Confira as respostas para 17 dúvidas sobre o eSocial

Mesmo tendo passado alguns anos desde a sua implementação, ainda existem algumas dúvidas sobre o eSocial que podem atrasar ou atrapalhar certos processos no RH.

Mas, antes de seguir com a lista de questionamentos, é importante citar que a adesão ao sistema é obrigatória desde 2018, conforme o decreto nº 8.373 de 2014. O dever vale para todo empregador que contratar uma pessoa física e tiver com ela quaisquer obrigações trabalhistas, previdenciárias ou tributárias decorrentes da relação de trabalho.

Ou seja, se um negócio tem um funcionário CLT, deve ficar atento ao preenchimento correto das informações no sistema.

Este artigo reúne as principais dúvidas sobre o eSocial — obrigações, prazos e procedimentos — e orienta o RH sobre como manter a conformidade com a legislação trabalhista.

Principais aprendizados deste artigo

• O eSocial é um sistema que centraliza o envio de diversas obrigações trabalhistas para o Governo e deve ser adotado pelas empresas que contratam no regime CLT.
• A plataforma possibilita o envio de 15 eventos de comunicação obrigatória, dentre os quais se destacam a folha de pagamento, as atualizações no contrato de trabalho e os acidentes.
• Os processos de admissão, afastamento do trabalho por férias ou licenças e a abertura de ações trabalhistas também devem ser informados ao eSocial.
• A folha de pagamento, por exemplo, deve ser enviada até o dia 15 do mês seguinte ao período de apuração, postergando-se esse prazo para o primeiro dia útil quando cair em dia não útil para fins fiscais. Já a admissão deve ser enviada até o dia anterior ao início do trabalho.

O que é e como funciona o eSocial?

É o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. Trata-se de uma plataforma online criada pelo Governo Federal a fim de unificar a coleta de informações referentes a todas as obrigações que as empresas têm sobre os trabalhadores contratados sob o regime CLT.

O sistema funciona a partir da criação de eventos que representam diferentes etapas da jornada dos colaboradores e são divididos em:

• iniciais, ou S-1000, que apresentam os dados do empregador, como CNPJ, a fim de identificá-lo;
• de tabela, que engloba os eventos S-1005, S-1010, S-1020 e S-1070 e mostra informações sobre os estabelecimentos, rubricas da folha de pagamento, lotações tributárias e dados de processos administrativos e judiciais, para padronizar os registros;
• não periódicos, para situações que não acontecem de maneira fixa, como contratação (S-2200) e desligamento (S-2299);
• periódicos, que acontecem com frequência regular, como pagamento das remunerações (S-1210), envio de informações complementares sobre os tributos (S-1280) e fechamento da folha de pagamento (S-1299).

Você encontra a lista completa de eventos previstos na legislação do eSocial no manual do sistema disponibilizado pelo Governo.

Explicado o que é e como funciona o eSocial, entenda a seguir qual é a finalidade deste sistema e quais são as obrigações e prazos que as empresas devem cumprir para manter o compliance trabalhista.

Para que serve o eSocial?

Para eliminar a necessidade de as organizações preencherem e enviarem diversos formulários para comprovar as suas obrigações, como a contribuição ao INSS e a dedução do IRRF. Isso porque permite registrar informações sobre a folha de pagamento, admissões e ações relacionadas à saúde e à segurança do trabalho.

Como consequência, promove a modernização da gestão, pois há a centralização de diversos processos obrigatórios, o que também ajuda a reduzir a burocracia e a garantir o acesso dos trabalhadores aos seus direitos previstos nas leis trabalhistas.

Para complementar o assunto, apresentamos no próximo tópico as principais obrigações do eSocial para as empresas e, na sequência, os prazos de envio dos dados para a plataforma.

Quais são as principais obrigações do eSocial?

A lista inclui eventos como:

• admissão e desligamento;
• alterações nos dados do colaborador ou no contrato de trabalho, como aumento de salário ou mudança de horário de serviço;
• afastamento do posto de trabalho;
• exposição a agente nocivo ou acidente de trabalho;
• processos trabalhistas;
• dados de trabalhadores sem vínculo empregatício, como os estagiários;
• abertura e fechamento da folha de pagamento;
• pagamento dos salários.

Vale ressaltar ainda que o eSocial unifica 15 obrigações que, antes, eram enviadas ao Governo separadamente:

1. Folha de pagamento;
2. Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);
3. Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
4. Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP);
5. Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
6. Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
7. Comunicação de Dispensa (CD);
8. Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
9. Livro de Registro de Empregados (LRE);
10. Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
11. Quadro de Horário de Trabalho (QHT);
12. Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);
13. Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD);
14. Guia de Recolhimento do FGTS (GRF);
15. Guia de Previdência Social (GPS).

É importante destacar que o RH das empresas deve seguir um cronograma, com prazos determinados, para o envio de dados ao eSocial. Abaixo, apresentamos quais são os principais.

Qual é o prazo de envio do eSocial?

Depende do tipo de evento. O inicial deve ser enviado assim que a empresa se cadastrar no sistema. Os de tabela, antes do registro de acontecimentos que se refiram aos locais e/ou situações mencionadas. Para eventos periódicos, o prazo costuma ser até o 15º dia do mês seguinte.

Já os eventos não periódicos têm uma variação ainda maior, por exemplo:

• os dados da admissão devem estar no sistema até o dia anterior ao início da jornada de trabalho;
• os de desligamento precisam ser enviados em até 10 dias após a rescisão do contrato de trabalho;
• as mudanças no contrato no dia em que a alteração ocorrer ou passar a ter validade;
• os acidentes, até o primeiro dia útil após o fato.

Como os prazos de envio do eSocial variam, é importante ficar atento às normas descritas no manual que apresentamos anteriormente ou contar com um sistema de folha de pagamento.

Apresentados o conceito, as obrigações e os prazos do sistema, o próximo passo é esclarecer as principais dúvidas sobre o eSocial que os gestores de RH mais enfrentam no dia a dia.

Quais são as principais dúvidas sobre o eSocial?

A lista inclui questionamentos sobre o que fazer em caso de falecimento do trabalhador durante o afastamento, como enviar alterações cadastrais, se a adesão ao eSocial altera os cálculos trabalhistas, quem pode acessar as informações e como funcionam as multas para quem descumprir os prazos e obrigações.

Confira estas e outras dúvidas sobre o eSocial para simplificar a gestão do seu RH e garantir o cumprimento da legislação trabalhista.

1. O que fazer caso o trabalhador faleça no decorrer de um afastamento?

Não é necessário informar o retorno do afastamento, basta informar o desligamento por motivo de óbito. No entanto, se, no momento de informar o afastamento, a empresa já tiver informado a data de retorno, como fim das férias remuneradas, é preciso excluir o registro e enviar um novo arquivo.

Desta vez, deve-se enviar o S-2230, que lida com o afastamento temporário, agora contendo apenas a data de início.

Após esse procedimento, pode-se enviar o arquivo S-2299, de desligamento, ou o S-2399, referente ao trabalhador sem vínculo de emprego/estatutário com término por óbito.

2. Por que não pode enviar o início de um afastamento no mesmo dia do retorno de um afastamento anterior?

O empregador não deve confundir os eventos de término e de retorno do afastamento. Isso porque o eSocial exige a informação de início e término do afastamento, ou seja, o primeiro e o último dia em que o empregado esteve afastado ficam em campos separados.

Um detalhe importante em relação à data de retorno: se, quando o trabalhador for retomar suas atividades laborais, precisar de um segundo afastamento, a data não é informada ao eSocial.

Na verdade, o segundo afastamento é que deverá ser enviado tendo como data de início o dia imediatamente posterior ao término do primeiro.

Contudo, se houver a prorrogação do afastamento, por exemplo, se o empregado apresentar um segundo atestado médico prorrogando seu afastamento decorrente da mesma doença, o empregador não precisa registrar o término do primeiro evento e o início do novo.

O procedimento correto neste caso é lançar um único afastamento com a soma de todo o período dos atestados.

3. O que fazer se após o vencimento do contrato de experiência de 30 dias, prorrogado por mais 60 dias, o empregado continuar trabalhando por tempo indeterminado?

A prorrogação do contrato de experiência de 30 para 60 dias deve ser informada no arquivo S-2206, que é sobre alteração de contrato de trabalho. A legislação trabalhista dita que a transformação do contrato de experiência em contrato por prazo indeterminado ocorre de forma automática e tácita. 

O processo acontece logo após o dia seguinte ao termo fixado, caso ocorra a continuidade da prestação laboral.

Portanto, é desnecessário o envio de um segundo arquivo S-2206. Isso porque o eSocial assume que o contrato é por prazo indeterminado automaticamente.

Entretanto, como o eSocial web exibe o conteúdo do arquivo de admissão, o contrato somente será apresentado por prazo indeterminado.

4. Se o empregador realiza os testes no ambiente de produção restrita com dados verídicos, é necessário enviá-los novamente para o ambiente de produção?

Para o eSocial, ainda que o empregador tenha participado de testes no ambiente de produção restrito, ele deverá transmitir todos os arquivos para o ambiente de produção. Isso porque as informações enviadas na produção restrita não têm validade jurídica e não são migradas para o ambiente de produção.

5. Como enviar ao Ambiente Nacional do eSocial as alterações cadastrais e contratuais do trabalhador?

Estes arquivos substituem os dados do layout S-2200, cadastramento inicial do vínculo e admissão/ingresso de trabalhador, e S-2300, trabalhador sem vínculo de emprego/estatutário — Início. Ao enviá-los ao Ambiente Nacional do eSocial, o empregador deve informar todos os dados dos funcionários, mesmo aqueles que não sofreram alteração. 

Assim, essa nova informação prevalece sobre a anterior.

6. Como proceder se, no decorrer do período de férias, a empregada entrar em licença-maternidade?

O registro de um novo motivo de afastamento somente é possível após o envio do término do afastamento anterior. Portanto, quando uma empregada gestante se afasta para gozo de férias e nesse período ocorre o parto, é preciso informar o retorno do afastamento relativo às férias na data anterior.

Em outras palavras, deve-se retificar o registro, caso a data do retorno já tenha sido informada, e enviar um novo arquivo de afastamento para informar o início da licença-maternidade.

7. Como proceder se houver queda de internet após o envio de um lote?

Para confirmar o recebimento, o usuário pode apenas reenviar o lote. Se o arquivo foi recebido pelo Governo, haverá uma mensagem de erro que informa sobre a duplicidade de evento, acompanhada do recibo do evento do lote original. Também é possível consultar o recebimento do evento com o eSocial Bx. 

Nesse caso, o usuário pode verificar o recebimento pelo número de identificação (ID) ou pelo eSocial Web.

8. Como ficam os cálculos trabalhistas com o eSocial?

Segundo Karina Alves, mestre em direito previdenciário e sócia do escritório TSA Advogados, não há mudanças na forma como as empresas fazem os cálculos trabalhistas. “A legislação segue os padrões existentes para contratos de mensalistas (30 dias) e horistas”, explica.

Com relação às devoluções de atrasos e faltas, ela afirma que os sistemas devem seguir o padrão da folha de pagamento das companhias e reforça que os eventos precisam ser previamente registrados no eSocial.

9. Existe adiantamento quinzenal no eSocial?

Para o eSocial, a folha de pagamento é única, o que significa que deve ser enviada uma vez por mês. Portanto, os adiantamentos são considerados pagamentos da mesma folha e devem ser informados no evento S-1200, remuneração de trabalhador vinculado ao regime geral de previdência social, bem como no S-1210.

10. Existe alguma mudança nos acordos coletivos homologados no final do mês?

De acordo com Alves, não há alterações sobre este ponto. “A vigência das negociações coletivas dependerá do que for ajustado entre empresas e colaboradores e os valores cabíveis aos empregados devem ser computados na folha de pagamento nos períodos definidos no acordo”, detalha a especialista.

11. Quem tem acesso às informações enviadas ao eSocial?

Além dos órgãos participantes do Comitê Gestor do projeto, o Poder Judiciário também poderá consultar os dados enviados, via ofícios e requisições. Alves reforça que as organizações podem usar isso a seu favor, pois os dados podem ser usados como provas de defesa em casos de processos judiciais. 

12. Como funcionam as multas no eSocial?

Outro assunto que figura entre as dúvidas sobre o eSocial nas empresas são as penalidades para quem não se adequar ao sistema. Sobre este assunto, o coordenador do eSocial no Ministério do Trabalho, José Maia, reforça que o projeto não criou novas .

“Se as empresas não transmitirem seus dados, não conseguirão recolher seus tributos. As multas já existem, para o caso de não envio ou da prestação incorreta das informações, se o que é exigido pela lei não for cumprido, as penalidades serão aplicadas”, explica.

O coordenador ressalta ainda que os dados dos colaboradores devem ser atualizados em tempo real nos sistemas de gestão.

“O eSocial é um espelho das informações internas das companhias. É importante contar com um sistema que garanta a qualidade das informações”, destaca José Maia.

13. Como retificar uma informação da folha de pagamento no eSocial?

Para os casos em que houver a necessidade de retificar qualquer informação referente à folha, os empregadores devem:

• enviar o evento de abertura da referência a ser retificada, por meio do arquivo S-1298, reabertura dos eventos periódicos;
• enviar os eventos de folha que serão retificados, como a remuneração de um trabalhador;
• enviar o evento de fechamento da referência retificada, por meio do arquivo S-1299, fechamento dos eventos periódicos. 

Para concluir o processo, é necessário acessar o Ambiente Nacional do eSocial para emissão das guias complementares, por meio da Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Web (DCTFWeb).

14. Em caso de retificações, como a alteração do endereço do trabalhador, é necessário retificar as folhas de pagamento?

Somente devem ser retificadas as informações que prejudiquem diretamente a “integridade” do que foi prestado na folha de pagamento. Por exemplo, a alteração retroativa da lotação do trabalhador ou a retificação da data de admissão para um mês diferente, pois são elementos que podem afetar o cálculo proporcional de benefícios.

15. Os dias correspondentes às folgas precisam ser apresentados ao eSocial?

As folgas podem ser identificadas pela não existência de horário estipulado para determinado dia, conforme previsto no campo 183 do arquivo S-2200, que registra o cadastramento inicial do vínculo e admissão/ingresso de trabalhador, e no S-2206, alteração de contrato de trabalho, no campo 69.

Para os empregadores que concedem a folga aos domingos, esse processo ficará evidenciado pela não marcação de horários nesse dia.

Aos demais, que usam escala de folgas, essa informação não está disponível. É preciso salientar que o eSocial registra apenas os horários contratuais relativos à jornada. Todo o controle do trabalho deve ser feito no sistema de ponto eletrônico ou por meio dos sistemas mecânicos.

16. Como proceder se houver descontos de valores indevidos dos seus trabalhadores?

É importante identificar o desconto e a rubrica que foi usada para registrá-lo. Em seguida, o empregador deve utilizar a rubrica 2920, reembolsos diversos, que corresponde ao valor de descontos indevidos efetuados em competências anteriores. É necessário usar o mesmo código e a mesma natureza apresentados anteriormente.

17. Alterações eventuais nos horários de entrada e de saída devem ser apresentadas ao eSocial?

Entende-se que as pequenas variações ocorridas no horário de trabalho, quando forem ocasionais e possam ser confirmadas no histórico do registro de ponto do trabalhador, não precisam necessariamente ser registradas no eSocial, pois não representam alteração do contrato de trabalho. Portanto, não é preciso fazer o seu registro.

Agora que você já sabe a resposta para estas 17 dúvidas sobre o eSocial, continue a leitura para entender os erros comuns que as empresas cometem e como a tecnologia pode ajudar a evitá-los.

Quais são os principais erros no eSocial e como evitá-los?

São aqueles relacionados aos dados de identificação dos colaboradores, como nome, CPF e número do PIS, assim como à ordem e ao prazo de envio dos eventos, que devem seguir as normas estabelecidas pelo sistema. Outro erro comum é no cálculo na folha de pagamento, o que pode gerar retrabalho.

Para evitar estes erros no eSocial, é importante revisar todas as informações antes do envio para garantir que os dados estejam corretos, acompanhar os prazos para não perder nenhuma data e automatizar os processos de RH, como o cálculo da folha de pagamento.

Veja a seguir como a LG lugar de gente pode ajudar o seu negócio nesta tarefa.

Como a tecnologia ajuda a manter o compliance trabalhista?

A tecnologia contribui para automatizar tarefas e integrar as diferentes etapas da jornada do colaborador, o que garante a qualidade das informações coletadas e enviadas ao eSocial, o cálculo correto das remunerações e o cumprimento dos prazos legais.

A jornada completa de RH da LG lugar de gente, por exemplo, reúne diversos módulos, que vão desde o planejamento das tarefas de gestão de pessoas até o desligamento. 

Os sistemas também automatizam processos como a coleta de informações sobre os trabalhadores e o cálculo dos salários, encargos e contribuições.

A solução tem integração com a LiGiaPro, a primeira assistente de RH com IA do mercado, que automatiza rotinas e responde às dúvidas dos usuários com agilidade.

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