Erros na folha de pagamento custam caro. De acordo com um levantamento da consultoria AG Capital, falhas recorrentes em cálculos podem gerar um prejuízo de até R$ 5.000 por funcionário.
Em empresas com dezenas ou centenas de colaboradores, esse valor pode escalar para centenas de milhares de reais por ano. As consequências de erros na folha vão além do caixa: envolvem passivos trabalhistas, risco de autuação e desgaste na relação com os colaboradores.
“A folha é um ponto sensível porque impacta a remuneração paga ao colaborador. No Brasil, são comuns os erros nessa área. Há alto índice de reclamações trabalhistas no país por não concordância dos valores pagos, ausência de pagamento ou reconhecimento de vínculo empregatício. Geralmente, as reclamações são relacionadas a erros de cálculo”, destaca Sáttila Silva, Gerente de Planejamento na LG lugar de gente.
Continue a leitura para aprender os detalhes dos principais erros que pesam na folha, como identificá-los e, o mais importante, como preveni-los!
Principais aprendizados
- Erros na folha de pagamento são falhas no cálculo, registro ou processamento das informações salariais dos colaboradores, muitas vezes devido à falta de controle, conhecimento técnico ou atualização legal.
- As consequências de erros na folha, em geral, incluem prejuízos financeiros, riscos trabalhistas, penalidades legais, perda de confiança dos colaboradores e retrabalho administrativo.
- Os erros comuns na folha de pagamento são lançamentos incorretos de salários e benefícios, omissões de horas extras, enquadramento equivocado de contratos e uso de controles manuais suscetíveis a problemas.
- Como evitar erros na folha de pagamento? Planeje com rigor, classifique corretamente os vínculos empregatícios, acompanhe a legislação vigente e garanta a coleta precisa de dados, como jornada e benefícios.
- O uso da tecnologia no RH é a melhor forma de automatizar processos, validar cálculos, integrar sistemas e reduzir a margem de erro no fechamento da folha.
O que são erros na folha de pagamento?
Erros na folha de pagamento são falhas no cálculo, no preenchimento ou na organização das informações relacionadas à remuneração de colaboradores. Em muitos casos, são detalhes técnicos que passam despercebidos, mas que acumulam prejuízos ao longo do tempo.
Os erros mais comuns incluem:
- lançamentos incorretos de salários, adicionais ou descontos;
- omissão de valores obrigatórios, como custos com benefícios e horas extras;
- classificação incorreta do tipo de vínculo do trabalhador;
- aplicação incorreta de alíquotas e encargos;
- falta de atualização conforme convenções coletivas ou mudanças legais;
- ausência de padronização nas informações processadas.
Como funciona a folha de pagamento?
A folha de pagamento é um documento que as empresas devem gerar todos os meses. Esse arquivo contempla informações específicas sobre os rendimentos de todos os colaboradores, a discriminação dos descontos realizados, remunerações adicionais e o valor líquido a ser pago.
Quando a empresa realiza os cálculos manualmente, aumenta a probabilidade de erros humanos e não acompanha as exigências legais. Por isso, a adoção de softwares de gestão se consolidou como prática comum, pois esses sistemas processam dados com agilidade, segurança e confiabilidade.
“Os erros na folha de pagamento acontecem por falta de controle da organização, por não ter apoio de um sistema informatizado ou por desorganização da empresa. Às vezes, por exemplo, há falta de apontamento de horas extras. Isso faz com que haja discrepância em pagamentos”, ressalta Sáttila Silva.
A folha de pagamento deve apresentar:
- nome do colaborador segurado;
- classificação como empregado, trabalhador avulso, autônomo, empresário, temporário, freelancer ou qualquer outra categoria sem vínculo empregatício;
- cargo, função ou serviços prestados;
- valor total da remuneração (salário e vantagens);
- parcelas não integrantes da remuneração (diárias e ajuda de custo);
- deduções (descontos e contribuições);
- valor final.
Vale ressaltar que não existe um modelo padrão a ser seguido; a empresa pode adotar o formato que mais se adeque à sua realidade.
Quais são os erros comuns na folha de pagamento?
Agora que você já tem uma noção geral, vamos aos exemplos mais frequentes, com detalhes de erros na folha.
1. Pagamentos indevidos
Pagamentos indevidos são aqueles que aumentam o custo da folha e, na maioria das vezes, não podem ser recuperados totalmente. A empresa comete esse erro quando credita valores a colaboradores que não têm certos direitos ou quando calcula rescisões com base incorreta.
Esses pagamentos geram despesas desnecessárias e podem comprometer o orçamento da área de pessoal.
Exemplos de erros:
- concessão de vale-transporte ou vale-refeição a colaboradores em férias, afastados por acidente ou licença médica;
- pagamento de benefícios não obrigatórios durante períodos de inatividade, fora do previsto em convenção coletiva;
- indenizações acima do valor correto devido a erro na rescisão contratual;
- falta de bloqueio automático de benefícios em casos de afastamento temporário.
2. Descumprir a legislação trabalhista e tributária
Ignorar regras legais leva ao acúmulo de passivos trabalhistas e aumenta o custo com encargos. Muitos erros na folha de pagamento resultam de uma má configuração e integração dos sistemas, feita por pessoas sem domínio completo das leis.
O RH precisa aplicar corretamente os parâmetros e se manter atualizado sobre regras salariais, benefícios e tributos. Conhecimento técnico evita falhas sistemáticas.
Exemplos de erros:
- cálculo errado de adicionais, como periculosidade, insalubridade e noturno;
- ausência de descontos obrigatórios, como pensão alimentícia;
- falta de pagamento proporcional do descanso semanal remunerado;
- inclusão de verbas salariais sem a devida incidência de encargos;
- configuração incorreta da base de cálculo para INSS, FGTS ou IRRF.
“O RH tem de estar focado na parte de conhecimento do que a legislação prega, conhecer as mudanças na legislação, que é bastante complexa. É uma questão de automatizar processos e ter gestão efetiva sobre eles, para que o conhecimento não fique restrito à mente das pessoas”, pondera Sáttila Silva.
3. Utilizar planilhas ou registros manuais
Planilhas e controles manuais aumentam o risco de erro porque não oferecem validação automática nem rastreabilidade confiável. Esse modelo de gestão compromete a precisão e a conformidade da folha.
A automação da folha de pagamento com sistemas de gestão adequados reduz falhas operacionais, melhora a consistência dos dados e possibilita auditorias mais eficazes.
Exemplos de erros:
- fórmulas alteradas ou quebradas;
- falta de integração com ponto digital, benefícios e banco de horas;
- ausência de histórico ou rastreamento das mudanças feitas;
- cálculos manuais sujeitos a erro humano;
- dificuldade para auditar ou comprovar valores pagos.
4. Negligenciar as mudanças nas leis e acordos
Leis trabalhistas, normas tributárias e convenções coletivas mudam com frequência. Quem não acompanha essas atualizações insere parâmetros incorretos na folha e expõe a empresa a riscos legais e financeiros.
O RH precisa adaptar seus processos internos e atualizar os sistemas de forma ágil e precisa, sobretudo diante de exigências como o eSocial.
Exemplos de erros:
- cálculo com base em regras antigas ou vencidas;
- descumprimento de novas cláusulas de convenções coletivas;
- inclusão ou exclusão incorreta de benefícios obrigatórios;
- erros de alíquota ou enquadramento após atualizações legais;
- falhas no envio de eventos obrigatórios ao eSocial.
Quais as consequências de erros na folha?
Vale lembrar que a falta de compliance na folha de pagamento compromete mais do que o controle financeiro, pois acarreta:
- prejuízos financeiros acumulados, como pagamentos indevidos e multas;
- aumento do passivo trabalhista, com risco de ações judiciais;
- autuações fiscais e tributárias, devido ao descumprimento de obrigações legais;
- desgaste na relação com os colaboradores devido à falta de transparência e confiança;
- retrabalho e perda de produtividade devido à correção manual de erros;
- risco de imagem negativa, tanto no mercado quanto em canais de avaliação de empregadores.
Leia também: Como aliviar os impactos da reoneração da folha de pagamento?
Como evitar erros na folha de pagamento?
Um gerenciamento eficiente da folha é essencial para a segurança da empresa, independentemente do porte ou do ramo de atuação. Problemas com o pagamento dos colaboradores geram reclamações, intervenções do sindicato, queda dos índices de produtividade, além de diversos entraves burocráticos.
A Gerente de Planejamento da LG lugar de gente ressalta ainda o impacto negativo diante dos colaboradores. “Os erros em folha de pagamento também geram percepção ruim em relação à idoneidade da empresa. Isso pode implicar em desmotivação ou desligamento do colaborador, com reclamação judicial”, alerta Sáttila Silva.
Para evitar os erros comuns na folha de pagamento, é preciso incorporar algumas práticas ao dia a dia do RH e de todos os gestores. Veja quais são as principais dicas a seguir.
1. Reforçar o planejamento
Todo processo complexo exige preparação, e a folha de pagamento não foge à regra.
O RH deve organizar a coleta de informações, como registros de ponto e atestados médicos, para garantir a consistência dos dados. A empresa também precisa estruturar as suas políticas de remuneração, incluindo um plano de cargos e salários.
2. Classificar os colaboradores
Nesse caso, é crucial identificar com precisão o tipo de vínculo de cada profissional.
É dever do RH diferenciar contratos CLT, temporários, intermitentes, autônomos e prestadores de serviço. Essa distinção define obrigações, descontos e direitos. Uma classificação errada compromete toda a estrutura da folha e pode gerar passivo trabalhista.
3. Conhecer todos os impostos
Os impostos devidos, valores descontados e retidos podem variar de acordo com ajustes no quadro de colaboradores ou na própria lei.
O RH precisa notar as alterações de alíquotas que incidem sobre INSS (Instituto Nacional do Seguro Social), RAT (Risco Ambiental do Trabalho), FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço), IR (Imposto de Renda), etc.
4. Monitorar as horas trabalhadas
O cálculo da folha tem como base as horas trabalhadas. Então, a empresa precisa usar um controle de ponto eletrônico com regras bem definidas. A ideia é registrar atrasos, faltas, horas extras e jornadas parciais de forma consistente.
5. Provisionar gastos extras
Outro ponto importante é preparar o caixa para suportar o pagamento de:
- licenças-maternidade;
- seguros;
- benefícios;
- férias;
- décimo terceiro;
- horas extras;
- adicionais;
- comissões;
- programa de participação nos lucros.
Ao mesmo tempo, a empresa deve adotar uma gestão transparente, de modo que os colaboradores compreendam as regras que incidem sobre rendimentos, descontos, impostos e contribuições.
6. Investir em tecnologia
Por fim, um software de gestão de RH se torna um grande aliado do setor, pois garante backup e fácil acesso aos dados dos funcionários. Com o uso inteligente da tecnologia, é possível eliminar os erros comuns na folha de pagamento.
Dessa maneira, fica evidente a necessidade de uma administração voltada ao cumprimento das diversas obrigações trabalhistas, que evitam prejuízos financeiros, passivos trabalhistas e danos à imagem da organização.
“O importante é que o RH, de forma geral, consiga automatizar processos para que a organização não dependa apenas das pessoas. Quanto mais automatizá-los e garantir que esses processos impeçam a ocorrência de erros, mais fácil será a gestão e menores serão esses equívocos”, alerta Sáttila Silva.
Com a solução de Folha de pagamento com cálculo automático da LG lugar de gente é possível calcular automaticamente salários, tributos e encargos, reduzindo erros e retrabalhos. Além disso, a ferramenta é totalmente aderente à legislação brasileira e conta com atualização automática conforme mudanças legais.
Nosso sistema é totalmente integrado à outros módulos da LG lugar de gente, como por exemplo, o Controle de Ponto Digital, o que garante a centralização de informações e cruzamento de dados, essencial para um fechamento de folha correto.
O processo ainda pode ser potencializado com o uso da LiGiaPro, nossa inteligência artificial, que automatiza e monitora as diferentes etapas de fechamento da folha, além de tirar dúvidas e dar suporte ao colaborador.
Evite as consequências de erros na folha. Solicite um contato com um dos nossos especialistas e veja na prática como a Folha de Pagamento com cálculo automático pode ajudar sua empresa.
Perguntas frequentes sobre erros na folha de pagamento
Quais os erros mais comuns na folha de pagamento?
Erros frequentes incluem pagamento indevido de benefícios, cálculo incorreto de adicionais, omissão de horas extras, falhas na classificação de vínculo e uso de planilhas sem validação automática.
Como evitar erros de cálculo e atualizações legais?
Para evitar erros, atualize os parâmetros legais com frequência, automatize os cálculos da folha e capacite o RH para acompanhar mudanças em leis, convenções coletivas e obrigações fiscais.
Qual a importância do eSocial na prevenção de erros na folha?
O eSocial exige o envio padronizado de dados trabalhistas, o que demanda maior precisão, reduz falhas e ajuda na fiscalização e conformidade com normas legais e tributárias.
Como a tecnologia reduz erros na folha de pagamento?
Folhas de pagamento digitais cruzam dados automaticamente, eliminam erros humanos, integram-se com sistemas de ponto e benefícios, além de garantir maior controle, histórico e segurança das informações.
O que fazer ao identificar um erro na folha?
Ao detectar um erro na folha, aja rapidamente. Primeiro, comunique o erro ao setor contábil. Em seguida, forneça todos os detalhes sobre o erro, colabore com a correção, informe o colaborador afetado e atualize o sistema.