Sistema de admissão digital: o que é? Quais os benefícios?

Da seleção até a assinatura do contrato de trabalho, há muitas tarefas essenciais que podem ser digitalizadas para otimizar a rotina do RH, como a adoção de um sistema de admissão digital.

Na prática, trata-se de uma plataforma que centraliza e automatiza o fluxo de tarefas, proporcionando a redução dos custos e a melhora da experiência do colaborador no RH.

Esse cenário explica por que o onboarding — etapa que pode incluir a admissão — figura entre as principais áreas de foco de iniciativas de experiência do colaborador em 74% das organizações, segundo o Employee Experience Report (KennedyFitch, 2024).

Contudo, a implementação de uma solução do tipo depende da superação de certos desafios, como o orçamento e a resistência da equipe às mudanças nos processos internos.

No artigo a seguir, são abordados todos os pontos importantes sobre esse tipo de plataforma, a começar por o que é um sistema de admissão digital e como ele funciona.

Principais aprendizados deste artigo

• A admissão digital em uma empresa requer um sistema que centraliza e automatiza as diferentes etapas do processo de contratação.
• Com o sistema de admissão digital, os recém-contratados podem enviar seus documentos, conferir o contrato e fazer a assinatura digital à distância, já que a plataforma é acessada pela internet.
• Os principais benefícios da digitalização do processo de admissão incluem a redução dos custos operacionais e o aumento da segurança, pois os dados ficam armazenados na nuvem. Além disso, são protegidos por recursos como a criptografia.
• Ao procurar por um software, é importante conferir a presença de recursos como automação de processos de RH e a usabilidade da interface.
• A avaliação da integração dos sistemas de RH e do suporte técnico oferecido ao longo do contrato compõem critérios essenciais na escolha do sistema.

O que é um sistema de admissão digital?

É um software que permite executar todas as etapas do processo admissional pela internet. No geral, esse tipo de plataforma automatiza e centraliza diversas tarefas necessárias para efetivar a contratação de um novo funcionário, como a aceitação da proposta, o envio dos documentos e a assinatura do contrato.

Entre os processos que um software de admissão digital pode automatizar, destacam-se:

• upload e validação dos documentos e demais informações sobre os recém-contratados;
• preenchimento e assinatura digital do contrato de trabalho;
• atualização do eSocial;
• envio de alertas sobre inconsistências e/ou notificações a respeito de erros nos dados enviados à plataforma.

Vale ressaltar que o sistema de admissão digital pode ser adotado por corporações de qualquer segmento e porte, por oferecer flexibilidade e escalabilidade, o que o torna ideal para empresas que pretendem expandir sua carteira de colaboradores.

Mas antes de conferir os benefícios dessa tecnologia para as empresas, entenda como a automação de processos de admissão funciona a seguir.

Como funciona a automação de processos de admissão?

A partir destes 6 passos:

1. Envio do link que direciona ao sistema para o novo colaborador;
2. Preenchimento dos dados, como RG e CPF, e escolha dos benefícios corporativos;
3. Validação dos documentos com recursos de inteligência artificial (IA);
4. Ajustes com o apoio do RH;
5. Assinatura eletrônica do contrato;
6. Envio das informações ao eSocial, conforme determinado nas leis trabalhistas.

Estas funcionalidades acarretam os benefícios da admissão digital que detalhamos no próximo tópico.

Quais são os benefícios da admissão digital?

Os principais benefícios da admissão digital são: redução de erros, maior conformidade trabalhista, agilidade no processo de contratação, melhora da experiência do colaborador, redução de custos operacionais e maior segurança no armazenamento de dados.Veja mais detalhes nas próximas linhas.

1. Redução de erros e maior conformidade trabalhista

Tanto o preenchimento manual de formulários quanto a conferência manual de documentos estão entre as principais causas de erros nos processos admissionais, pois é relativamente comum não perceber um pequeno equívoco em meio a dezenas de outros registros.

Neste ponto, contar com um bom sistema de admissão digital reduz essas falhas ao automatizar a coleta e a verificação das informações.

Isso porque a digitalização permite validar automaticamente os documentos, o que garante que todas as informações obrigatórias estejam preenchidas corretamente.

Além disso, o sistema pode ser configurado para cumprir as normas da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e de outras regulamentações a fim de evitar problemas legais futuros.

2. Agilidade no processo de contratação

A lentidão na admissão de novos colaboradores pode comprometer a produtividade da empresa.

Com o sistema de admissão digital, o novo colaborador envia seus documentos e assina contratos digitalmente, reduzindo significativamente o tempo médio de contratação.

Em empresas que adotam a admissão digital, o tempo necessário para completar o processo admissional pode ser reduzido consideravelmente. A pesquisa do Brandon Hall Group indica que organizações com processos admissionais bem estruturados registram produtividade até 70% maior entre novos contratados nos primeiros meses. Portanto, o sistema é essencial para organizações que precisam preencher vagas com rapidez e garantir um onboarding eficiente.

3. Melhor experiência para o colaborador

A primeira impressão de um colaborador sobre uma empresa começa logo no processo de admissão. Um fluxo burocrático e demorado pode gerar frustração e afetar a motivação inicial do novo contratado.

A pesquisa do Brandon Hall Group, citada pelo Gallup, indica que organizações com processos de onboarding estruturados registram retenção de novos contratados até 82% superior à média.

Com um sistema digital, o colaborador pode concluir o processo de admissão de forma rápida, intuitiva e sem a necessidade de deslocamento.

A assinatura eletrônica e a possibilidade de envio de documentos via plataforma online tornam a tarefa mais conveniente e contribuem para uma percepção positiva da empresa desde o primeiro contato.

4. Redução de custos operacionais

A manutenção de processos manuais costuma resultar em gastos elevados com impressão, armazenamento de documentos e  tempo da equipe de RH, que demora mais para analisar e validar todos os documentos.

De acordo com o levantamento da McKinsey, a digitalização de processos empresariais pode aumentar a produtividade em até 30% e reduzir em até 90% o tempo dedicado a tarefas repetitivas.

Ao implementar um sistema de admissão digital, a empresa elimina gastos com papelada, correios e logística documental. Além disso, a automação libera os profissionais de RH para atividades mais estratégicas, como a preparação das boas-vindas e do onboarding, e otimiza a alocação de recursos internos.

5. Maior segurança e armazenamento inteligente de dados

O armazenamento físico de documentos acarreta riscos de perda, deterioração e vazamento de informações sensíveis.

Um sistema de admissão digital, por outro lado, utiliza criptografia de dados e protocolos de segurança para garantir a proteção dos dados dos colaboradores.

Além da segurança, os sistemas digitais facilitam a organização e o acesso aos documentos, permitindo consultas rápidas e auditorias mais eficientes. O sistema também contribui para a conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), ao estabelecer controles de acesso, rastreabilidade e armazenamento seguro das informações dos colaboradores.

A lista de benefícios é vasta e pode ter um grande impacto na rotina do RH.Para que eles se concretizem, é importante superar os desafios da digitalização do processo de admissão, como os que são apresentados a seguir.

Quais são os desafios da digitalização do processo de admissão?

Os principais desafios da digitalização do processo de admissão envolvem garantir a conformidade com o eSocial e com a LGPD. Outros desafios comuns incluem:

• integração automática com outros softwares de RH, como controle de ponto e gestão de benefícios, para manter a qualidade dos dados coletados;
• custos iniciais que, a depender da solução e dos recursos disponíveis, podem ser relativamente altos;
• resistência da equipe à transformação digital no RH;
• desconhecimento do potencial da ferramenta.

Estes desafios, no entanto, podem ser superados com um bom planejamento. Nesta fase, é importante ser transparente com a equipe de RH e informar os benefícios e o potencial que a solução tem de facilitar a rotina desses profissionais.

Outra medida indispensável é criar programas de treinamento que capacitem o departamento de gestão de pessoas a usar a ferramenta em sua totalidade. O próximo tópico apresenta os critérios essenciais para selecionar um sistema alinhado às necessidades da organização.

Como escolher o melhor sistema de admissão para RH?

O primeiro passo envolve o mapeamento dos processos de admissão da sua empresa para identificar os gargalos e oportunidades de melhoria. O objetivo desta etapa é identificar as prioridades e as oportunidades de melhoria no fluxo de tarefas, o que orienta a escolha de um sistema alinhado aos objetivos do negócio.

Em seguida, é importante analisar se o sistema oferece recursos de segurança, como criptografia e autenticação de dois fatores, para assegurar que somente pessoas autorizadas acessem o ambiente virtual.

Outros elementos a considerar na escolha são:

• integração com sistemas externos, como o eSocial, e internos, como folha de pagamento, gestão de benefícios e autoatendimento, para garantir a centralização da jornada do colaborador;
• automação de processos, como validação dos dados e envio de alertas;
• acompanhamento em tempo real dos processos;
• boa usabilidade, incluindo uma versão mobile do sistema;
• suporte ao cliente, incluindo treinamentos para que o time de RH possa extrair o máximo da ferramenta.

Para finalizar este guia, a próxima seção apresenta uma solução de admissão de colaboradores que cumpre com todos esses requisitos: a LG lugar de gente. Veja as vantagens de adotá-la no próximo tópico.

Por que usar a tecnologia para admissão de colaboradores da LG lugar de gente?

Porque o sistema de admissão digital da LG lugar de gente permite personalizar, automatizar e escalar a contratação de novos colaboradores com rapidez e segurança. Entre os diferenciais da solução, destaca-se a integração com a LiGiaPro, a primeira assistente de RH com IA.

Com essa integração, o sistema automatiza os processos de orientação de candidatos, seleção de benefícios, validação e assinatura de documentos. A plataforma ainda integra-se com o WhatsApp e serviços de SMS para agilizar a comunicação com os profissionais selecionados.

Para conhecer na prática como o sistema de Admissão Digital da LG lugar de gente pode transformar o processo de contratação da empresa, solicite uma demonstração ou um orçamento personalizado com o time comercial.