Custo do funcionário para a empresa: como calcular?

Quando se fala em custo de um funcionário para a empresa, é comum achar que o gasto se limita ao salário que ele recebe por mês. Ou seja, o comum é pensar que, se ele ganha R$ 2.000, a companhia desembolsa somente esse valor.

Porém, há uma série de benefícios, encargos e obrigações legais que recaem sobre a empresa  que contrata o trabalhador, o que pode aumentar consideravelmente esse gasto.

Neste artigo, vamos esclarecer quais são as responsabilidades de uma empresa, mostrar como esses custos impactam o orçamento, detalhar o cálculo do custo de um funcionário e reforçar a importância de uma gestão de custos de pessoal estruturada no RH. Confira.

Principais aprendizados deste artigo

• O custo de um funcionário na folha de pagamento engloba não apenas a remuneração pelos serviços prestados, mas também os encargos e o pagamento de benefícios.
• A quantia que a empresa deve desembolsar para manter um colaborador também é influenciada pelos custos indiretos, como os gastos com onboarding e treinamentos corporativos.
• Na lista de encargos que afetam o custo, temos as contribuições ao INSS e ao FGTS e os adicionais obrigatórios, como de periculosidade e de insalubridade.
• Ao fazer o cálculo do custo de um funcionário, considere os encargos, mas também outros elementos, como percentual do 13º salário, férias remuneradas e licenças.
• A melhor maneira de garantir a eficiência no cálculo do custo do funcionário é por meio da automatização, o que torna recomendável o uso de um sistema de folha de pagamento.

Qual é, de fato, o custo do funcionário para a empresa?

O custo vai além do salário anunciado na descrição da vaga. Na prática, a organização pode precisar desembolsar quase o triplo do valor da remuneração, a depender de fatores como o regime tributário adotado e os benefícios corporativos oferecidos, para manter um colaborador contratado pelo regime CLT.

Esses resultados são de uma pesquisa feita pela Fundação Getúlio Vargas (FGV), que mostra que os gastos com o trabalhador podem representar até 183% a mais do que o que ele recebe, de fato, na folha de pagamento.

Vale ressaltar que alguns dos elementos que afetam o custo total do colaborador são:

• encargos trabalhistas: contribuições ao INSS e FGTS, férias remuneradas, 13º salário e descanso semanal;
• benefícios: vale-transporte e alimentação, plano de saúde e auxílio-creche;
• treinamento e onboarding: preparação e aplicação das capacitações;
• custos indiretos: materiais de trabalho, sistemas e uniformes.

Todos esses pontos devem ser considerados no cálculo que define o custo do funcionário para a empresa, conforme detalharemos mais adiante neste artigo.

Quais são os principais encargos trabalhistas por funcionário?

A lista de encargos trabalhistas por funcionário inclui:

• Instituto Nacional do Seguro Social (INSS);
• Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS);
• adicionais obrigatórios;
• licenças.

Além desses encargos, é preciso considerar os gastos com onboarding, treinamentos e os benefícios corporativos. Veja quais são os principais a seguir.

Qual é a relação entre benefícios e custo de pessoal?

A relação é estreita porque o valor dos adicionais, sejam obrigatórios ou opcionais, precisa sair do orçamento da empresa. Neste caso, do caixa da empresa, o que faz com que o pagamento desses benefícios afete o quanto a organização precisa desembolsar todos os meses ao contratar um funcionário.

Aqui, é preciso considerar aqueles que a Consolidação das Leis do Trabalho, a CLT, obriga as empresas a concederem, como:

• vale-transporte;
• 13º salário;
• férias;
• licença-maternidade ou paternidade;
• adicional noturno, de insalubridade ou periculosidade.

A conta também considera aqueles concedidos na busca pela criação de uma vantagem competitiva na atração de talentos, os quais se destacam:

• bolsas de estudos;
• programas de bem-estar;
• plano odontológico;
• auxílio home office.

Como fazer o cálculo do custo de um funcionário?

O cálculo considera os gastos diretos da contratação, que são aqueles pagos diretamente ao colaborador, como salário e benefícios, e custos indiretos, que a companhia paga ao governo, como os encargos sociais exigidos por lei. Já os benefícios variam conforme a categoria profissional. 

No exemplo que preparamos para este post, o professor Bruno Araújo, do curso de Ciências Contábeis do Ibmec, usou como base um salário de R$ 1.000 para facilitar a compreensão.

Vale-transporte e auxílio-alimentação

O primeiro gasto da companhia, para além do salário, está no vale-transporte, que é usado para o funcionário chegar ao local de trabalho.

Ao aplicar o preço médio da passagem nas capitais brasileiras como R$ 4,50 e ao imaginar que o nosso funcionário fictício precise de dois transportes diferentes para ir e mais dois para voltar nos 22 dias do mês, soma-se ao salário um total de R$396,00.

Ele ainda arca com 6% da remuneração, ou seja, R$ 60 são descontados na folha de pagamento. Os outros R$336,00, quem paga é a empresa. Quanto menor o salário, mais pesado é esse custo com transporte.

Se o colaborador ganhasse o dobro, o gasto seria mais ou menos o mesmo. Representativamente, o valor é maior para os trabalhadores de rendimento menor.

Para algumas categorias, o auxílio-alimentação é determinado pelo sindicato em convenção coletiva. No exemplo que usamos, o ticket diário é de R$ 16,44. Multiplicado por 22 dias, o valor chega a R$ 361,68. O trabalhador paga por 20% desse valor, restando para a empresa o total de R$ 289,34.

A companhia também deve arcar com outras obrigações decorrentes de convenções coletivas, como plano de saúde, seguro de vida e contribuição ao programa de qualificação. Ao todo, esses acordos custam cerca de R$ 65.

Os valores apresentados neste exemplo são meramente ilustrativos e podem variar conforme a convenção coletiva da categoria, a região, o regime tributário adotado e as políticas internas de benefícios da empresa.

Encargos sociais

Quando a empresa contrata um funcionário, precisa arcar com encargos sociais que incidem sobre o salário bruto, e não sobre o salário líquido. Esses encargos variam conforme o enquadramento da empresa e a atividade exercida, podendo representar, em média, cerca de 37% da remuneração.

Considerando um salário bruto de R$1.000, os encargos podem representar aproximadamente R$370, sendo parte destinada às contribuições previdenciárias e 8% obrigatoriamente recolhidos ao FGTS, o que corresponde a R$80.

Também é necessário pensar em gastos periódicos, mas que não acontecem todo mês: os principais deles são os pagamentos de férias e 13º salário.

Na prática, é como se você tivesse que arcar com 8,33% mensalmente para chegar a 100% no final de 12 meses. O pagamento do 13º salário acrescenta R$ 83,30 à conta. Já as férias correspondem ao mesmo valor, com o adicional de 1/3, ou seja, mais R$110,10.

Outros custos

Supondo que a empresa custeie os uniformes dos funcionários, podemos acrescentar cerca de R$80 para cada trabalhador.

Outras estimativas gerenciais também podem ser consideradas no planejamento de custos, como afastamentos por licença-maternidade ou licença-paternidade e ausências por doença ou acidente de trabalho, que, em média, podem representar cerca de 1% cada no custo total do colaborador.

Além disso, essas estimativas podem sofrer impactos de encargos adicionais, que variam conforme o enquadramento da empresa e a legislação aplicável, não havendo um percentual fixo determinado em lei.

A companhia ainda deve estar preparada para lidar com imprevistos e contar com esses custos antecipadamente. Afinal, é melhor se prevenir de qualquer adversidade.

Qual é o custo total do colaborador para a empresa?

Após a soma dos benefícios obrigatórios, encargos sociais e demais estimativas consideradas neste exemplo, o custo total do colaborador que recebe um salário de R$1.000 chega a R$2.514 para a empresa. 

E este número não é proporcional: mesmo que o salário dobre, alguns gastos, como vale-transporte e auxílio-alimentação, continuam os mesmos. 

Essa característica faz com que, ao aplicar a mesma lógica de cálculo a um salário de R$2.000, o custo total para a organização chegue a R$4.205, considerando as mesmas premissas utilizadas anteriormente.

Para micro e pequenas empresas, o resultado também pode ser diferente. Caso a companhia esteja enquadrada no Simples Nacional,pode haver isenção da contribuição patronal ao INSS, o que, neste exemplo, faz o valor final chegar a R$2.150, considerando um salário base de R$1.000.

Vale destacar que esse cálculo considera um cenário regular. Em situações como afastamentos, acidentes de trabalho ou desligamentos, outros custos podem surgir, como despesas rescisórias, recrutamento e treinamento de um novo colaborador, o que torna o custo total mais elevado e difícil de mensurar com precisão.

Qual é a importância do orçamento de RH na gestão de custos de pessoal?

Um orçamento bem executado e organizado facilita o acompanhamento dos custos dos funcionários para a empresa e a comparação entre o que é feito e o que foi planejado. O objetivo do RH, nesta situação, é garantir que a estimativa não seja ultrapassada  e controlar os gastos durante o ano. 

Essa prática de planejar e estruturar o orçamento é fundamental para a projeção de custos, gastos e investimentos que a companhia terá com seus colaboradores e evita imprevistos e despesas que ultrapassem o esperado.

Para montar o orçamento e controlar as despesas da empresa, é importante contar com a ajuda de um sistema de folha de pagamento que apoie a gestão de custos de pessoal como a solução da LG lugar de gente.

A plataforma permite automatizar os cálculos, centralizar as operações e acessar os dados na nuvem, o que contribui para ganhos de produtividade e segurança, com conformidade à legislação trabalhista.

Veja como a solução de folha de pagamento da LG lugar de gente pode apoiar a organização do orçamento de RH e contribuir para uma gestão mais eficiente dos custos de pessoal.