, pois defende o uso responsável dos dados com base em princípios como finalidade, transparência e prevenção.
• Riscos e consequências incluem exposição indevida de dados do RH, fraudes, processos legais, multas e danos à reputação corporativa;
• Boas práticas incluem controle de acessos, criptografia, autenticação em duas etapas, backups e treinamentos em segurança de dados.

O que significa segurança da informação no RH?

A segurança da informação no RH é a responsabilidade de proteger dados sensíveis dos colaboradores e preservar a reputação da empresa. É um conjunto de medidas que previne violações, estabelece diretrizes e assegura a conformidade legal em um cenário de crescentes ameaças cibernéticas.

Qual a importância da segurança de dados na folha de pagamento?

A folha de pagamento reúne alguns dos dados mais sensíveis que uma empresa pode armazenar.

Informações como CPF, valor do salário, benefícios concedidos, número de dependentes e detalhes bancários dos colaboradores estão todas ali, em um único sistema.

Quando a segurança falha, os impactos surgem rápido e sem aviso. Entre os principais riscos da falta de compliance de dados, destacam-se:

• vazamento de informações confidenciais, como salários e contas bancárias, que pode expor funcionários a golpes e extorsões;
• fraudes internas ou externas, com uso indevido das informações para desvio de recursos ou manipulação de pagamentos;
• processos trabalhistas, caso os colaboradores entendam que seus dados foram manipulados ou expostos de forma negligente;
• danos à reputação da empresa, que perde credibilidade perante os funcionários, no mercado e até de futuros talentos.

Por reunir informações tão críticas, esse documento é um dos ativos mais estratégicos e sigilosos do setor de Recursos Humanos. Ignorar a segurança de dados na folha é correr um risco desnecessário e cada vez mais difícil de justificar.

Como funciona a LGPD na folha de pagamento?

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) estabelece princípios claros e obrigatórios para o tratamento de informações pessoais nas empresas. E esses princípios se aplicam à folha de pagamento.

A legislação exige que qualquer dado que a organização coletar, armazenar ou processar siga os princípios da LGPD.

• Finalidade: a empresa deve informar ao titular por que está coletando determinadas informações e se certificar de que esse uso atenda a propósitos legítimos;
• Adequação: quem coleta precisa confirmar que o uso dos dados esteja de acordo com o contexto original e os objetivos comunicados previamente;
• Necessidade: a organização deve limitar a coleta ao que for estritamente essencial para alcançar os objetivos definidos;
• Livre acesso: o titular pode, a qualquer momento, consultar de forma simples e gratuita como suas informações estão sendo utilizadas e por quanto tempo permanecerão armazenadas;
• Qualidade dos dados: a companhia deve manter os registros corretos, atualizados e pertinentes, sempre alinhados ao propósito declarado no momento da coleta;
• Transparência: é dever da organização comunicar de forma acessível quem está tratando os dados, como o faz e com qual objetivo, sem comprometer segredos comerciais ou industriais;
• Segurança: a companhia deve aplicar medidas técnicas e administrativas para impedir acessos não autorizados, perdas, vazamentos ou alterações indevidas;
• Prevenção: cabe à empresa agir com antecedência para implementar práticas que evitem riscos e minimizem possíveis danos relacionados ao uso indevido de dados pessoais;
• Não discriminação: nenhum conteúdo pessoal pode ser tratado de forma a gerar discriminação, abuso ou uso ilegal;
• Responsabilização e prestação de contas: tanto o controlador quanto o operador devem comprovar que adotaram ações eficazes para cumprir as exigências da LGPD e proteger os direitos dos titulares.

Aliás, a LGPD define dois papéis fundamentais: o controlador e o operador. O controlador é a empresa que determina as finalidades e os meios para o tratamento dos dados.

Já o operador é quem realiza o tratamento em nome do controlador, como, por exemplo, um fornecedor de software de folha de pagamento ou um escritório de contabilidade terceirizado.

Ambos têm obrigações distintas, mas compartilham a responsabilidade legal pelo uso correto das informações pessoais dos colaboradores.

Ainda tem dúvidas sobre a LGPD na folha de pagamento? Então, assista ao nosso webinar gratuito: LGPD: o que o RH precisa saber!

Quais os riscos e consequências da falta de proteção de dados sensíveis da folha?

Quando a empresa não garante a segurança dos dados da folha de pagamento, cada descuido vira uma brecha. E essas brechas, por menores que pareçam, podem se transformar em problemas grandes e caros.

Veja as vulnerabilidades mais comuns:

• envio de arquivos por e-mail sem proteção, muitas vezes com dados expostos em anexo;
• falta de criptografia em sistemas que armazenam detalhes sensíveis, como salários e dados bancários;
• uso de senhas fracas ou padronizadas, que facilitam o acesso não autorizado;
• acesso irrestrito a informações confidenciais, sem controle sobre quem pode visualizar ou editar os registros da folha.

Essas falhas não só colocam os dados dos colaboradores em risco, mas também expõem a empresa a penalidades legais.

A LGPD prevê sanções que vão muito além de uma simples advertência. Dependendo da gravidade da infração, a organização pode receber:

• multas de até 2% do faturamento, limitadas a R$ 50 milhões por infração;
• suspensão parcial ou total das operações de tratamento de dados, o que pode inviabilizar atividades essenciais;
• obrigação de tornar pública a falha, o que impacta diretamente a reputação da marca.

E, por falar em reputação, a confiança dos colaboradores vai embora junto com a segurança. Qualquer falha pode abalar a relação entre empresa e equipe, além de prejudicar a imagem da marca.

Boas práticas para proteger os dados da folha de pagamento

Responsabilizar-se pela segurança de dados na folha de pagamento exige um conjunto de medidas estruturadas e contínuas. A seguir, confira algumas práticas fundamentais!

1. Controle rigoroso de acessos

Nenhuma empresa deve banalizar o acesso à folha de pagamento.

O RH precisa definir níveis de permissão com base na função de cada colaborador e revisar essas permissões com frequência, especialmente em casos de movimentações internas ou desligamentos.

2. Criptografia de informações

Dados como CPF, salários e contas bancárias jamais devem circular ou ser armazenados em arquivos abertos.

Ao criptografar os dados da folha, mesmo que alguém obtenha acesso indevido, as informações permanecem incompreensíveis sem a chave correta.

3. Autenticação de dois fatores

A autenticação em dois fatores (2FA) adiciona uma etapa extra de verificação, como um código enviado para o celular ou um token gerado por um aplicativo.

Essa medida simples já reduz o risco de acessos indevidos, mesmo que uma senha vaze ou alguém descubra.

4. Política de backup e monitoramento de alterações

Acidentes acontecem, mas ataques também. Portanto, manter uma política clara de backup é indispensável.

O RH deve salvar os dados da folha regularmente, em ambientes seguros e isolados, com rotinas de teste para garantir que a restauração funcione quando necessário.

5. Treinamento constante da equipe de RH

Todas as boas práticas para garantir a proteção de dados sensíveis da folha de pagamento só funcionam com uma equipe bem preparada.

Treinamentos frequentes ajudam a reconhecer ameaças, como e-mails fraudulentos e links maliciosos, além de incentivar a adoção das normas de conduta no dia a dia.

6. Integração com a área de segurança da informação

A interação contínua entre RH e segurança da informação reforça a governança de dados e agiliza a resposta a incidentes.

A segurança de dados na folha começa na contratação e se estende até o desligamento; todo esse percurso precisa ser seguro de ponta a ponta.

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Como a tecnologia garante uma gestão segura de informações?

A tecnologia certa não só facilita a gestão da folha de pagamento, como também eleva o nível de segurança e conformidade da operação.

Soluções na nuvem para o RH que seguem padrões internacionais, como as certificações ISO 27001 e ISO 27701, garantem um ambiente mais seguro, com processos auditáveis, controle de riscos e uma abordagem sistemática para proteger os dados.

A LG lugar de gente, líder em tecnologia para gestão de pessoas, é o melhor exemplo. Com uma plataforma certificada, você conquista:

• controle preciso de acessos, com permissões ajustáveis conforme a função;
• trilhas de auditoria completas que registram cada ação no sistema;
• atualizações automáticas conforme a legislação, o que reduz riscos jurídicos.

Quer transformar a segurança de dados na folha de pagamento em uma vantagem competitiva?

Então, escolha uma tecnologia que já nasce em conformidade, assegura seus dados com padrões internacionais e fortalece a confiança dos seus colaboradores.

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Perguntas frequentes sobre segurança de dados na folha 

Por que a folha de pagamento exige cuidados com segurança de dados?

A folha de pagamento exige cuidados de segurança porque reúne informações pessoais e financeiras dos funcionários que, se expostas, podem causar fraudes, ações judiciais e prejuízos à reputação da empresa.

Quais dados da folha são considerados sensíveis pela LGPD?

Dados como CPF, salários, contas bancárias, benefícios, dependentes e informações contratuais são sensíveis e exigem proteção conforme a LGPD.

O que acontece se houver vazamento de dados da folha?

Se houver vazamento, a empresa pode sofrer multas, danos de imagem, perda de confiança dos colaboradores e até suspensão de atividades relacionadas ao tratamento de dados.

Como garantir a segurança da folha com soluções tecnológicas?

Para garantir a segurança de dados na folha, escolha um software como o LG lugar de gente, que oferece criptografia, controle de acesso, autenticação em duas etapas, backups automáticos e conformidade com normas como ISO 27001.

A LGPD se aplica à folha de pagamento de pequenas empresas?

Sim, a LGPD vale para empresas de todos os tamanhos. Pequenas empresas também precisam proteger os dados dos funcionários.