Para elaborar um orçamento de pessoal assertivo e aderente ao “bolso” das companhias, não existe fórmula mágica. Afinal, cada organização tem suas particularidades, entre elas o próprio prazo de execução dessa atividade. Muitas empresas começam a levantar dados desde março, outras já preferem deixar para momentos de menor fluxo de trabalho.

Isso significa que não há um padrão a ser adotado, mas certamente existem alguns erros que são comuns à maioria das empresas, independentemente do negócio de atuação. Segundo a especialista em gestão de pessoas e Sócia da Elevare Soluções em Gestão, Renata Carvalho, o sucesso de um planejamento de pessoal está baseado na coerência do que será aprovado em relação às definições estratégicas da empresa.

Pensando nisso, ela lista as falhas mais frequentes das companhias durante essa atividade. Confira:

1 – Considerar apenas o salário do funcionário

Além do valor pago mensalmente ao colaborador, é preciso levar em conta uma série de variáveis que compõem o orçamento de pessoal. “É importante saber que além de salários e encargos, é necessário prever outras despesas, tais como, benefícios, possíveis aumentos de quadro, demissões, desenvolvimento dos colaboradores, dentre outros custos diretos e indiretos”, destaca Renata Carvalho.

Quer saber mais sobre esse tema? Leia o post “Muito além do salário: afinal, qual o custo de um funcionário para a empresa?”

2 – Não prever ações de desenvolvimento

Renata pontua que o planejamento dos custos com pessoal deve ser o momento de fazer uma análise mais detalhada de cada colaborador. Dessa forma, é possível já prever reajustes salariais e promoções por mérito. “Essa é a oportunidade de parar e avaliar tudo o que aconteceu no ano anterior, no que tange a resultados e comportamentos apresentados por cada funcionário, e propor isso dentro de um orçamento”, explica ela.

3 – Esquecer das horas extras

Outro ponto destacado por ela é a busca de alternativas para evitar as horas extras. “Elas continuam sendo as grandes vilãs na folha de pagamento”, reforça Renata. Uma boa oportunidade é aproveitar as novas regras da legislação trabalhista, que flexibilizaram e regularizaram o uso do banco de horas.

Saiba mais no post “Quer entender melhor a reforma trabalhista? Veja aqui o que mudou!”

4 – Não envolver os gestores

Segundo Renata Carvalho, o sucesso do orçamento de pessoal depende da integração entre recursos humanos e demais departamentos da organização. “Sempre digo que não deve existir uma ‘área de RH’ nas organizações e sim vários gestores de RH. Ou seja, um em cada departamento, porque esses gestores precisam, antes de tudo, estar alinhados com a estratégia da empresa, para que, com isso, não façam proposições absurdas”, comenta.

A especialista reforça que a companhia precisa investir no empoderamento dos envolvidos. Dessa forma, com certeza, haverá comprometimento do gestor com seu time e com a empresa. “O líder deve ser o primeiro a querer discutir o orçamento de pessoal, pois precisará entregar um resultado ao final de cada ciclo e quem irá buscar esses dados serão as pessoas. E elas precisam ser motivadas para isso através de treinamentos, salários coerentes com as funções que desenvolvem e de ferramentas adequadas para o exercício de suas atividades. Isso tudo tem um custo, que precisa ser previsto para que não gere dissabores futuros”, finaliza Renata.

5 – Concentrar os cálculos em planilhas ou sistemas genéricos

Renata reforça que até pouco tempo essa atividade era realizada em imensas planilhas, dificultando muito o trabalho do RH. Além de muitas variáveis, havia o risco de ter erros nas fórmulas e isso poderia provocar, de maneira não intencional, problemas imensos, que só seriam descobertos no decorrer do ciclo. “Com a tecnologia, é possível obter mais segurança nas informações, bem como simular diversos cenários durante a elaboração do orçamento. Contemplando assim, além de reajustes e promoções por mérito, outros custos, como projeção de dissídio”, explica ela.

Outro erro comum que muitas companhias ainda cometem é investir em ferramentas caseiras ou em um software genérico para realizar o orçamento de pessoal. Com isso, o RH continua extraindo os dados da folha de pagamento e importando manualmente no sistema. Nesses casos, essa atividade fica centralizada e os gestores são pouco envolvidos. Além disso, esse tipo de solução não contempla uma série de especificidades presentes nos custos com pessoal.

Bônus: passo a passo para o orçamento de pessoal

Além de listar os erros mais frequentes durante o orçamento de pessoal, Renata também compartilha um passo a passo para a empresa ser bem-sucedida nessa atividade. Veja quais são:

1. Definir claramente as premissas que serão usadas na elaboração do orçamento. Elas devem estar alinhadas diretamente com o planejamento estratégico da empresa;
2. Caso a companhia opte por utilizar dados históricos, é preciso garantir que essas informações estejam corretas, pois um erro que não foi visto no passado, pode gerar problemas sérios de caixa no futuro;
3. Optar por um Orçamento Base Zero (OBZ) e construir o planejamento exatamente do zero;
4. Revisar o headcount;
5. Revisar salários e benefícios;
6. Elaborar vários cenários: pessimistas, realistas e otimistas. Eles podem preparar as empresas para muitas situações.
7. Envolver os gestores de cada área na elaboração dessa atividade, como já foi mencionado;
8. Ter em mãos o histórico dos colaboradores com os resultados alcançados;
9. Estar preparado com fatos e dados para defender o orçamento frente à alta gestão da empresa.

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